會(huì)計(jì)電算化信息管理

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摘要:隨著計(jì)算機(jī)在會(huì)計(jì)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用,對(duì)會(huì)計(jì)工作崗位分工、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等方面產(chǎn)生了一系列影響,使原來的手工操作系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度不能與之完全適應(yīng)。構(gòu)建適合于會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的體系,顯得日益迫切。

關(guān)鍵詞:會(huì)計(jì)電算化;內(nèi)部控制;操作權(quán)限

目前,由于會(huì)計(jì)電算化工作組織或業(yè)務(wù)實(shí)施等方面的原因,所導(dǎo)致的會(huì)計(jì)信息失真、不合理、不合法等方面的控制問題,已引起相關(guān)方面的高度重視。1999年全國人民代表大會(huì)通過的新的《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》,將內(nèi)控制度當(dāng)做保障會(huì)計(jì)信息“真實(shí)和完整”的基本手段之一。財(cái)政部也先后了《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制基本規(guī)范》、《關(guān)于研究制定單位內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度的暫行規(guī)定》。我國黨和政府機(jī)關(guān)、企業(yè)及其他各類組織已將內(nèi)部控制作為治本的手段,用來遏制領(lǐng)導(dǎo)干部貪污腐敗、堵塞國有企業(yè)資產(chǎn)流失的漏洞、規(guī)避企業(yè)及其他組織的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)和制止虛假會(huì)計(jì)信息流入證券市場以至整個(gè)社會(huì)等等。為此,建立一套科學(xué)嚴(yán)密的會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)內(nèi)部控制體系已成為當(dāng)前最關(guān)注的話題之一。

從傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)到電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng),雖然會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的目標(biāo)和主要特征沒變,會(huì)計(jì)核算的復(fù)式記賬和借貸平衡的基本原理和方法也沒有變,但由于會(huì)計(jì)信息處理方式和方法的計(jì)算機(jī)自動(dòng)化,使得會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理程序和工作組織發(fā)生了質(zhì)的變化,由此導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制體系也出現(xiàn)了些新的特點(diǎn)和變化。

我國的會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制體系的建設(shè)要從當(dāng)前國內(nèi)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)特點(diǎn)出發(fā),不僅要考慮我國當(dāng)前的社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)環(huán)境,而且還要考慮會(huì)計(jì)管理工作的信息技術(shù)環(huán)境。從我國實(shí)施會(huì)計(jì)電算化的進(jìn)程來看,還存在不少困難和問題,值得引起高度重視和深入研究。

一、現(xiàn)狀與成因分析

認(rèn)真分析我國目前會(huì)計(jì)電算化的現(xiàn)狀,主要存在以下五個(gè)問題。

(一)對(duì)會(huì)計(jì)電算化的認(rèn)識(shí)不到位

不少企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)實(shí)施會(huì)計(jì)電算化的重要意義缺乏足夠的認(rèn)識(shí),沒有認(rèn)識(shí)到開展會(huì)計(jì)電算化是時(shí)展的必然,是管理現(xiàn)代化的需要。會(huì)計(jì)電算化是會(huì)計(jì)進(jìn)入信息化的基礎(chǔ),是今后企業(yè)決策的重要手段,是會(huì)計(jì)制度改革的突破口。

(二)安全性、保密性差

由于傳統(tǒng)的手工記賬方式長期被人們所接受,目前企業(yè)管理建立在手工記賬的基礎(chǔ)上,要改變已形成的習(xí)慣方式有一定難度。尤其是會(huì)計(jì)電算化的保密性、安全性存在空白,因而對(duì)會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)的可靠性持懷疑態(tài)度。

(三)會(huì)計(jì)軟件不能及時(shí)升級(jí)換代

不少企業(yè)認(rèn)為電算化僅僅是“以機(jī)代賬”,軟件只需要一次投入即可,出現(xiàn)了只重視硬件換代、不注意軟件升級(jí)的情況。從奔騰Ⅱ一直到奔騰Ⅳ,機(jī)型更換了幾次,但財(cái)務(wù)軟件仍停留在“古老”的Foxbase開發(fā)的DOS版上。

(四)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作薄弱

會(huì)計(jì)電算化雖然在很大程度上減輕了會(huì)計(jì)人員的工作量,但同時(shí)也增加了操作人員、系統(tǒng)維護(hù)人員等崗位,帶來了許多新的要求,提出了新的問題。目前,我國建立在手工操作條件下的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的管理還存在著很多不足;實(shí)施會(huì)計(jì)電算化,就需要建立與之相配套的一系列內(nèi)部控制制度來加以約束,才能充分發(fā)揮電算化的優(yōu)勢。

(五)會(huì)計(jì)人員素質(zhì)有待提高

由于會(huì)計(jì)電算化涉及會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)兩種專業(yè)知識(shí),在崗的會(huì)計(jì)人員雖然經(jīng)過計(jì)算機(jī)等級(jí)培訓(xùn),但與實(shí)際要求水平還有較大差距。會(huì)計(jì)人員知識(shí)不全面,要使得計(jì)算機(jī)知識(shí)和會(huì)計(jì)工作經(jīng)驗(yàn)有機(jī)結(jié)合,還有待時(shí)日。同時(shí),計(jì)算機(jī)培訓(xùn)教材老化,跟不上計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展的形勢。經(jīng)過這樣的培訓(xùn)和考核的人員,實(shí)際操作能力難以適應(yīng)電算化環(huán)境下對(duì)內(nèi)控的要求。

二、對(duì)策與思路

(一)加強(qiáng)防止電算化犯罪的法律建設(shè)

目前,由于法規(guī)的不健全使會(huì)計(jì)電算化犯罪的控制很困難。例如,對(duì)未經(jīng)許可接觸會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)或有關(guān)數(shù)據(jù)文件的行為,在法律上未規(guī)定為偷竊行為,因此就無法對(duì)下載重要機(jī)密數(shù)據(jù)的行為治罪。必須看到,對(duì)會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)的開發(fā)和管理,不能僅靠現(xiàn)有的一些法規(guī),如《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》、《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》等。因?yàn)闀?huì)計(jì)電算化犯罪畢竟是高科技、新技術(shù)下的一種新型犯罪,為此制定專門的法規(guī)對(duì)此加以有效控制就很有必要。為企業(yè)營造良好的大環(huán)境,防止電算化犯罪的法制建設(shè),可從兩個(gè)方面入手:(1)建立懲治利用會(huì)計(jì)電算化犯罪活動(dòng)的法律,明確規(guī)定哪些行為屬于舞弊行為及懲處方法;(2)建立會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的保護(hù)法律,明確會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)中哪些東西或哪些方面受法律保護(hù)(硬件、軟件、數(shù)據(jù)庫)及受何種保護(hù)。

(二)制定企業(yè)內(nèi)部操作管理制度

操作管理制度是針對(duì)每一個(gè)上機(jī)操作會(huì)計(jì)軟件的人員而制定的,主要用來規(guī)范每一個(gè)操作人員的行為以及各自之間的權(quán)限限制。制定并嚴(yán)格操作管理制度,將會(huì)有效地保證軟件的安全運(yùn)行,同時(shí),也有利于內(nèi)部牽制制度的執(zhí)行。操作管理制度從內(nèi)部上來看,主要有:

1.操作人員的工作職責(zé)和工作權(quán)限。盡管軟件一般都已有用戶管理功能,但其用戶管理的設(shè)置是由人工進(jìn)行的,這就需要從制度上對(duì)操作人員的工作職責(zé)和工作權(quán)限加以規(guī)定,用來在用戶管理的設(shè)置和具體的操作中執(zhí)行。

2.預(yù)防原始憑證和記賬憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而輸入計(jì)算機(jī)的措施。如規(guī)定原始憑證必須經(jīng)有關(guān)人員審核并簽章后才能輸入計(jì)算等。

3.預(yù)防已輸入計(jì)算機(jī)的原始憑證和記賬憑證等未經(jīng)核對(duì)而登記機(jī)內(nèi)賬簿的措施。如規(guī)定已輸入計(jì)算機(jī)的憑證需由審核人員核對(duì)并簽章后方可登記機(jī)內(nèi)賬簿等。

4.建立必要的上機(jī)操作記錄制度。如規(guī)定用操作日記的形式記錄每天的上機(jī)操作內(nèi)容等。

(三)加強(qiáng)制定會(huì)計(jì)檔案管理制度

在實(shí)行會(huì)計(jì)電算化之后,隨著存儲(chǔ)介質(zhì)的改變,對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的要求也比較嚴(yán)格;同時(shí),對(duì)會(huì)計(jì)檔案的要領(lǐng)也就有所發(fā)展。在會(huì)計(jì)電算化情況下,除了打印輸出的賬、證、表以外,整個(gè)系統(tǒng)開發(fā)形成有全套檔案資料都屬于會(huì)計(jì)檔案的范疇;另外,對(duì)存有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的有關(guān)介質(zhì)也應(yīng)妥善保管。

1.實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后的會(huì)計(jì)檔案以計(jì)算機(jī)打印的書面形式保存,保存的有關(guān)規(guī)定按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。

2.全套會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)文檔視同會(huì)計(jì)文檔保管,保管期截至該系統(tǒng)停止使用或有重大修改后的3年。

3.妥善保管存有會(huì)計(jì)信息的磁性介質(zhì)或其他介質(zhì)的措施。如規(guī)定存有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁盤應(yīng)存放在防潮防磁的容器內(nèi)等。

4.科學(xué)規(guī)定會(huì)計(jì)檔案的有關(guān)權(quán)限。如規(guī)定查詢以前年度的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)經(jīng)有關(guān)人員批準(zhǔn)等。

5.保證會(huì)計(jì)檔案安全與完整的措施。如規(guī)定用計(jì)算機(jī)打印出的賬簿應(yīng)按全文檔案的有關(guān)規(guī)定裝訂成冊(cè)等。企業(yè)的內(nèi)部控制制度內(nèi)涵是多方面的,但內(nèi)部控制制度不是萬能的,制度本身存在局限性,只有企業(yè)的全體員工共同營造良好的內(nèi)部環(huán)境,通過不斷地完善內(nèi)部控制制度,才能實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的目的。