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一是缺乏檔案意識。民營企業以盈利為目的,主要精力和資金放在生產經營、銷售、宣傳上。相當一部分民營企業檔案工作處于無制度、無人管、無庫房、無設備的狀態,許多民營企業的董事長,檔案意識淡薄,管理缺位,企業形成的文書、科技、業務文件材料散存在科室和個人手中。隨著時間的推移、人員的變動,導致企業檔案資料嚴重不全、損失較大。二是檔案人員變動頻繁。在部分領導心目中,檔案工作可有可無,有了也不能直接創造經濟效益,沒有也無損大局、無傷大雅。對檔案人員隨意調換,甚至空缺,前后任之間沒有交接手續。檔案工作經常出現脫節、斷檔、責任不清現象,更談不上對新上崗人員進行培訓。三是對檔案工作認識不到位。有些企業認為自己的企業形成的文件材料,屬于自己所有,隨意裝訂成冊,用起來方便就行。把檔案行政管理部門的指導服務拒之門外,認為企業材料是企業的機密。如果經檔案部門指導,一但泄密,后果嚴重,這類企業的檔案管理現狀可想而知。四是宏觀監管力度小。由于受經費、人員限制,檔案行政管理部門深入民營企業建檔調研、監督指導比較少,主動介入、及時介入不夠,有的地方至今尚未制定形成較為完整的適應民營企業檔案工作需要的業務規范、標準,檔案監管不到位。
二、加強中小微民營企業檔案管理的幾點建議
1.健全組織、形成網絡。檔案管理是一個系統工程,單靠檔案人員和幾個部門的配合是無法完成這項工作的。因為一個企業的檔案,反映的是企業的全貌。可以說我們每天都在形成文件資料,而這些文件資料又是通過企業各層次的人,在所從事的生產、工作活動中成的。因此要抓好一個企業的檔案工作,一定要調動各個方面的積極性,形成齊抓共管的局面。建立以分管領導為首,辦公室為主,各職能部門專兼職檔案管理員組成的檔案管理網絡。隨著企業的發展,要實現檔案的齊全完整,得依靠組織,依靠網絡,形成全方位的工作局面。
2.控制文件形成過程。眾所周知,檔案的前身是文件和資料,只有經過收集、整理、分類、歸檔才為檔案。一個企業的檔案是否規范,很大程度上取決于文件形成的開始,因此在文件的收、發上要按照國家標準來規范文件形成。如用紙必須使用紙張定量為60克-80克膠版印刷紙或復印紙,型號為國際通用A4型,裝訂要求左側訂。特別要重視公文原稿的收集整理,經領導親筆批示的修改稿,具用更大的存檔價值,一定要收集齊全,不能遺漏。尤其是電子文件材料,要注重與紙質材料配套收集,不要等歸檔時在拿著原稿到處采集。
3.把檔案轉變成信息。檔案是企業的一本字典,如果建了檔案而不為其用,就等同于廢紙。因此檔案工作者除了全面收集、管理好企業檔案,還要能熟練使用計算機,通過計算機方便、快捷地查找檔案,更要做到熟悉館藏,主動研發企業檔案信息資源,主動為企業生產經營提供有用的信息。這就對檔案人員提出了更高的要求。首先,要有計劃、有目的地讀檔。根據工作需要、輕重緩急,先重點后一般,泛讀和重點閱讀相結合。讀檔要有識別和鑒定能力,要有耐心,要提高本企業的專業知識。其次,要做信息編研。在讀檔的基礎上,把有用的信息摘錄下來,變被動為主動,做好領導的參謀,讓檔案真正成為民營企業的無價之寶,成為民營企業發展壯大走向世界的拐杖。
4.增強服務的針對性。檔案行政管理部門要改變傳統的服務模式,加大對民營企業檔案工作的服務力度。要加強服務的針對性,多做一些分類引導、分類指導工作,找準為民營企業檔案服務的切入點。要把服務重點放在中小規模的民營企業上,著手幫助建立企業法人比較關心,事關企業自身發展和自身利益的檔案,如產品檔案、設備檔案、基建檔案等。要適時舉辦民營企業檔案業務培訓班,使民營企業檔案人員能夠便捷、系統地掌握相關的工作技能,對需要現場指導的民營企業實行上門指導。要重點培育和扶持一些有一定基礎條件并有較強檔案意識的民營企業,積極發揮其引導和示范作用。
作者:劉馨單位:通化市房地產市場管理處