Ｓｈａｒｅｐｏｉｎｔ團隊溝通網絡平臺

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[摘要]團隊是知識經濟時代最為有效的組織形式之一，團隊溝通的效率與效果是團隊有效協同工作的主要影響因素，本文分析了團隊溝通平臺的基本作用，介紹用先進的協作工具Sharepoint構建團隊溝通網絡平臺的優勢。

[關鍵詞]團隊溝通網絡平臺sharepoint

一、引言

伴隨著經濟全球化的到來、信息技術的飛速發展以及各種組織之間相互協作的日益增多，團隊成為知識經濟時代最為有效的組織形式。盡管團隊表現出先天性優于傳統組織結構的特點，但同時也對團隊內部各類信息的交流、傳遞與共享提出了更高的要求，團隊的溝通渠道是否完善，直接影響到團隊的溝通效率與效果，并在很大程度上決定了團隊的工作成果。

SharepointServices是Microsoft公司提供的集文檔管理、文檔索引/檢索和協同工作功能于一身的企業門戶解決方案。作為一種協作工具，sharepoint可以便捷地構建網絡平臺，無縫地把員工、團隊和知識連接起來，協同團隊工作。

二、團隊協同工作的優勢

在需要多種領域的知識、多種經驗技能的工作任務中，團隊的組織形式能更好地平衡員工的工作，實現人力、信息、技術等各項資源的整合與優化配置，從而發揮其最大的價值。在快速變化的外部環境下，團隊的組織形式具有更好的靈活性與適應性，能夠快速調整并適應新的形勢與環境，使得環境變化對任務的影響程度降到最低。而對于那些牽涉到跨組織、跨地區，甚至跨國界合作的任務而言，團隊的組織形式更是以其良好的延展性和它所具有的人才優勢、成本優勢而受到世界上大部分組織的親睞。

三、團隊溝通平臺的主要作用

團隊的溝通效率取決于信息的傳遞渠道、傳遞效率以及信息的及時更新。同時，信息的組織結構是否清晰也會影響到團隊成員對信息的理解和使用。因此，一個高效的團隊溝通網絡平臺必須具備以下功能：

1.提供團隊內部信息資源集中與整合的平臺：團隊的內部信息紛繁龐雜，文檔、表單、圖片、幻燈片等各類形式都有，因此團隊溝通平臺必須能夠將所有信息進行結構化、條理化的分類與整合，形成一個科學的信息系統，管理并各類信息供團隊成員和共享。

2.互相交流：團隊成員借助溝通平臺，了解團隊運作的方方面面，并在需要的時候能夠與其他團隊成員及時交流。同時平臺也將梳理各類信息，為成員提供個性化的信息服務，從而為全體團隊成員構造一個高效的協作環境。3.平臺應具有統一的用戶管理功能，對不同用戶設定不同權限，更好地維護信息的安全與保密。

四、Sharepoint搭建團隊溝通網絡平臺的優勢

1.成本低廉。Sharepiont是微軟公司免費提供的,只要團隊平臺的服務器運行有Windows2003Sever就可以下載安裝使用，不會額外增加成本。

2.提高溝通效率。雖然團隊成員可以借助電子郵件、網絡會議等先進的交流工具工作，但是sharepoint可以讓團隊的工作更為高效。工作安排，信息的上傳、維護等都可以在平臺上直接完成，并為所有成員共享。這樣無疑大大降低了工作的重復度，提高了團隊溝通的效率。

3.創建和管理試圖。Sharepiont的視圖管理提供了查看庫中最重要或最適合某種用途的項目。用戶可以根據工作需要對信息進行篩選，體現共享與個性化的組合。

4.使用共享日歷、警報和通知協調工作。借助Sharepoint出色的日歷功能，團隊可以很好地規劃任務的進程，制定完善的計劃，并將項目節點或者重要事件的截至日期清晰地標識。有了日歷和各種通知、報警功能，團隊成員可以在第一時間得知任務的進展情況，調整當前任務，從而提高團隊的協同工作效率。

5.優化信息的組織形式。大量的團隊協作信息必須經過整理與分類才能交付團隊成員使用，否則會導致信息的雜亂無章以及成員的錯誤決策。Sharepoint門戶包含了多種內容組件，包括列表、文檔等各種信息載體，擁有集成文檔管理功能；同時也擁有用來組織信息以及可以協助成員順利查找信息組織組件。這些組件使得團隊能夠從各種角度來組織信息，允許將各種信息資源組織成為多種視圖，方便信息的查找和共享。

6.在線討論。討論是團隊協作中不可缺少的一部分，sharepoint為團隊成員提供了在線討論的功能。團隊成員可以發表個人的不同意見，集思廣益，作出正確的決策。團隊成員甚至可以創建自己的調查，輪詢其他成員對某個問題的看法，通過工作組投票來做決策。

五、結語

借助Sharepoint構建的團隊溝通網絡平臺，為團隊成員之間的溝通交流提供良好的環境，為團隊的信息管理以及整合提供了高效的手段，是完善團隊溝通渠道、提高團隊溝通效率的理想工具和手段。

參考文獻:

[1]施彬:使用WindowsSharePointServices實現企業知識管理.計算機系統應用,2004(5)

[2]葉榮:基于微軟SharePoint門戶技術的企業信息資源管理的研究.科技情報開發與經濟,2007(18)