總賬系統(tǒng)期初余額試算不平衡原因

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摘要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展，財(cái)務(wù)軟件的應(yīng)用已成為會(huì)計(jì)工作中不可或缺的部分。在軟件應(yīng)用的過(guò)程中，存在著各種各樣可能出現(xiàn)的問(wèn)題。總賬系統(tǒng)主要進(jìn)行日常財(cái)務(wù)的核算，在整個(gè)系統(tǒng)中處于核心地位，而總賬系統(tǒng)期初余額不平衡則會(huì)直接影響后面的結(jié)果，因此本文結(jié)合暢捷通T3財(cái)務(wù)軟件，分析期初余額不平的原因，并提供與之相對(duì)應(yīng)的解決方法。

關(guān)鍵詞：總賬系統(tǒng)；期初余額；不平衡；原因

在暢捷通T3財(cái)務(wù)軟件使用過(guò)程中，每個(gè)系統(tǒng)在第一次使用時(shí)，都需要根據(jù)本單位業(yè)務(wù)性質(zhì)和管理要求進(jìn)行設(shè)置，這個(gè)過(guò)程就稱(chēng)之為系統(tǒng)初始化。總賬系統(tǒng)初始化過(guò)程中，不可或缺的一個(gè)內(nèi)容就是期初余額錄入，期初余額試算不平衡會(huì)對(duì)后續(xù)的處理產(chǎn)生直接影響，比如記賬、結(jié)賬無(wú)法進(jìn)行，財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)錯(cuò)誤等等。因此，財(cái)務(wù)軟件用戶(hù)在出現(xiàn)期初余額試算不平衡時(shí)，應(yīng)及時(shí)找到原因并更正錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)，以保證財(cái)務(wù)工作順利進(jìn)行。

一、試算平衡的概念

在暢捷通T3財(cái)務(wù)軟件總賬系統(tǒng)中，在期初余額錄入的界面，提供了一個(gè)“試算”功能，點(diǎn)擊之后會(huì)出現(xiàn)兩種結(jié)果：試算平衡與試算不平衡。試算平衡，是指在借貸記賬法下，利用借貸發(fā)生額和期末余額（期初余額）的平衡原理，檢查賬戶(hù)記錄是否正確的一種方法。試算平衡的理論基礎(chǔ)就是會(huì)計(jì)基本恒等式，即“資產(chǎn)=負(fù)債+所有者權(quán)益”。試算平衡包括發(fā)生額試算平衡和余額試算平衡兩種。

二、總賬系統(tǒng)期初余額試算結(jié)果不平衡的原因

1.金額錄入錯(cuò)誤。在錄入期初余額的過(guò)程中，由于操作員的疏忽，錄入的金額有誤，或是將金額多錄漏錄都會(huì)導(dǎo)致期初余額試算不平。2.不當(dāng)修改引起的錯(cuò)誤。基礎(chǔ)設(shè)置中的操作不完善，錄入期初余額后發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤的不當(dāng)修改會(huì)導(dǎo)致期初余額錯(cuò)誤。3.科目屬性設(shè)置錯(cuò)誤。在對(duì)科目進(jìn)行增添時(shí)，若科目性質(zhì)設(shè)置錯(cuò)誤也會(huì)導(dǎo)致期初余額試算不平。

三、解決總賬系統(tǒng)期初余額不平衡的方法

1.金額錄入錯(cuò)誤的修改。（1）末級(jí)科目金額錯(cuò)誤。例1：期初余額試算不平衡后，發(fā)現(xiàn)短期借款科目的期初余額為10000元，實(shí)際應(yīng)為100000元。修改方法：進(jìn)入“總賬”——“設(shè)置”——“期初余額”窗口，找到末級(jí)科目“短期借款”。雙擊其對(duì)應(yīng)的期初余額一欄數(shù)據(jù)，刪除原數(shù)據(jù)“10000”，錄入“100000”，按回車(chē)鍵即可。（2）非末級(jí)科目金額錯(cuò)誤銀行存款是非末級(jí)科目，其期初余額是由系統(tǒng)根據(jù)其下級(jí)科目自動(dòng)匯總而來(lái)，因此需檢查其末級(jí)科目的期初余額并加以修改。例2：期初余額試算不平衡后，發(fā)現(xiàn)銀行存款科目的期初余額為211075元，實(shí)際應(yīng)為211057元。修改方法：進(jìn)入“期初余額”窗口，發(fā)現(xiàn)其下設(shè)科目只有銀行存款——人民幣，但其金額錄入錯(cuò)誤。雙擊其對(duì)應(yīng)的期初余額一欄數(shù)據(jù)，刪除原數(shù)據(jù)“211075”，錄入“211057”，按回車(chē)鍵后，系統(tǒng)自動(dòng)將銀行存款科目的期初余額修改為“211057”。（3）有輔助核算的科目金額錯(cuò)誤。有輔助核算的科目期初余額錯(cuò)誤需雙擊進(jìn)入輔助核算窗口，修改其金額。例3：期初余額試算不平衡后，發(fā)現(xiàn)應(yīng)收賬款科目輔助核算為客戶(hù)往來(lái)，期初余額為17750元，實(shí)際應(yīng)為17550元。修改方法：進(jìn)入“期初余額”窗口，找到應(yīng)收賬款科目，雙擊對(duì)應(yīng)的期初余額欄，刪除金額欄原數(shù)據(jù)“17750”，修改為“17550”，按回車(chē)鍵，點(diǎn)擊退出即可。

2.不當(dāng)修改引起的錯(cuò)誤。期初余額試算不平衡后，操作員發(fā)現(xiàn)是由于前期的基礎(chǔ)設(shè)置錯(cuò)誤，在未對(duì)期初余額進(jìn)行修改的情況下，直接去修改基礎(chǔ)設(shè)置中的問(wèn)題，導(dǎo)致數(shù)據(jù)錯(cuò)誤更多。例4：期初余額試算不平衡后，發(fā)現(xiàn)應(yīng)付賬款科目輔助核算供應(yīng)商往來(lái)未選，直接錄入了期初余額3510元。隨后直接進(jìn)入“基礎(chǔ)設(shè)置”——“財(cái)務(wù)”——“會(huì)計(jì)科目”中修改其輔助核算，并在期初余額中增加了應(yīng)付賬款的期初輔助資料。修改方法：第一步，進(jìn)入“期初余額”窗口，雙擊應(yīng)付賬款期初余額欄，刪除金額欄原數(shù)據(jù)；第二步，進(jìn)入“會(huì)計(jì)科目”，取消應(yīng)付賬款科目輔助核算“供應(yīng)商往來(lái)”；第三步，進(jìn)入“期初余額”窗口，找到應(yīng)付賬款科目，刪除之前錯(cuò)誤錄入的期初余額；第四步，進(jìn)入“會(huì)計(jì)科目”，勾選應(yīng)付賬款科目輔助核算“供應(yīng)商往來(lái)”；第五步，進(jìn)入“期初余額”窗口，雙擊應(yīng)付賬款期初余額欄，錄入輔助核算數(shù)據(jù)資料，按回車(chē)鍵，點(diǎn)擊退出即可。

3.科目屬性設(shè)置錯(cuò)誤。例5：期初余額試算不平衡后，發(fā)現(xiàn)壞賬準(zhǔn)備科目方向?yàn)榻璺剑_的應(yīng)為貸方。修改方法：第一步，進(jìn)入“期初余額”窗口，找到壞賬準(zhǔn)備期初余額，雙擊金額欄，刪除已錄入的數(shù)據(jù)“2000”；第二步，進(jìn)入“會(huì)計(jì)科目”，修改壞賬準(zhǔn)備科目的性質(zhì)為貸方；第三步，進(jìn)入“期初余額”窗口，錄入壞賬準(zhǔn)備期初余額“2000”，按回車(chē)鍵即可。在總賬系統(tǒng)中，期初余額的錄入工作非常重要。數(shù)據(jù)之間的關(guān)系是環(huán)環(huán)相扣的，前有基礎(chǔ)設(shè)置，后有憑證、賬簿、報(bào)表。當(dāng)一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯(cuò)誤就會(huì)引起一系列的問(wèn)題，因此操作員在錄入期初余額時(shí)，應(yīng)謹(jǐn)慎細(xì)致，盡量不要出現(xiàn)差錯(cuò)。當(dāng)然，如果出現(xiàn)試算不平衡時(shí)，要仔細(xì)分析原因，用正確的方法解決錄入時(shí)出現(xiàn)的各種問(wèn)題，以保證財(cái)務(wù)工作的順利進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)：

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[2]汪剛,付奎亮.會(huì)計(jì)信息化實(shí)用教程.清華大學(xué)出版社,2014.

作者;殷鳴 單位：泰州機(jī)電高等職業(yè)技術(shù)學(xué)校