會計電算化信息管理

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摘要:隨著計算機在會計領域的廣泛應用,對會計工作崗位分工、數據存儲等方面產生了一系列影響,使原來的手工操作系統的內部控制制度不能與之完全適應。構建適合于會計電算化系統的體系,顯得日益迫切。

關鍵詞:會計電算化;內部控制;操作權限

目前,由于會計電算化工作組織或業務實施等方面的原因,所導致的會計信息失真、不合理、不合法等方面的控制問題,已引起相關方面的高度重視。1999年全國人民代表大會通過的新的《中華人民共和國會計法》,將內控制度當做保障會計信息“真實和完整”的基本手段之一。財政部也先后了《內部會計控制基本規范》、《關于研究制定單位內部會計控制制度的暫行規定》。我國黨和政府機關、企業及其他各類組織已將內部控制作為治本的手段,用來遏制領導干部貪污腐敗、堵塞國有企業資產流失的漏洞、規避企業及其他組織的經營風險和制止虛假會計信息流入證券市場以至整個社會等等。為此,建立一套科學嚴密的會計電算化信息系統內部控制體系已成為當前最關注的話題之一。

從傳統的手工會計到電算化會計系統,雖然會計內部控制的目標和主要特征沒變,會計核算的復式記賬和借貸平衡的基本原理和方法也沒有變,但由于會計信息處理方式和方法的計算機自動化,使得會計業務處理程序和工作組織發生了質的變化,由此導致會計信息系統內部控制體系也出現了些新的特點和變化。

我國的會計電算化內部控制體系的建設要從當前國內會計電算化系統特點出發,不僅要考慮我國當前的社會政治、經濟環境,而且還要考慮會計管理工作的信息技術環境。從我國實施會計電算化的進程來看,還存在不少困難和問題,值得引起高度重視和深入研究。

一、現狀與成因分析

認真分析我國目前會計電算化的現狀,主要存在以下五個問題。

(一)對會計電算化的認識不到位

不少企業領導對實施會計電算化的重要意義缺乏足夠的認識,沒有認識到開展會計電算化是時展的必然,是管理現代化的需要。會計電算化是會計進入信息化的基礎,是今后企業決策的重要手段,是會計制度改革的突破口。

(二)安全性、保密性差

由于傳統的手工記賬方式長期被人們所接受,目前企業管理建立在手工記賬的基礎上,要改變已形成的習慣方式有一定難度。尤其是會計電算化的保密性、安全性存在空白,因而對會計電算化數據的可靠性持懷疑態度。

(三)會計軟件不能及時升級換代

不少企業認為電算化僅僅是“以機代賬”,軟件只需要一次投入即可,出現了只重視硬件換代、不注意軟件升級的情況。從奔騰Ⅱ一直到奔騰Ⅳ,機型更換了幾次,但財務軟件仍停留在“古老”的Foxbase開發的DOS版上。

(四)會計基礎工作薄弱

會計電算化雖然在很大程度上減輕了會計人員的工作量,但同時也增加了操作人員、系統維護人員等崗位,帶來了許多新的要求,提出了新的問題。目前,我國建立在手工操作條件下的會計基礎工作的管理還存在著很多不足;實施會計電算化,就需要建立與之相配套的一系列內部控制制度來加以約束,才能充分發揮電算化的優勢。

(五)會計人員素質有待提高

由于會計電算化涉及會計和計算機兩種專業知識,在崗的會計人員雖然經過計算機等級培訓,但與實際要求水平還有較大差距。會計人員知識不全面,要使得計算機知識和會計工作經驗有機結合,還有待時日。同時,計算機培訓教材老化,跟不上計算機技術發展的形勢。經過這樣的培訓和考核的人員,實際操作能力難以適應電算化環境下對內控的要求。

二、對策與思路

(一)加強防止電算化犯罪的法律建設

目前,由于法規的不健全使會計電算化犯罪的控制很困難。例如,對未經許可接觸會計電算化信息系統或有關數據文件的行為,在法律上未規定為偷竊行為,因此就無法對下載重要機密數據的行為治罪。必須看到,對會計電算化信息系統的開發和管理,不能僅靠現有的一些法規,如《中華人民共和國會計法》、《企業會計準則》等。因為會計電算化犯罪畢竟是高科技、新技術下的一種新型犯罪,為此制定專門的法規對此加以有效控制就很有必要。為企業營造良好的大環境,防止電算化犯罪的法制建設,可從兩個方面入手:(1)建立懲治利用會計電算化犯罪活動的法律,明確規定哪些行為屬于舞弊行為及懲處方法;(2)建立會計電算化系統的保護法律,明確會計電算化系統中哪些東西或哪些方面受法律保護(硬件、軟件、數據庫)及受何種保護。

(二)制定企業內部操作管理制度

操作管理制度是針對每一個上機操作會計軟件的人員而制定的,主要用來規范每一個操作人員的行為以及各自之間的權限限制。制定并嚴格操作管理制度,將會有效地保證軟件的安全運行,同時,也有利于內部牽制制度的執行。操作管理制度從內部上來看,主要有:

1.操作人員的工作職責和工作權限。盡管軟件一般都已有用戶管理功能,但其用戶管理的設置是由人工進行的,這就需要從制度上對操作人員的工作職責和工作權限加以規定,用來在用戶管理的設置和具體的操作中執行。

2.預防原始憑證和記賬憑證等會計數據未經審核而輸入計算機的措施。如規定原始憑證必須經有關人員審核并簽章后才能輸入計算等。

3.預防已輸入計算機的原始憑證和記賬憑證等未經核對而登記機內賬簿的措施。如規定已輸入計算機的憑證需由審核人員核對并簽章后方可登記機內賬簿等。

4.建立必要的上機操作記錄制度。如規定用操作日記的形式記錄每天的上機操作內容等。

(三)加強制定會計檔案管理制度

在實行會計電算化之后,隨著存儲介質的改變,對會計檔案管理的要求也比較嚴格;同時,對會計檔案的要領也就有所發展。在會計電算化情況下,除了打印輸出的賬、證、表以外,整個系統開發形成有全套檔案資料都屬于會計檔案的范疇;另外,對存有會計數據的有關介質也應妥善保管。

1.實行會計電算化后的會計檔案以計算機打印的書面形式保存,保存的有關規定按《會計檔案管理辦法》的規定執行。

2.全套會計電算化系統文檔視同會計文檔保管,保管期截至該系統停止使用或有重大修改后的3年。

3.妥善保管存有會計信息的磁性介質或其他介質的措施。如規定存有會計數據的磁盤應存放在防潮防磁的容器內等。

4.科學規定會計檔案的有關權限。如規定查詢以前年度的會計檔案應經有關人員批準等。

5.保證會計檔案安全與完整的措施。如規定用計算機打印出的賬簿應按全文檔案的有關規定裝訂成冊等。企業的內部控制制度內涵是多方面的,但內部控制制度不是萬能的,制度本身存在局限性,只有企業的全體員工共同營造良好的內部環境,通過不斷地完善內部控制制度,才能實現內部控制的目的。