網絡環境下的檔案信息利用

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1、創新服務理念

樹立為社會大眾服務理念。檔案信息的服務目標從傳統的事業單位轉變為社會大眾，是網絡環境下檔案信息利用的最大特點，也是今后檔案利用服務的發展趨勢。當前，檔案信息利用的社會大眾化，是因為檔案信息本就具有社會屬性，其是社會民主發展的結果。當前，社會大眾追求民主，主動參與國家及社會日常事務處理，關注政府政務運作與監督，這就需要他們對社會歷史的全面、深刻了解。檔案信息的用戶規模會隨著社會大眾民主觀念的提升、文化素質的增強及檔案利用意識的加強而不斷擴大，這是歷史發展的必然。網絡普及的當前，可為檔案服務的社會大眾化創造便捷的服務平臺。在檔案服務大眾化進程中，檔案主管部門應創新為社會大眾全面服務的理念。實現大眾的休閑服務，是網絡的優越性之一，檔案被大眾休閑利用也是檔案服務的多層次發展趨勢。檔案主管部門應主動提供為大眾高效利用的條件，拓展服務途徑，多選用人性化服務方式，真正實現面對社會大眾的高品質服務。

2、創新服務方式

隨著網絡應用的深度普及，檔案部門應順應時勢創新檔案利用的服務方式，使網絡服務更具平等性、互動性、便捷性。

2.1在線咨詢法

檔案信息服務實現在線咨詢，可充分體現網絡的即時、互動、廉價等優點，有效提高檔案服務的質量。因此，咨詢服務應主動發掘新的服務手段與方法，逐漸提高檔案服務質量與內容。具體的在線咨詢方式有如下幾種：

（1）電子郵件。電子郵件是網絡上最常用的一種服務，具有便捷、快速、精準等優點，獲得用戶高度好評。借助電子郵件實施檔案咨詢服務，可有針對性地解決用戶在檔案使用中遇到的問題，實用性很強；

（2）即時軟件。當前，網絡上即時軟件有很多種，比如QQ、微博、微信、易信、MSN等，它們都具有很強的互動性，都可實現文件的在線傳輸，還能實現多用戶群聊溝通，特別是適用于遇到相同問題的檔案用戶，他們之間也開展無障礙的即時探討；

（3）論壇。論壇是一種很普遍的網絡應用，幾乎在所有檔案網站中都能看到，它以貼子形式，回答檔案用戶提出的一切問題。有些省份的檔案網站中，專門創建了檔案論壇，用于解答檔案利用中的常見問題。當然，用戶也可在論壇中隨時自己遇到的檔案使用難題，由專業的檔案管理者在線解答。

2.2在線瀏覽

網絡的最大優點是可借助一定的軟件與技術，創建虛擬空間，發揮相應的數據信息。檔案資源的在線瀏覽，就是數據技術、網絡傳輸技術及虛擬技術三者快速發展的結果。在線瀏覽時事先檔案信息在線服務的重要途徑。因此，檔案管理者應及時補充信息內容，展現信息的本真數據，盡量實現信息的濃縮與整合，為檔案用戶創造快速獲取準確的檔案信息的條件。因為網絡據有延展性特點，檔案用戶使用檔案的空間，不局限于檔案機構的閱覽室，還應在檔案機構之外的任何地方都可瀏覽。所以，檔案部門在提供利用服務時，不僅應創建再現瀏覽檔案信息的相關欄目，以指導用戶快捷地獲得所需要的檔案信息，而且還應設置一定分量的休閑欄目，比如娛樂、新聞板塊等，以實現檔案用戶的其他需求。在設計檔案信息瀏覽軟件時，應充分分析檔案信息特點及用戶瀏覽習慣，在實現用戶有效使用檔案的前提下，盡量創設便捷的、舒適閱讀形式。總之，檔案信息的網絡化，為檔案信息利用帶來了新的服務途徑，檔案管理者應創新服務意識與服務途徑，積極為檔案用戶提供更優質的利用服務，進而提升檔案信息的利用價值。（本文來自于《華章》雜志。《華章》雜志簡介詳見）

作者：王芳單位：新疆維吾爾自治區地名標準化中心