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1辦公自動化的作用和意義
(1)為信息化社會的發展提供媒介;
(2)提升信息的快速相應能力;
(3)能夠更加準確和科學的幫助用戶進行決策;
(4)節省辦公費用。
2系統組成
辦公自動化系統主要包含5個模塊分別為:
(1)個人事務處理系統。其包含待辦事項、電子郵件、個人文檔、個人通訊錄以及日程安排。
(2)日常辦公系統。其包括了文件發放管理、文件接收管理、報告管理、領導監督、通知管理、會議管理以及檔案管理。
(3)資源管理。這一項中包含的內同比較少,只有資源中心、車輛管理進而會議室管理三方面。
(4)專業文件管理。專業文件管理包括:設備管理、成本管理以及辦公自動化綜合系統其它模塊的合成。
(5)系統管理。這一模塊是辦公自動化系統中最后一項,其包含的是更多的管理,比如:用戶管理、部門管理、授權管理、備份管理等。以上五個模塊主要構成成了計算機網絡辦公自動化系統,其功能要比傳統的現代化辦公系統強大的多,這一系統的應用使信息化管理更加方便、快捷,極大地簡化了辦公步驟與方法,提升了工作效率。
3計算機網絡辦公自動化系統的設計原則
3.1系統實用性
在設計開發計算機網絡辦公操作系統時必須要考慮系統的實用性,將管理信息作為主體,面向辦公單位的日常的信息處理,面向領導的管理決策,面向信息化社會服務,及時進行信息交流,最終實現無紙化的計算機網絡辦公自動化系統。與此同時,設計的系統操作起來應該簡單、方便,工作人員能夠輕松上手使用。
3.2具備安全可靠
設計系統應該進行分類授權,設置權限,運用自動存儲控制等技術來確保辦公自動化系統的安全性;利用RAID技術和備份技術,保證辦公自動化系統的安全可靠。在信息文件的傳遞過程中,對每一次的改動都應該記錄下來,等文件正式確定后,要和正文一起歸檔。
3.3確保技術
應該使用基于Browser/Server的三層結構,客戶端與數據進行連接的時候必須通過中間事務層,通過這種方式既能保證數據的安全,又能提升處理事務的效率。中間事務層主要實現了系統的功能,極大地提升了系統的性能,降低了系統開發、維護成本,使系統操作起來更加的便捷。客戶端將瀏覽器作為操作端,既保證了自動化辦公系統的通用性,又不用對客戶端進行維護。
3.4系統的可維護性
在系統中使用中間事務層這類的服務構架,使系統能夠依據應用需求的改變以及應用范圍的不斷擴大,更加便捷對系統進行擴展與升級,能夠根據用戶自己的需要來設置工作流程以及文件信息的傳遞的格式,確保系統擁有更高的實用性。
4技術的實現
4.1三層結構
系統設計過程中應該采用標準的中間件接口,只有這樣的接口才能為插件的研發提供標準接口。因為各個平臺的模塊的接口使用的是中間件,所以工作人員在使用的時候不需要將原本應用進行大范圍的改動,就可以融入到OA平臺中工作,表現出了自動化辦公系統擁有非常好的兼容性。在辦公自動化系統中使用WEB技術與中間件技術,符合了現代計算機網絡的發展。與此同時,使用這些技術也使系統具有更加優秀的性能。
4.2自定義技術
辦公自動化系統可以自定義公文格式與工作表格,讓用戶可以根據自己的需求進行自我設計,這不但簡化了系統的維護,還擺脫了對開發商的依賴,提升了系統的通用性,這一特性賦予了辦公自動化系統更加頑強的生命力。系統的修改編輯界面也直接與office辦公軟件相連接,更突出了系統的通用性。
4.3安全機制
OA系統是利用信息交換的平臺與數據的存儲平臺當作辦公自動化系統的后臺,中間層則是進行信息處理分析,WEB是系統的前臺應用的三層次結構。這個系統的后臺擁有信息交換平與數據庫雙向的安全性。信息交換平臺的安全等級為C級。數據庫也擁有獨自的安全機制,它針對用戶的權限與密碼制定了限制,阻止非規定用戶進入。除此之外,OA系統本身也擁有一套完善的用戶和權限管理系統,在不同的模塊上設置不同的管理員與權限,可以給特定用戶有限的權限,這樣的安全設置既保證了系統的安全性,又使系統操作更加的靈活,方便信息的傳輸與管理。
5總結
辦公自動化系統能夠幫助工作人員使用先進的辦公設備和優秀科學的管理方法來提升他們的工作效率與工作質量,使單位的信息化管理更加快速、便捷。它的使用與推廣不但能簡化信息化辦公的步驟與工作,還會為企業或單位節省開支,獲得更大的經濟效益。
作者:楊麗坤單位:衡水學院分院