高校電子教學(xué)檔案的重要性
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【文章摘要】本篇文章主要對(duì)高校檔案管理的工作進(jìn)行探討，就如何加強(qiáng)教學(xué)工作中檔案管理工作進(jìn)行了深入的研究，明確了歸檔的范圍，提出了可行的措施，以此來(lái)加強(qiáng)檔案的管理及利用，更好的利用教學(xué)檔案的信息資源，為教育教學(xué)服務(wù)提供幫助。
【關(guān)鍵詞】高校；電子教學(xué)檔案；管理；利用
高校教學(xué)檔案是指在教學(xué)過(guò)程中為改善教學(xué)目的所收集的與教學(xué)有關(guān)檔案資料。通過(guò)這些素材,可以展示教學(xué)進(jìn)展和教學(xué)成果。電子教學(xué)檔案就是數(shù)字化的教學(xué)檔案,大多以網(wǎng)頁(yè)形式出現(xiàn)，運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與現(xiàn)代信息技術(shù)，將教學(xué)檔案以電子檔形式存儲(chǔ)在磁盤或硬盤里。相對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)教學(xué)檔案，電子教學(xué)檔案的管理具有大容量信息儲(chǔ)存、信息轉(zhuǎn)換快速等特點(diǎn)。
1電子教學(xué)檔案在當(dāng)前工作的重要性
1.1電子教學(xué)檔案超強(qiáng)的信息處理能
力和信息共享能力因高校招生的規(guī)模不斷擴(kuò)大，造成教學(xué)檔案管理的工作量和難度都大大地提高，傳統(tǒng)的紙質(zhì)教學(xué)檔案逐漸顯現(xiàn)其弊端，費(fèi)時(shí)費(fèi)力且容易出現(xiàn)紕漏，無(wú)法滿足當(dāng)前的檔案管理需求。而電子教學(xué)檔案具有大容量存儲(chǔ)和快速的信息轉(zhuǎn)換功能，可以在很大程度上提高工作效率，且電子教學(xué)檔案能將聲音、影像及文字等信息集成儲(chǔ)存，增加檔案的可視性和可讀性，充實(shí)了檔案內(nèi)容。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不適合遠(yuǎn)距離傳閱，容易造成傳閱的途中破損甚至遺失，而電子教學(xué)檔案可以非常便利的遠(yuǎn)程交流和共享，同時(shí)也節(jié)省了檔案人員對(duì)檔案進(jìn)行分類排序及搜索等工作，只需簡(jiǎn)單的文字搜索便可快捷地找到想要的資料。
1.2存儲(chǔ)便利，節(jié)約檔案管理成本
傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境條件也是有要求的，需存儲(chǔ)在適合的溫度、適合的濕度及適宜的微生物環(huán)境中，而電子教學(xué)檔案可以大容量的存儲(chǔ)在磁盤、硬盤及網(wǎng)絡(luò)虛擬硬盤等，具有安全度高、易保存的特點(diǎn)。紙質(zhì)檔案花費(fèi)大量的紙張，存儲(chǔ)過(guò)程中的防潮防蟲，電子檔案則省去了這一過(guò)程的花費(fèi)，節(jié)約了檔案管理的成本。
1.3電子教學(xué)檔案為提高高校教學(xué)質(zhì)量出參考
電子教學(xué)檔案中涵蓋了歷任教師在教學(xué)內(nèi)容上的研究和教學(xué)方法上的探討以及教學(xué)經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)和教學(xué)成果的積累；反映本校的重大科技研究成果及創(chuàng)新成果的影像資料；中外一些影響的教授、專家、知名人士來(lái)我校講學(xué)及開展與學(xué)術(shù)相關(guān)的活動(dòng)過(guò)程中所形成的檔案資料，這些都可以作為電子教學(xué)檔案的寶貴財(cái)富，并在日常教學(xué)工作中得以借鑒。
2規(guī)范和完善電子教學(xué)檔案的歸檔范圍，充實(shí)高校檔案館藏
明確電子教學(xué)檔案歸檔范疇，加強(qiáng)電子檔案收錄力度，充實(shí)電子檔案庫(kù)的信息資源。各種有歸檔價(jià)值的資料須認(rèn)真仔細(xì)地收集整理進(jìn)行歸檔，結(jié)合本校教學(xué)的情況，將電子教學(xué)檔案系統(tǒng)匯總?cè)缦氯舾刹糠郑?/p>
2.1綜合系統(tǒng)
含上級(jí)教育主管部門下達(dá)的指令指導(dǎo)文件；高校改革、教學(xué)目標(biāo)、學(xué)制、培養(yǎng)規(guī)格等各方面的指示辦法；學(xué)校規(guī)劃部署、教學(xué)規(guī)章制度；教學(xué)質(zhì)量檢查、評(píng)估和本校一些優(yōu)秀教學(xué)質(zhì)量的評(píng)獎(jiǎng)材料等以電子檔形式儲(chǔ)存。
2.2學(xué)科同實(shí)驗(yàn)室配置建設(shè)系統(tǒng)
含上級(jí)相關(guān)學(xué)科、專業(yè)的設(shè)置以及實(shí)驗(yàn)室的建設(shè)相關(guān)材料文件；學(xué)科實(shí)驗(yàn)室的論證和評(píng)估、申報(bào)及審批材料；本校重點(diǎn)學(xué)科同重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室的建設(shè)材料；學(xué)科專業(yè)同實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的計(jì)劃及總結(jié)的相關(guān)材料報(bào)表。
3高校電子教學(xué)檔案存在的問(wèn)題及管理措施
3.1高校電子教學(xué)檔案存在的問(wèn)題
3.1.1缺乏相關(guān)規(guī)范的管理規(guī)章制度
多數(shù)電子教學(xué)檔案管理人員不熟悉《檔案法》和《檔案管理?xiàng)l例》等相關(guān)法律法規(guī)，造成相關(guān)工作人員在工作中沒(méi)有嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)去開展檔案管理工作。相關(guān)規(guī)章制度的缺失，導(dǎo)致一些電子教學(xué)檔案處于被忽略的狀態(tài)，多數(shù)電子教學(xué)檔案被忽略在了管理范圍之外。
3.1.2對(duì)電子教學(xué)檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)
缺乏與之相關(guān)規(guī)章制度，導(dǎo)致檔案管理人員對(duì)其管理意識(shí)不強(qiáng)，高校每年有數(shù)以萬(wàn)計(jì)的檔案有變動(dòng)，維護(hù)、遷動(dòng)等相關(guān)流程工作量也較龐大而將傳統(tǒng)的紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案也加重了檔案員工的工作負(fù)擔(dān)。
3.1.3檔案管理人員的現(xiàn)代化管理技術(shù)有待提高
時(shí)代科技進(jìn)步迅速，電子教學(xué)檔案管理離不開電腦以及與檔案管理有關(guān)的軟件的使用。無(wú)論是計(jì)算機(jī)的硬件還是軟件的使用，對(duì)管理人員都是有一定的專業(yè)化要求。目前在電子教學(xué)檔案管理方面缺乏專業(yè)化隊(duì)伍和現(xiàn)代化管理技術(shù)，這兩方面都有待提高。
3.2對(duì)存在的問(wèn)題提出相關(guān)管理措施
3.2.1完善電子教學(xué)檔案管理制度，健全管理機(jī)制
完善的管理制度是電子教學(xué)檔案管理工作的前提條件，需從收集、歸檔兩方面入手制定相應(yīng)的檔案管理制度，電子檔案管理工作主要在高校和院系進(jìn)行，所以須設(shè)立兩級(jí)管理結(jié)構(gòu),即校檔案管理室和各院系檔案管理室，而校檔案室主要以指導(dǎo)工作為主，院系檔案室則以實(shí)施各項(xiàng)事務(wù)為主，各行其責(zé)。
3.2.2充實(shí)電子檔案管理隊(duì)伍，提高業(yè)務(wù)能力
高校領(lǐng)導(dǎo)要意識(shí)到現(xiàn)代化管理工作的重要性，加大經(jīng)費(fèi)投入，為電子教學(xué)檔案管理工作的順利開展配備計(jì)算機(jī)和相應(yīng)的信息化設(shè)備，并鼓勵(lì)檔案管理人員定期參加檔案業(yè)務(wù)業(yè)培訓(xùn)，使其適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的要求，與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理人員的專業(yè)化。
3.2.3提高電子檔案管理意識(shí)，確保電子檔案的準(zhǔn)確性和安全性
建立一套安全防范機(jī)制，確保其準(zhǔn)確性和安全性，比如防火墻的安裝、定期殺毒、病毒庫(kù)的定期更新等可以有效防止病毒的入侵。組織相關(guān)人員學(xué)習(xí)安全保密制度并嚴(yán)格遵守，電子檔案管理工作人員須對(duì)所有文檔進(jìn)行備份，同時(shí)數(shù)據(jù)管理部門也做好數(shù)據(jù)庫(kù)的備份工作，防止意外事故造成電子教學(xué)檔案損壞和丟失。
4總結(jié)
教學(xué)檔案的“電子化”是提高高校檔案管理水平的必然趨勢(shì)“，電子檔案”也將逐漸成為高校教學(xué)檔案的主體，檔案管理人員在日常的檔案管理中要有意識(shí)地注重“電子教學(xué)檔案”資料的收集、積累、整理和保存，只有搞好了電子教學(xué)檔案管理工作，才能更好的為教學(xué)工作服務(wù)，才能真正體現(xiàn)檔案工作的價(jià)值所在，高校應(yīng)在電子教學(xué)檔案信息資源的管理和利用上加大力度，讓電子教學(xué)檔案在教學(xué)管理中發(fā)揮其獨(dú)特作用，以適應(yīng)現(xiàn)代化教學(xué)管理的需要。
【參考文獻(xiàn)】
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作者：吳煒 單位：婁底職業(yè)技術(shù)學(xué)院
