用友財(cái)務(wù)軟件完善

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[摘要]針對(duì)用友ERP－U8.50軟件的缺陷，本文從購(gòu)銷(xiāo)存模塊、數(shù)據(jù)安全、模塊接口及操作界面等四方面進(jìn)行了具體的分析，并在此基礎(chǔ)上提出了相應(yīng)的解決方案。

[關(guān)鍵詞]用友軟件功能缺陷解決方案

來(lái)自權(quán)威研究機(jī)構(gòu)賽迪顧問(wèn)(CCID)剛剛的最新調(diào)查數(shù)據(jù)顯示：中國(guó)最大的ERP（企業(yè)管理軟件）供應(yīng)商用友軟件在2005年保持高速增長(zhǎng)，以近四分之一的市場(chǎng)份額在中國(guó)ERP市場(chǎng)中繼續(xù)保持第一并全面超越國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，比擠入中國(guó)前10大的兩家國(guó)外ERP供應(yīng)商收入的總和還要高出3.4個(gè)百分點(diǎn)。這證明用友軟件已經(jīng)徹底改寫(xiě)中國(guó)ERP市場(chǎng)格局，用友ERP-U8、用友ERP-NC已經(jīng)成為中國(guó)企業(yè)應(yīng)用的主流ERP軟件，用友軟件為代表的中國(guó)本土ERP廠(chǎng)商已經(jīng)崛起并成為市場(chǎng)主角。積極拓展市場(chǎng)的用友軟件，2005年已經(jīng)將ERP產(chǎn)品銷(xiāo)售到日本、泰國(guó)等亞洲國(guó)家。

用友軟件書(shū)寫(xiě)了中國(guó)軟件企業(yè)在全面、激烈的國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)中的輝煌。從2002年開(kāi)始，用友軟件已經(jīng)連續(xù)4年成為中國(guó)ERP市場(chǎng)第一，打破了國(guó)際廠(chǎng)商在中國(guó)ERP市場(chǎng)的壟斷。而在之前國(guó)外廠(chǎng)商占有優(yōu)勢(shì)的高端ERP市場(chǎng)，因?yàn)橛糜袳RP-NC的迅速成熟，已經(jīng)有600多家大型企業(yè)選擇并成為用友軟件客戶(hù)，用友ERP-NC已經(jīng)成為中國(guó)高端ERP市場(chǎng)的第一品牌。

用友軟件是目前國(guó)內(nèi)應(yīng)用得最為廣泛的財(cái)務(wù)及企業(yè)管理軟件，其國(guó)內(nèi)用戶(hù)總量已達(dá)10萬(wàn)家以上，國(guó)內(nèi)市場(chǎng)占有率超過(guò)40%，行業(yè)覆蓋率達(dá)100%，許多指標(biāo)都高居國(guó)內(nèi)同行業(yè)之首。但用戶(hù)在使用用友軟件過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生不少問(wèn)題和困惑，其原因一方面是由于大多數(shù)用戶(hù)不熟悉軟件某些功能的原理和細(xì)節(jié)，另一方面則是軟件自身存在的一些缺陷和不足(包括其較早推出的集成賬務(wù)處理系統(tǒng)6.0和7.0等版本，以及近年推出的針對(duì)中小型企業(yè)的最新企業(yè)管理軟件U8。本文將對(duì)用友軟件使用過(guò)程中遇到的一些普遍性問(wèn)題中屬于軟件本身的缺陷問(wèn)題提出解決方法。

一、U8軟件購(gòu)銷(xiāo)存模塊使用中存在的問(wèn)題及其解決方法

U8是用友近年推出的針對(duì)中小型企業(yè)的最新企業(yè)管理軟件，主要包括基礎(chǔ)設(shè)置、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、購(gòu)銷(xiāo)存、決策支持、行業(yè)一集團(tuán)管理等五個(gè)模塊。在使用中我們發(fā)現(xiàn)其購(gòu)銷(xiāo)存模塊中存在較多尚待改進(jìn)之處:

1.在銷(xiāo)售時(shí)如何處理單價(jià)及收入均為0的贈(zèng)品業(yè)務(wù)

許多企業(yè)為了促銷(xiāo)或其他目的，在銷(xiāo)售產(chǎn)品或進(jìn)行廣告宣傳時(shí)經(jīng)常會(huì)向客戶(hù)提供一些贈(zèng)品，這些贈(zèng)在發(fā)送后需要修改庫(kù)存和結(jié)轉(zhuǎn)成本，故需要填制發(fā)貨單和出庫(kù)單，但單據(jù)中的單價(jià)應(yīng)該為0,其銷(xiāo)售收入也為0，即不記收人。但在U8購(gòu)銷(xiāo)存的銷(xiāo)售和庫(kù)存系統(tǒng)中不允許輸人單價(jià)為0的發(fā)票、發(fā)貨單及出庫(kù)單等單據(jù)，這樣這類(lèi)贈(zèng)品業(yè)務(wù)在系統(tǒng)中就無(wú)法處理，這是該系統(tǒng)未考慮周全的一個(gè)問(wèn)題。在目前情況下，可以采用如下方法來(lái)處理這類(lèi)業(yè)務(wù):在填制發(fā)貨單、出庫(kù)單及發(fā)票時(shí)，將贈(zèng)品的單價(jià)輸人為0.00001元，對(duì)于單價(jià)小于0.01元的商品，開(kāi)發(fā)票后系統(tǒng)不會(huì)生成相應(yīng)的記賬憑證，從而不會(huì)產(chǎn)生收人和應(yīng)收賬款，但不影響其生成相應(yīng)的發(fā)貨單和出庫(kù)單。

2.銷(xiāo)售訂單在開(kāi)發(fā)票或發(fā)貨單后不會(huì)自動(dòng)關(guān)閉所產(chǎn)生的問(wèn)題

在購(gòu)銷(xiāo)存的銷(xiāo)售系統(tǒng)中，提供了兩種銷(xiāo)售處理模式：一種是先發(fā)貨后開(kāi)銷(xiāo)售發(fā)票(指根據(jù)銷(xiāo)售訂單或其他銷(xiāo)售合同，向客戶(hù)開(kāi)出發(fā)貨單，發(fā)貨后根據(jù)發(fā)貨單開(kāi)發(fā)票并結(jié)算)；第二種處理模式是開(kāi)發(fā)票后直接發(fā)貨(指根據(jù)銷(xiāo)售訂單或其他銷(xiāo)售合同，向客戶(hù)開(kāi)發(fā)票，客戶(hù)根據(jù)發(fā)票到倉(cāng)庫(kù)提貨，審核后的銷(xiāo)售發(fā)票由系統(tǒng)白動(dòng)生成相應(yīng)的發(fā)貨單、出庫(kù)單及應(yīng)收賬款憑證)。在第二種模式下，在根據(jù)銷(xiāo)售訂單開(kāi)發(fā)票時(shí)，需要打開(kāi)該訂單，但開(kāi)票后該訂單不會(huì)自動(dòng)關(guān)閉，而必須由人工進(jìn)行關(guān)閉操作。如果操作員沒(méi)有及時(shí)或忘記關(guān)閉已開(kāi)票的訂單，則以后就可能發(fā)生按該訂單重復(fù)開(kāi)票的問(wèn)題。由于增值稅發(fā)票的沖銷(xiāo)處理在會(huì)計(jì)上要求很?chē)?yán)格，會(huì)造成不必要的麻煩。同樣在第一種模式下，也會(huì)造成重復(fù)開(kāi)發(fā)貨單的問(wèn)題。如果系統(tǒng)在開(kāi)出發(fā)票或發(fā)貨單后能將訂單自動(dòng)關(guān)閉，就可避免上述問(wèn)題。

3.單據(jù)的刪除功能

在購(gòu)銷(xiāo)存模塊中提供了對(duì)出、入庫(kù)單及發(fā)票的刪除功能，這雖然方便了用戶(hù)對(duì)錯(cuò)誤出、人庫(kù)單及發(fā)票的處理，但同時(shí)也會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題：錯(cuò)誤的出、入庫(kù)單及發(fā)票被刪除后不留任何痕跡，且如果被刪除的出、人庫(kù)單及發(fā)票不是最后的單據(jù)，還將造成單據(jù)號(hào)不連續(xù)的問(wèn)題，這對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的職責(zé)和內(nèi)部控制非常不利。因此建議操作人員不要使用出、人庫(kù)單及發(fā)票的刪除功能，對(duì)錯(cuò)誤的出、人庫(kù)單應(yīng)做反向的單據(jù)沖銷(xiāo)處理，對(duì)錯(cuò)誤的發(fā)票則可使用發(fā)票的作廢功能。

4.關(guān)于存貨編碼及其查找的問(wèn)題

在購(gòu)銷(xiāo)存的采購(gòu)系統(tǒng)中填制采購(gòu)訂單時(shí)，對(duì)材料物資的查找只能按編碼進(jìn)行，不能按存貨名稱(chēng)查找，這樣就需要操作員記住存貨代碼。通常企業(yè)的存貨都非常繁雜，要記住所有代碼是極其困難的，因此在實(shí)際操作中很不方便。在目前情況下要解決這一問(wèn)題，可以在設(shè)置存貨代碼時(shí)，考慮把存貨名稱(chēng)的拼音首字符插入各存貨代碼之前，以達(dá)到增加助記性、便于查找的目的。

5.庫(kù)存系統(tǒng)使用中存在的主要問(wèn)題

(1)存貨的庫(kù)存短缺報(bào)表沒(méi)有提供按倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)的功能，只能按所有的倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，這對(duì)企業(yè)生產(chǎn)或采購(gòu)部門(mén)編制生產(chǎn)或采購(gòu)計(jì)劃可能問(wèn)題不大，但對(duì)各倉(cāng)庫(kù)的存貨管理就很不方便。企業(yè)的存貨大部分是按倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行管理的，顯然每個(gè)倉(cāng)庫(kù)的管理人員需要隨時(shí)掌握其存貨庫(kù)存短缺的情況。

(2)無(wú)法以產(chǎn)品為條件在一張表上查詢(xún)某一產(chǎn)品在多個(gè)倉(cāng)庫(kù)中的總庫(kù)存情況，只能按倉(cāng)庫(kù)分別查找，這在實(shí)際使用中非常不便。在實(shí)務(wù)中，許多企業(yè)的一種產(chǎn)品往往會(huì)存放于多個(gè)不同倉(cāng)庫(kù)中，銷(xiāo)售部門(mén)需要隨時(shí)了解各種產(chǎn)品的總庫(kù)存數(shù)據(jù)。在查詢(xún)那些存放于多個(gè)倉(cāng)庫(kù)中的產(chǎn)品庫(kù)存時(shí)，就必須按各個(gè)倉(cāng)庫(kù)分別查詢(xún)，然后手工進(jìn)行匯總，顯然非常麻煩其實(shí)在軟件中很容易實(shí)現(xiàn)按產(chǎn)品查詢(xún)總庫(kù)存數(shù)據(jù)這一功能。

6.關(guān)于業(yè)務(wù)員的輸入問(wèn)題

在采購(gòu)和銷(xiāo)售系統(tǒng)中填制采購(gòu)及銷(xiāo)售訂單時(shí)，系統(tǒng)允許不輸人業(yè)務(wù)員。可能有些企業(yè)并不要求按業(yè)務(wù)員進(jìn)行訂單匯總，但多數(shù)企業(yè)有這方面的嚴(yán)格要求，軟件不強(qiáng)制輸人業(yè)務(wù)員，業(yè)務(wù)員就很容易被忽略輸人，這對(duì)日后的匯總管理將造成很大不便，也不便于經(jīng)濟(jì)責(zé)任制的落實(shí)。故建議用戶(hù)在操作中應(yīng)注意輸人業(yè)務(wù)員，軟件也應(yīng)有強(qiáng)制輸人業(yè)務(wù)員的要求。

二、安全漏洞及補(bǔ)救措施

目前，大多數(shù)的財(cái)務(wù)軟件開(kāi)發(fā)商都把注意力集中在如何擴(kuò)充及完善軟件功能、如何適應(yīng)不斷變化發(fā)展的財(cái)務(wù)制度等問(wèn)題上，很少去關(guān)注軟件用戶(hù)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的保密問(wèn)題。他們對(duì)財(cái)務(wù)軟件所做的加密處理，實(shí)際上是對(duì)軟件本身進(jìn)行加密，其目的是防止盜版；而對(duì)于用戶(hù)的“數(shù)據(jù)安全控制”問(wèn)題，大多數(shù)的軟件商都未予以足夠的重視，有些軟件甚至未設(shè)置任何保護(hù)措施。

1.危害

電算化系統(tǒng)的內(nèi)部工作人員為了達(dá)到竊取或泄露商業(yè)秘密、非法轉(zhuǎn)移資金、掩蓋各種舞弊行為等非法目的，會(huì)千方百計(jì)尋找各種各樣的方法來(lái)實(shí)現(xiàn)。隨著工作人員的計(jì)算機(jī)知識(shí)不斷積累和各種應(yīng)用軟件的使用，注冊(cè)表的神秘面紗已被揭去，找到注冊(cè)表中Admin的密碼已經(jīng)不是件很難的事情了。這樣Admin和操作人員的密碼形同虛設(shè)，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)根本就沒(méi)有什么安全可言。系統(tǒng)管理員主要負(fù)責(zé)整個(gè)系統(tǒng)的安全和維護(hù)工作，工作主要包括設(shè)置操作人員、引入和輸出會(huì)計(jì)賬套等。得到了Admin的密碼，也就意味著控制了整個(gè)系統(tǒng)，就可以隨心所欲地進(jìn)行各種操作了。

用一個(gè)賬套可以設(shè)置多個(gè)賬套主管的漏洞，新增一操作人員，并設(shè)權(quán)限為賬套主管，隨時(shí)利用賬套主管的權(quán)限進(jìn)行非法操作；直接找到原賬套主管的密碼，以賬套主管的身份進(jìn)行非法操作；找到某操作人員的密碼，進(jìn)行非法操作以陷害某人；竊取商業(yè)秘密、非法篡改、刪除數(shù)據(jù)等等非法活動(dòng)。操作完后，再利用Admin的身份清除上機(jī)日志，不留下任何操作痕跡。由此可見(jiàn)，用友軟件的數(shù)據(jù)保密措施是不完善的。