園林工程合同管理與風險控制探討

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一、合同管理中常見問題

1.合同條款不規范、不完整

在實際工作中，由于缺乏合同管理經驗，未充分考慮合同實施過程中可能發生的各種情況，簽訂的合同條款不完整、內容不明確、甲乙雙方職責界定不清晰等，未將合同雙方的責、權、利關系全面表達清楚。可能導致重大誤解，在合同履行過程中發生爭議，影響合同的正常履行。如：缺少工期拖延違約金的最高限額條款或限額太高；缺少工期提前的獎勵條款；缺少對承包方權益的保護條款等。

2.合同條款不平等

簽訂合同的甲、乙雙方，經濟、法律地位是平等的。但是隨著園林企業不斷增加，加上目前園林市場的激烈競爭和不規范管理，致使業主在工程發承包中占據主導地位，提出一些苛刻和不平等的條件，將自身的風險轉移到承包方身上。使合同文件存在合同雙方權利、義務不對等現象。其中大多強調了承包方的義務，對業主的制約條款偏少，特別是對業主違約、賠償等方面的約定不具體，也缺少行之有效的處罰辦法。

3.違反法律法規簽訂合同

在工程招投標中，有的當事人為了獲取不正當利益，在簽訂中標合同前后，就同一工程項目再簽訂一份或者多份與中標合同價款等實質性內容不一致的合同，這就是我們通常所說的“陰陽合同”。實質上這種合同是無效合同，在產生了合同糾紛后，造成的損失無法得到法律的保護。

4.缺乏健全的合同管理體制

園林企業，特別是中小型園林企業合同管理力量薄弱，輕視施工合同管理，不重視合同管理體制建設，甚至沒有專門機構從事合同管理工作。或者雖然建立了合同管理體制和合同管理機構，但是制度執行不力，在管理過程中出現不少問題，如：合同管理程序不明確，超越權限簽訂合同；合同管理機制不健全，不按規定履行相關手續，缺少必要的合同審查和評估；合同印章管理不當，為不符合管理程序的合同加蓋合同印章或簽署后的合同被篡改等。缺乏對合同管理的有效監督、控制。

二、加強工程合同管理的措施

在市場經濟條件下，合同已成為經濟活動正常、有序進行的依據。工程合同管理已成為工程項目管理的一項重要內容，它涵蓋了合同策劃、簽訂、實施、風險管理、索賠及信息管理等多個方面。

1.合同準備階段

要深入調查發包人的資格、信譽、實力，特別是工程的資金到位情況。招標工程應在投標之前，對招標文件深入研究和全面分析，正確理解招標文件，把握發包人意圖和要求，詳細勘察現場，審查圖紙，復核工程量，分析合同條款，制定相應投標策略，以減少合同簽訂后的風險。

2.合同簽署階段

簽訂合同時，要根據園林工程的特點，選擇恰當的承包方式和價款調整條件。合同文本應盡可能選用由國家頒發標準合同文本，再根據擬建工程的特點、招投標文件以及發承包商雙方談判結果來起草。合同文本必須準確表達雙方的意愿，做到合同條款完整、合同內容明確；文字表達嚴謹，不使用模棱兩可、含糊不清詞語。正式簽訂前應對合同進行嚴格的審查。應注意：合同的合法性，業主的審批手續是否完備健全，合同是否需要公證和批準；合同的完整性，包括合同組成文件的完整和合同條款的完整，是否采用了標準合同文本，與標準合同文本對照有無差異；責權利的對等性，合同雙方責任和權益是否對等；預計合同實施結果，合同實施后會有什么后果，未履行合同的法律責任以及如何補救；雙方合同的理解是否一致，發現歧義及時溝通。

3.合同履行階段

在合同簽訂后，應對項目相關人員進行合同交底，使相關人員熟悉合同簽訂的背景、條件、合同主要內容、各種規定、合同各方的合同責任、義務和權力范圍、合同存在的風險和履行中應注意的問題、各種行為的法律后果，提高相關人員合同管理的意識，為合同順利履行打好基礎。建立合同實施的保證體系，保證合同實施過程中的日常工作有序地進行，使合同履行處于受控狀態，以保證合同目標的實現。加強合同變更管理。合同變更是索賠的重要依據，因此對合同變更處理要迅速、全面、系統。合同管理人員應記錄、收集、整理所涉及到的各種文件，如圖紙、各種計劃、技術說明、規范和業主的變更指令，并對變更部分的內容進行審查和分析。經常檢查與業主往來的各種工程文件、記錄、指示、信件等資料，以確認它們對合同的影響以及是否符合合同要求，作為工程變更調整工期、索賠費用的基本依據。

三、加強合同風險控制的措施

1.建立健全合同管理體制

企業在建立合同管理機構的同時，還應根據自身的實際情況建立一套合理、完善、可行的合同管理制度，對合同管理組織、程序以及合同起草、談判、審查、簽訂、履行等每一環節做出明確規定。

2.提高合同管理人員的素質

合同管理人員首先應是優秀的工程技術人員，同時還必須熟練掌握和運用相關法律、法規，精通合同業務和工程索賠管理。企業應重點培養堅持原則、知識面廣的工程技術人員擔任合同管理工作。在人才選拔上，可以選擇本單位優秀人才擔任合同管理人員，也可以通過公開招聘和競爭上崗的方式；在使用過程中堅持優勝劣汰的原則，把優秀人才放在合同管理崗位上。根據實際情況，組織合同管理人員在職學習或選送到有關院校深造。

3.加強合同評審工作

在投標之前應就招標文件所附合同條款進行評審，及時發現潛在的風險，在招標答疑時予以解決，避免盲目投標，給中標后的合同談判制造障礙。工程中標后在合同談判時，要根據招標文件和投標書的內容用專用條款來明確風險范圍。范圍越明確越詳盡，企業在合同履行過程中所承擔的意外風險就越小。

4.投標報價策略

在投標報價中應根據風險大小、發生的概率考慮風險費用，風險大、發生概率高，風險費用相應越高。但是，風險費用必須有一個合理的幅度，對于承包方來說，風險費用不宜定得過高，定得過高必然會提高投標價格，從而降低投標報價的競爭力。因此，要結合企業的技術水平、管理水平，通過研究競爭對手和其他相關資料來確定風險費用的幅度。

5.合同談判

合同雙方都希望所簽合同對自己有利，盡量少承擔風險，但是風險是客觀存在的。作為承包方，應該充分考慮合同實施過程中可能發生的各種情況，并通過談判把這些因素體現在合同中，完善合同條款以減少風險。

6.施工中采用的措施

項目在實施過程中的風險同樣很大。應該組成精干的項目管理小組，在技術力量、機械設備、材料供應、資金供應、勞務安排等方面予以重點對待，全力保證該合同實施，并將風險大的工程作為施工企業的各職能部門管理工作的重點，從各個方面予以保證。通過先進的技術措施及完善的組織措施來降低風險，使風險發生的概率降低。總之，合同管理是企業管理的一項核心內容，是一項復雜、繁重的工作，貫穿于企業管理的全過程。在市場競爭日趨激烈的情況下，加強合同管理是企業創造經濟效益的最佳途徑。因此，園林企業應加強工程合同管理與風險控制工作，以在競爭激烈的市場中提高自己的生存能力。

作者：梁嘉勇單位：柳州市綠化工程處