辦公自動化

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摘要：信息技術(shù)的發(fā)展引發(fā)了辦公領(lǐng)域里的一場革命，使人們從靠紙張傳遞信息發(fā)展到全新的網(wǎng)絡(luò)信息時代，辦公自動化(OA)技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，使文檔工作一體化得以實現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：OA；文檔；發(fā)展與實現(xiàn)

信息化社會的形成和微電子技術(shù)日新月異的發(fā)展，對落后低效的辦公手段提出了挑戰(zhàn)，如何運用辦公自動化的手段來提高文檔工作的效率和管理水平，實現(xiàn)文檔一體化，以適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的需要，是擺在當(dāng)前的一項緊迫任務(wù)。

1辦公自動化的由來

辦公自動化(OFFICEAUTOMATION簡稱OA)一詞始見于1948年，它是數(shù)據(jù)處理的同義詞，60年代作為辦公自動化的核心設(shè)備文字處理機問世，到1972年，美國LEXITRON公司制成電視顯示式文字處理機，開始獲得廣泛使用，由秘書、文書和專業(yè)人員操作使用不同功能的自動化設(shè)備，進行各類文件的草擬、編輯、檢索以及各類信息的收集、傳遞和存貯。

辦公自動化是信息革命的產(chǎn)物，世界先進國家，70年代，OA系統(tǒng)只具有電子郵件、電子報表、電子文件、電視會議、多功能電話系統(tǒng)、數(shù)字通信交換設(shè)備、傳真設(shè)備等多功能大量的新型辦公設(shè)備。80年代，隨著局部網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和遠程通信技術(shù)的發(fā)展，辦公自動化又向系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、結(jié)構(gòu)化、網(wǎng)絡(luò)化、綜合化的方向發(fā)展。90年代，綜合業(yè)務(wù)數(shù)字網(wǎng)(ISDN)開始使用，辦公自動化采用高頻帶局部地區(qū)網(wǎng)(LAN)得到普及。辦公自動化發(fā)展涉及兩個重要內(nèi)容：OA所提供的功能(即應(yīng)用)，以及實現(xiàn)這些功能的手段和環(huán)境(即OA使用的工作站)。OA的應(yīng)用有兩大革新，即復(fù)合式文檔以及計算機支持的群體工作(CSCW)，復(fù)合式文檔包括編輯、圖像、數(shù)據(jù)庫、電子表格、聲音以及圖像處理等多種功能，復(fù)合式文檔的管理(存儲，檢索，控制和分配)又將促進OA的組成工作方式，5-10個工作站都可接到帶有光盤的服務(wù)器上，從而促進面向目標(biāo)數(shù)據(jù)庫和關(guān)于數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的結(jié)合。這些技術(shù)把OA從靠紙張傳遞信息的時展到全電子信息傳遞的時代。

辦公自動化是一個以計算機和現(xiàn)代化通信技術(shù)為核心，由其他辦公設(shè)備相配套而構(gòu)成的綜合性現(xiàn)代技術(shù)系統(tǒng)。辦公自動化是一個以信息生成、存貯、利用為主要內(nèi)容的信息處理系統(tǒng)。辦公自動化是一個以辦公室為環(huán)境，以辦公人員為主體，以提高效能服務(wù)為目標(biāo)的人機結(jié)合的科學(xué)管理系統(tǒng)。

中國黨和政府十分重視現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展，黨的十一屆三中全會以后，中國緊跟世界現(xiàn)代化發(fā)展的步伐，提出改革開放，加快國民經(jīng)濟發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)。鄧小平同志曾在1984年題詞：“開發(fā)信息資源，服務(wù)四化建設(shè)”。總書記指出：“振興我國經(jīng)濟，電子信息技術(shù)是一種有效的倍增器，是實現(xiàn)能夠發(fā)揮作用最大，滲透性最強的新技術(shù)”。

2辦公自動化技術(shù)在文檔中的應(yīng)用

文書處理工作手段的現(xiàn)代化是貫穿于整個辦公自動化系統(tǒng)的中心內(nèi)容，以紙質(zhì)、手工為主體的傳統(tǒng)辦公方式，越來越受到以計算機為主體的新技術(shù)的沖擊，在最低層次的辦公系統(tǒng)中，需要具有文件的生成、登錄、辦理、立卷、歸檔、存貯、檢索等自動化功能。更高層次的辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)具有對包括文件在內(nèi)的辦公信息提取、篩選、分析、綜合以及傳遞等自動化功能。這些功能使辦公自動化系統(tǒng)具有對整個組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)活動的管理控制功能。

最高層次的辦公自動化系統(tǒng)具有決策支持功能，要實現(xiàn)決策支持功能，就需使具有包括文件在內(nèi)的所有辦公信息的處理能夠為決策服務(wù)，即具有自動化的決策信息準(zhǔn)備、反饋信息的提取、處理、決策方案的提供、優(yōu)化等功能。辦公自動化在文檔中的應(yīng)用，其發(fā)展目標(biāo)是實現(xiàn)具有決策支持功能、管理控制功能和事務(wù)處理三項功能齊備的辦公自動化系統(tǒng)。

近年來，辦公自動化在文檔中的應(yīng)用發(fā)展很快，其基本技術(shù)工作有：文字處理、數(shù)據(jù)處理、報表處理、語音處理、圖形處理、網(wǎng)絡(luò)通信等。

應(yīng)用的文檔辦公自動化設(shè)備主要有：計算機、文字處理機、光符識別機、漢字輸入、用戶電報、多功能電話、傳真機、復(fù)印機、一體機等設(shè)備。

實現(xiàn)辦公自動化，不僅需要購置硬件還要有與之相配的“軟設(shè)備”，軟件必須具備：①系統(tǒng)設(shè)計的合理性和先進性。②系統(tǒng)功能的實用性與完善性。③軟件的通用性、可移植性。④軟件的安全性和可維護性。⑤系統(tǒng)操作的簡便性和易學(xué)性。⑥主要技術(shù)指標(biāo)的考察，有：倒排檔、順排檔、復(fù)合項模糊檢索等。

計算機在文檔中的應(yīng)用主要有以下幾點。①文字處理。②收文登錄和檢索。③公文的跟蹤催辦。④發(fā)文管理，對各類文件進行發(fā)放、戶頭登記、簽收等。⑤綜合統(tǒng)計。⑥與通信設(shè)備連接進行遠距離文件傳送。⑦與印刷設(shè)備相配套，進行排版印刷。⑧建立各類數(shù)據(jù)庫，為領(lǐng)導(dǎo)和辦公人員提供資料服務(wù)。⑨對文件分類、組卷、編制案卷目錄、各類檢索工具。⑩增加刻錄設(shè)備就可用光盤永久存貯各類信息資源。3辦公自動化、文檔一體化的前景展望

根據(jù)中國目前辦公自動化發(fā)展的水平和趨勢，辦公自動化在文檔管理的中應(yīng)用越來越趨向于：

3.1設(shè)備的配套化

從文檔辦公自動化的應(yīng)用實踐來看，計算機與其他OA設(shè)備的組合配套成了一種客觀需要，如：在計算機應(yīng)用初期，盡管軟件設(shè)計賦予計算機各種功能，但由于沒有相應(yīng)的硬件配套，實際上只是用于文字處理，為辦公人員草擬、修改、編輯文稿、打印清樣提供了方便。當(dāng)配置一套簡易照排、印刷、刻錄等設(shè)備，就可將計算機文字處理的有關(guān)信息印制各種信息資料，還可刻在光盤上永久保存，改變了重復(fù)勞動，提高了工作效率，這說明計算機功能是多維的，客觀上要求與其他設(shè)備相配套，否則，計算機的許多功能就會處于空置狀態(tài)。

3.2信息的網(wǎng)絡(luò)化

辦公自動化講究“規(guī)模效益”，它的“規(guī)模效益”主要不在于其設(shè)備的規(guī)模，而在于信息網(wǎng)絡(luò)化程度的高低。一般來說，在同等的設(shè)備條件下，其網(wǎng)絡(luò)程度越高效益就越大，辦公自動化的網(wǎng)絡(luò)效益主要體現(xiàn)在：

(1)通信效益。計算機聯(lián)網(wǎng)，為網(wǎng)內(nèi)通信提供了方便，特別是遠程通訊技術(shù)的應(yīng)用，信息的傳遞，增強了計算機遠程信息處理功能。還獲得了一地排版，多地印刷的經(jīng)濟效益。

(2)綜合效益，即網(wǎng)內(nèi)各工作站構(gòu)成了眾多的信息通道，豐富了信息資源，同時增強了計算機綜合處理信息的能力。

(3)服務(wù)效益，網(wǎng)絡(luò)范圍越大網(wǎng)內(nèi)的信息傳輸面就越廣，所存貯的信息就能為更多的用戶服務(wù)，隨著遠程通訊技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，以最大限度地共享外部設(shè)備和信息資源。

3.3應(yīng)用的標(biāo)準(zhǔn)化

辦公自動化應(yīng)用的發(fā)展，在很大程度上取決于計算機應(yīng)用軟件的標(biāo)準(zhǔn)化，目前人們在著手建立計算機應(yīng)用系統(tǒng)時，往往注重于對計算機硬件的選擇和軟件系統(tǒng)的人機界面，容易忽視應(yīng)用過程中的標(biāo)準(zhǔn)化問題，即使在一個單位內(nèi)也不注意此系統(tǒng)與彼系統(tǒng)相關(guān)信息的連接，文書、業(yè)務(wù)和檔案沒有統(tǒng)一規(guī)劃，各類信息缺乏通用性，給信息資源交換和共享帶來一定的困難，同時數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，也造成人力、物力的浪費。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)的拓展和性能的通用性，將讓人們認識到標(biāo)準(zhǔn)化問題的重要，辦公自動化在文檔工作應(yīng)用中迫切需要解決標(biāo)準(zhǔn)化問題有：

(1)文件格式標(biāo)準(zhǔn)化。包括各類公文的體例標(biāo)準(zhǔn)，特別是文種的語言表述標(biāo)準(zhǔn)，有關(guān)詞、概念、術(shù)語的標(biāo)準(zhǔn)。

(2)文檔處理的標(biāo)準(zhǔn)化。包括文件的傳遞、運行、行文規(guī)則、文件著錄、主題詞標(biāo)引、歸檔工作制度以及操作標(biāo)準(zhǔn)等。

(3)應(yīng)用軟件的標(biāo)準(zhǔn)化。包括軟件的編程語言、接口制式、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)、限長、功能設(shè)置、輸入、輸出格式等標(biāo)準(zhǔn)。

3.4管理一體化

根據(jù)文檔的形成規(guī)律，文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，文書處理和檔案工作是一個緊密聯(lián)系，相輔相成的統(tǒng)一體。在沒有先進技術(shù)來保障兩者的緊密聯(lián)系的情況下，實際工作中存在著難以克服的矛盾，文書、業(yè)務(wù)忙于眼前，工作缺乏條理性，檔案對前期心中無數(shù)，工作較被動。隨著計算機的出現(xiàn)和網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的應(yīng)用，一方面為增強文檔工作系統(tǒng)化提供了物質(zhì)條件，另一方面計算機應(yīng)用發(fā)展本身也有在更大范圍內(nèi)實現(xiàn)資源共享，文書、業(yè)務(wù)工作中形成的信息可在檔案管理中應(yīng)用，實現(xiàn)了一次輸入多次提取的全過程管理和全文管理工作。為實現(xiàn)文檔一體化奠定了基礎(chǔ)，它將減少重復(fù)勞動，大大提高工作效率。因此，文檔一體化將成為辦公自動化發(fā)展的一大趨勢。

4文檔一體化已發(fā)展成辦公自動化的一大趨勢

目前，計算機已從科研院所、大中型企業(yè)，走近了平常百姓家，INTERANET遍及世界各地，中國藝術(shù)研究院辦公自動化工作，早在10前，在院各級領(lǐng)導(dǎo)的支持幫助下，曾先后開發(fā)研制了圖書、檔案、財務(wù)等管理軟件，用于各項管理工作，受到上級領(lǐng)導(dǎo)的肯定，有兩項曾獲文化部科技進步獎。

近年來，院領(lǐng)導(dǎo)更是重視，不但建立院辦公自動化局域網(wǎng)，還開通了中國非物質(zhì)文化遺產(chǎn)網(wǎng)站，為院辦公自動化，全國乃至世界的文化信息交流提供了有力的平臺。

院所屬各單位，目前，在網(wǎng)上能夠用計算機進行文字草擬、修改、打印清樣。文件登錄、檢索、跟蹤催辦、綜合統(tǒng)計、遠距離傳遞、分類、編目、數(shù)據(jù)管理等，用科學(xué)的方法將無序的信息，進行加工整理，組成有序的，方便存貯和利用的藝術(shù)科研共享信息。