內(nèi)部審計(jì)溝通方式探討

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一、審計(jì)準(zhǔn)備階段

溝通的有效方式審前調(diào)查是審計(jì)準(zhǔn)備階段一個(gè)極為重要的環(huán)節(jié)，審計(jì)人員需要通過審前調(diào)查了解被審計(jì)單位經(jīng)營(yíng)規(guī)模、經(jīng)營(yíng)范圍、管理方式、財(cái)務(wù)狀況等。在審前調(diào)查過程中運(yùn)用良好的溝通方式，往往能使審計(jì)人員充分掌握被審單位基本情況，為制定審計(jì)方案、確定審計(jì)重點(diǎn)提供較全面的信息。在審前調(diào)查過程中召開座談會(huì)是與被審單位進(jìn)行初步溝通的較好方式。在召開座談會(huì)之前，審計(jì)人員首先應(yīng)做好充分的準(zhǔn)備，列出提問要點(diǎn)。這樣可以很好地消除被審單位的抵觸情緒，又能初步達(dá)到審前調(diào)查的目的。其次，在召開座談會(huì)時(shí)，盡量以簡(jiǎn)潔明了的語言與被審單位進(jìn)行溝通，如果所提問題繁瑣且打破沙鍋問到底，會(huì)使被審單位產(chǎn)生防范思想，既對(duì)實(shí)現(xiàn)審前調(diào)查目的毫無幫助，又對(duì)之后的現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)工作設(shè)下了障礙。因此在溝通方式的選擇上應(yīng)盡量以輕松、和諧為主，同時(shí)借此機(jī)會(huì)充分宣傳內(nèi)部審計(jì)工作的理念、性質(zhì)，最大限度地取得被審單位對(duì)審計(jì)工作的認(rèn)可。除了座談會(huì)等口頭溝通方式之外，在審計(jì)準(zhǔn)備階段，審前公示、開展問卷調(diào)查等書面溝通方式對(duì)于實(shí)現(xiàn)審前調(diào)查目的也是行之有效的辦法。

二、審計(jì)實(shí)施階段

溝通的有效方式審計(jì)實(shí)施階段是審計(jì)人員與被審單位進(jìn)行溝通最頻繁也是最關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)。由于審計(jì)人員需要長(zhǎng)時(shí)間與被審單位各方面人員就企業(yè)管理各環(huán)節(jié)進(jìn)行充分溝通，這就需要審計(jì)人員根據(jù)具體情況靈活運(yùn)用不同的溝通方式，以達(dá)到最大限度的獲取審計(jì)線索、提高審計(jì)質(zhì)量的目的。召開審計(jì)進(jìn)點(diǎn)會(huì)是審計(jì)人員與被審單位在實(shí)施階段的第一次溝通，應(yīng)在一個(gè)平等、和諧而又不失嚴(yán)肅的氣氛下進(jìn)行，這樣有助于引起被審單位對(duì)本次審計(jì)工作的重視，同時(shí)也有助于樹立審計(jì)工作的威信。審計(jì)進(jìn)點(diǎn)會(huì)大多由審計(jì)組組長(zhǎng)主持，這就需要組長(zhǎng)掌握熟練、得體的語言技巧，應(yīng)充分闡明本次審計(jì)的具體目的，得到被審單位管理層的理解和支持。進(jìn)點(diǎn)會(huì)結(jié)束之后，審計(jì)工作就開始進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)實(shí)施階段。在以往的審計(jì)工作中，部分審計(jì)人員走上來就埋頭看帳、翻查憑證，這樣往往造成審計(jì)效率不高，出現(xiàn)沒有與被審單位進(jìn)行充分溝通就出具審計(jì)底稿，最終被輕易推翻的尷尬局面。在內(nèi)部審計(jì)工作轉(zhuǎn)型的今天，采用恰當(dāng)?shù)臏贤ǚ绞脚c被審單位進(jìn)行充分交流對(duì)于提高現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)工作效率、發(fā)現(xiàn)審計(jì)線索、取得被審單位認(rèn)同具有極其重要的作用。筆者認(rèn)為審計(jì)過程中與被審單位相關(guān)人員進(jìn)行訪談是在審計(jì)實(shí)施階段最主要的口頭溝通方式。當(dāng)然，審計(jì)人員在訪談前要明確溝通目的：在現(xiàn)場(chǎng)工作階段，收集證據(jù)、發(fā)現(xiàn)問題是主要的目的，與相關(guān)人員建立良好的關(guān)系應(yīng)作為附屬目標(biāo)。這樣有助于獲取被審單位相關(guān)人員的好感，為進(jìn)一步溝通做好鋪墊。在明確主要目標(biāo)和附屬目標(biāo)之后，審計(jì)人員應(yīng)準(zhǔn)備好相關(guān)的材料，分析具體事項(xiàng)的主客觀因素，預(yù)見溝通中可能出現(xiàn)的問題及被訪者可能出現(xiàn)的反應(yīng)，組織好談話結(jié)構(gòu)。最后，選擇合適的溝通場(chǎng)所，創(chuàng)造良好的溝通環(huán)境，使受訪者樂意合作是應(yīng)考慮的重要因素。溝通開始時(shí)采用尊重的態(tài)度，以平等的方式進(jìn)行適當(dāng)?shù)拈e聊，但同時(shí)應(yīng)避免與受訪者建立某種個(gè)人關(guān)系，以免影響審計(jì)的獨(dú)立性。之后，審計(jì)人員應(yīng)盡快切入主題，緊扣所涉及到的業(yè)務(wù)事項(xiàng)，以保證訪談的效率。在涉及到相關(guān)業(yè)務(wù)問題時(shí)，審計(jì)人員應(yīng)高度重視提問的技巧，且仔細(xì)考慮提問措辭。同一問題，提問方法不同，其效果亦不一樣，要避免指責(zé)性或領(lǐng)導(dǎo)性口吻，采用開放性的問題，引出受訪者的談話；探詢性的問題使受訪者明白審計(jì)人員做了準(zhǔn)備工作，并且樂于傾聽，同時(shí)需要注意，只有充分了解被審計(jì)單位業(yè)務(wù)的細(xì)節(jié)，提高自身業(yè)務(wù)水平才能有效提問。例如：審計(jì)人員在審查某單位是否存在小金庫現(xiàn)象時(shí)，如果直接提問相關(guān)人員是否存在小金庫，那得到的答案肯定是毫無用處的。但若審計(jì)人員從廢舊物資處置的收入如何處理、生產(chǎn)工區(qū)對(duì)自營(yíng)工程人工費(fèi)如何分配等方面去提問的話，得到的答案有可能就會(huì)給審計(jì)人員提供幫助甚至是線索。審計(jì)報(bào)告階段，征求意見稿中提出的相關(guān)問題有可能與被審單位實(shí)際情況有一定出入，這就需要雙方進(jìn)行進(jìn)一步溝通，使得最終的審計(jì)結(jié)果客觀公正。在審計(jì)報(bào)告初稿出具之后，召集被審單位召開現(xiàn)場(chǎng)審計(jì)結(jié)果通報(bào)會(huì)是審計(jì)報(bào)告階段一種行之有效的溝通方式。通過這種方式，不僅可以讓被審單位了解到審計(jì)實(shí)施階段得出的審計(jì)結(jié)果，更有利于被審單位對(duì)征求意見稿中提到的相關(guān)問題進(jìn)行進(jìn)一步的核實(shí)并及時(shí)反饋；同時(shí)也可以使得管理層對(duì)審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)的問題引起足夠重視，促進(jìn)被審單位及時(shí)開展整改工作。

三、后續(xù)審計(jì)階段

溝通的有效方式后續(xù)審計(jì)階段溝通的關(guān)鍵在于就審計(jì)意見及建議的落實(shí)整改情況與被審計(jì)單位進(jìn)行溝通，同時(shí)征求其對(duì)審計(jì)的反饋意見?，F(xiàn)在通常采用的方式是：先采取書面溝通的形式，由被審單位上報(bào)書面的整改情況報(bào)告并附相關(guān)整改資料，然后審計(jì)部門根據(jù)實(shí)際情況決定是否需實(shí)施后續(xù)審計(jì)。如果實(shí)施后續(xù)審計(jì)，那么口頭溝通方式就較為重要了。審計(jì)人員可以與被審單位管理層進(jìn)行充分溝通，甚至召開專項(xiàng)會(huì)議進(jìn)行討論，共同研究整改方案，這不僅可以促進(jìn)整改工作及時(shí)有效地開展，同時(shí)也可以樹立審計(jì)人員的正面形象，以實(shí)際行動(dòng)宣傳內(nèi)部審計(jì)服務(wù)企業(yè)、防范風(fēng)險(xiǎn)的職能。

作者：葛玲 丁肇 單位：安徽省蕪湖供電公司