社會保障局大學(xué)生檔案管理研究

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摘要：在社會經(jīng)濟(jì)和文化飛速發(fā)展的今天，加強(qiáng)大學(xué)生檔案管理工作越來越受到人力資源和社會保障局重視，只有不斷提升檔案管理水平，才能夠?qū)n案管理工作做到有條不紊和規(guī)范高效，為大學(xué)生提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。但是，在當(dāng)前的大學(xué)生檔案管理工作中還存在著一些不規(guī)范不標(biāo)準(zhǔn)的地方，需要積極采取應(yīng)對措施，強(qiáng)化對檔案管理員的培訓(xùn)和考核，不斷提高檔案管理效率。本文通過分析大學(xué)生檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，進(jìn)而探討新形勢下加強(qiáng)大學(xué)生檔案管理工作的有效策略。

關(guān)鍵詞：新形勢；大學(xué)生檔案；管理

隨著我國實施機(jī)構(gòu)改革，我縣在原人事局和原勞動和社會保障局的基礎(chǔ)上重新組建了人力資源和社會保障局，組建后人力資源和社會保障局的檔案管理工作范圍更加廣泛，不僅包括公務(wù)人員檔案管理，還包括大學(xué)生檔案管理、勞動合同簽訂、企業(yè)職工退休審批等內(nèi)容，肩負(fù)的社會責(zé)任逐漸增加。大學(xué)生檔案管理作為人力資源和社會保障局的重要工作，在新形勢下得到了廣闊的發(fā)展機(jī)遇，同時也面對著嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。大學(xué)生檔案是大學(xué)生就業(yè)、擇業(yè)和用人單位篩選人才的第一手資料，是維護(hù)大學(xué)生真實面貌的重要文件，也是伴隨大學(xué)生終身的財富。因此，人力資源和社會保障局必須要努力做好大學(xué)生檔案管理工作，發(fā)揚愛崗敬業(yè)的精神，全心全意為人民服務(wù)，采用現(xiàn)代化檔案管理方式，使大學(xué)生檔案管理工作成為新時期人力資源和社會保障局的亮點工作。本文根據(jù)筆者的實際工作經(jīng)驗，通過分析人力資源和社會保障局在大學(xué)生檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，進(jìn)而探討新形勢下加強(qiáng)大學(xué)生檔案管理工作的有效策略，以供同行參考。

一、人社局在大學(xué)生檔案管理工作中出現(xiàn)的問題

（一）對大學(xué)生檔案及檔案管理工作重視程度不夠

在當(dāng)前的人力資源和社會保障局里，一些檔案管理人員由于大學(xué)生檔案數(shù)量巨大和工作環(huán)節(jié)繁瑣等原因?qū)Υ髮W(xué)生檔案及檔案管理工作不重視，不能有效的發(fā)揮檔案管理部門的職能作用，沒有真正的為大學(xué)生提供檔案服務(wù)。一些偏遠(yuǎn)地區(qū)的人力資源和社會保障部門由于經(jīng)費有效和人員不足等原因，對檔案管理部門的投入不足，對大學(xué)生檔案管理工作歸檔不及時、整理不迅速，甚至出現(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)象。有的檔案管理人員將生活中的情緒帶入工作中，對待工作不認(rèn)真，使得工作效率下降，嚴(yán)重影響了大學(xué)生檔案管理的質(zhì)量。在人社局里檔案管理人員與大學(xué)生接觸比較多，工作任務(wù)也非常艱巨。

（二）檔案管理工作思路不清晰，管理模式落后

有些檔案管理人員是由將要退休的人員擔(dān)任，這些人員往往不是檔案管理專業(yè)畢業(yè)，對檔案管理知識也只是一知半解，工作思想守舊，工作方法單一，思路不清晰，不能很好的提出具有創(chuàng)新精神的意見和建議，無法為新形勢下的檔案管理工作提出新的突破。同時，我國的機(jī)關(guān)單位在檔案管理方面一直遵循的是按“卷”整理，不可否認(rèn)這種工作模式有其可取的一面，但是也應(yīng)該認(rèn)識到它的不足之處，比如檔案數(shù)量大容易出錯，并且經(jīng)手人較多，在使用檔案時不方便，交接時工作量繁重。人社局檔案管理工作包含檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等等，管理模式落后必將會造成檔案管理工作的低效或者無效。

（三）檔案管理缺乏明確的目標(biāo)和考核機(jī)制

檔案管理工作在一些人力資源和社會保障局里被認(rèn)為是后勤部門，與其他行政部門相比并不重要，因此沒有為檔案管理工作制定明確的管理目標(biāo)和考核機(jī)制，造成檔案管理工作開展不順利，管理人員工作時沒有方向。尤其是對于大學(xué)生檔案管理，更沒有對檔案管理人員制定清晰的工作流程和職責(zé)，造成在工作中工作人員互相推諉，給大學(xué)生辦理業(yè)務(wù)造成不便。另外，由于人力資源和社會保障局的工作范圍廣，工作強(qiáng)度大，使得檔案部門與各職能部門之間溝通不及時、各部門之間溝通困難的現(xiàn)象，這樣就為人社局的檔案管理工作帶來嚴(yán)重的影響。

二、新形勢下加強(qiáng)大學(xué)生檔案管理工作的有效策略

（一）優(yōu)化檔案管理人員的素質(zhì)，提升對檔案工作的重視程度

隨著《中華人民共和國檔案法》的實施，對檔案管理工作做出了明確的規(guī)定，使檔案管理工作逐步走上正規(guī)化和科學(xué)化的道路。在新形勢下，人社局檔案管理人員必須要做好大學(xué)生檔案管理工作，提高對于檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等一系列工作的效率，并且認(rèn)真思考在工作中的不足之處，提高對大學(xué)生檔案的重視程度。針對檔案管理人員不適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理模式的現(xiàn)狀，人社局要不斷優(yōu)化檔案管理人員的素質(zhì)，加強(qiáng)對檔案管理人員的內(nèi)訓(xùn)和外訓(xùn)，使他們認(rèn)識到工作的責(zé)任，增強(qiáng)自覺性和責(zé)任心。工作兢兢業(yè)業(yè)、妥善保管每一份檔案，為大學(xué)生提供全方位的服務(wù)。

（二）運用信息技術(shù)提高工作效率，實施信息化和現(xiàn)代化的管理

隨著社會飛速發(fā)展和政治經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)步提升，信息技術(shù)逐步成為機(jī)關(guān)單位工作中的有力武器，為提高工作效率奠定了基礎(chǔ)。在人力資源和社會保障局里，大學(xué)生檔案管理工作應(yīng)該積極采取現(xiàn)代化管理模式，建立完善的檔案管理系統(tǒng)，并且由專人進(jìn)行管理和維護(hù)，將數(shù)量和種類繁多的檔案進(jìn)行歸檔，并且及時錄入電腦系統(tǒng)中，使借閱和提檔的工作效率得到改善。電子檔案的建立，不僅減少了紙質(zhì)檔案的磨損和丟失的概率，還減輕了檔案管理人員的工作強(qiáng)度，促進(jìn)了工作標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化。同時還要加大投入力度，建設(shè)職能完善和設(shè)備齊全的檔案管理辦公室，加強(qiáng)對檔案室的管理和監(jiān)督。

（三）建立完善的考核及運行機(jī)制，為檔案管理工作提供依據(jù)

在新形勢下，人力資源和社會保障局必須要積極響應(yīng)國家號召，加大對大學(xué)生檔案管理各項工作的重視，出臺有效的考核和運行機(jī)制，確保大學(xué)生檔案管理工作正常有效的開展。要將大學(xué)生檔案管理工作公開化和透明化，給大學(xué)生參與評價工作人員的機(jī)會，實施領(lǐng)導(dǎo)和群眾共同監(jiān)督的管理模式，將檔案管理人員的工作情況與其各項考核直接掛鉤，提高他們的工作主動性和積極性。同時，還要加強(qiáng)各部門與檔案管理工作的協(xié)調(diào)，各部門要積極配合檔案管理工作，為檔案管理創(chuàng)設(shè)良好的環(huán)境，從而有效的保障全體大學(xué)生的利益，為社會發(fā)展做出積極的貢獻(xiàn)。

三、結(jié)語

綜上所述，人力資源和社會保障局的大學(xué)生檔案管理工作任重而道遠(yuǎn)，需要全體檔案管理人員的共同努力，堅持“全心全意為人民服務(wù)”的工作理念，運用現(xiàn)代化的工作方式，與時俱進(jìn)，改革創(chuàng)新，使檔案管理工作更好的適應(yīng)社會的發(fā)展。大學(xué)生檔案影響著我國高素質(zhì)人才的吸納和流動，是人事管理的重中之重。做好大學(xué)生檔案管理工作，提高檔案管理工作效率，創(chuàng)建大學(xué)生檔案管理新模式，成為了當(dāng)前人力資源和社會保障局檔案管理人員面臨的新挑戰(zhàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]賈洪慧.論新形勢下人力資源和社會保障局的檔案管理[J].辦公室業(yè)務(wù),2014年第1期.

[2]劉芹.人力資源和社會保障部門檔案管理工作的實踐與認(rèn)識[J].黑龍江檔案,2012年第3期.

作者：張羽 單位：吉林省安圖縣人力資源和社會保障局