鐵路建設項目檔案管理淺談
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1.1參建單位檔案管理意識薄弱，對檔案工作重視不夠。
由于鐵路建設項目具有規模大、周期長，使項目檔案具有多樣性、復雜性、成套性的特點。《關于印發<鐵路建設項目竣工文件編制移交辦法>的通知》(辦檔〔2002〕8號)明確規定：鐵路建設工程項目竣工文件的收集、整理、歸檔及移交，應做到布置施工任務與布置竣工文件編制、工程施工進展與竣工文件形成積累、工程驗收交接與竣工文件交接同步進行。而有的施工單位只重視項目實體過程管理，檔案管理意識薄弱，沒有認識到項目檔案依據和憑證作用的重要性，未指定專職檔案人員，而是由施工技術人員兼職，鐵路建設項目具有工期緊、任務重的特點，施工技術人員既要忙著搞技術，又要忙著做檔案管理，常常造成項目實體已完工，相關技術資料還未完成或未歸檔，出現了憑記憶編制技術資料或杜撰技術資料的現象，這樣嚴重影響了項目檔案的原始性和真實性。有個別監理單位認為自己的任務是監督工程實體的質量，而施工單位項目資料收集、整理工作的監督不是自己的任務，從而放縱了施工單位資料后補的情況。
1.2未建立健全建設項目檔案管理制度。
有的參建單位在開工前未制訂建設項目檔案立卷和歸檔標準，未建立檔案管理制度，未設立專門機構，未指定專人管理，未配備確保檔案資料安全的庫房和設備。建設單位在與設計、施工、監理單位簽訂合同時，未將建設項目檔案的編制、移交等事項作出明確規定。有的施工單位既未指定專人負責資料收集整理工作，也未制訂相關的制度將此項工作納入相關人員的職責范圍中，造成了技術資料無人收集、整理和保管的后果，嚴重影響了項目檔案的齊全性、完整性、系統性和安全性。
1.3檔案管理人員素質參差不齊，且更換頻繁。
有的參建單位檔案管理人員不懂工程技術相關知識，不清楚應收集哪些檔案資料，不能確定檔案的內容是否真實反映工程項目的實際情況和建設過程，無法判斷竣工圖和工程實體是否相符，造成了項目檔案資料收集不齊全、不完整，資料內容不真實，嚴重影響了項目檔案的準確性、齊全性和后期的提供利用服務。有的單位檔案管理人員不負責任，不深入現場收集一手資料，造成簽證資料和變更資料欠缺，影響了項目檔案的完整性和系統性。有的施工單位由于不重視檔案工作，檔案人員更換頻繁，交接時責任不明、界限不清，造成項目檔案資料丟失，交接手續不完備的結果。
2加強和規范鐵路建設項目檔案管理的措施和建議
2.1充分認識建設項目檔案的重要性。
建設項目檔案是建設項目全過程工程質量的反映，是建設活動的直接產物，是運營、維護和基礎設施改造的依據，《關于印發<鐵路建設項目檔案驗收>的通知》（鐵檔史〔2011〕110號）規定，建設項目檔案正式驗收不合格的，不得進行建設項目正式驗收。因此，各參建單位要提高檔案管理意識，遵循“三同步”，做到資料形成與工程進度同步，并隨時收集和整理，確保項目檔案的真實性、有效性、完整性和準確性。建設單位不僅要做好自己的檔案管理工作，還應不定期地監督、檢查、指導設計、施工、監理單位的項目檔案工作，確保項目檔案的完整性。
2.2建立健全檔案管理制度。
為了加強鐵路建設項目各階段檔案資料的有序管理，確保建設項目檔案的形成、收集、整理工作與工程進度同步進行，確保項目檔案做到系統、真實、完整、準確，建設單位要在合同中明確規定建設、設計、施工、監理單位應歸檔范圍和內容，及技術資料收集和整理的要求，要把檔案質量考核與經濟效益掛鉤，以確保檔案管理工作順利開展。各參建單位應根據合同要求建立健全檔案管理規章制度，單位負責人負責本單位建設項目檔案資料的監督和管理工作，建立相應的檔案機構，并指定專職檔案管理員，明確其職責，納入考核。監理單位還應對設計、施工單位形成的資料的真實性、完整性和準確性進行監督檢查。
2.3進一步提高檔案人員素質。
由于鐵路建設項目點多線長、技術復雜、涉及的專業多，需要檔案管理人員一是既懂檔案又懂工程技術。二是要經常深入現場收集整理資料。因此要加強檔案管理人員的培訓，提高檔案人員的工程技術業務水平，讓其明白哪些是應歸檔的，歸檔內容是否真實齊全完整，使其成為集工程建設管理、檔案管理知識為一體的復合型人才。同時檔案管理人員要轉變觀念，加強業務學習，多深入一線，了解和掌握第一手資料，做好傳遞和變更記錄，不斷提高項目檔案管理工作水平。另外，各參建單位盡量不要更換檔案人員，必須更換時，要監督好檔案交接工作。
2.4加強項目檔案驗收。
項目檔案驗收組應嚴格把好檔案驗收關。驗收時，應對建設項目檔案進行全面的檢查、審核，重點檢查項目前期文件、隱蔽工程資料、竣工圖的編制，驗收不合格的，限期整改，復驗仍不合格，不得進行項目正式驗收，同時不得辦理尾工款清算。
作者：高紅燕 單位：太原鐵路局檔案史志室
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