企業檔案保密管理

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論文關鍵詞:企業；涉密檔案；管理

論文摘要:企業涉密檔案是企業的核心秘密，涉及到企業的商業安全，關系到企業未來經濟發展的成敗。首先要加強庫房的硬件設施管理，庫房的管理是涉密檔案保管工作的重要前提，同時還要加強企業涉密檔案的內部科學管理；檔案的借閱利用是涉密檔案保管工作的關鍵環節，要貫徹落實《保密法》以及1991年國家保密局、國家檔案局聯合制發的《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規定》的精神，廣泛宣傳、提高認識。企業涉密檔案的借閱利用應嚴格按照規定手續辦理。要正確分析和鑒別涉密檔案內容的現實作用和歷史作用，確定涉密檔案保管期限；強化管理人員職責是涉密檔案保管工作的有力保證。

企業涉密檔案記錄著企業商務活動的全過程，如“談判合同簽訂”、“研發項目規劃”、“課題成果報告”、以及“專利申請”等等，它是企業的核心秘密，涉及到企業的商業安全，關系到企業未來經濟發展的成敗。因此，為確保企業核心秘密的安全，我們必須要重視做好企業涉密檔案的保管工作。

一、檔案的庫房管理是涉密檔案保管工作的重要前提

首先要加強庫房的硬件設施管理，庫房的管理是涉密檔案保管工作的重要前提。從總體上講，檔案庫房應按照國家有關規定單獨興建，檔案庫的庫房門必須是專用的防盜保險門，窗戶應專門加固，庫房內外都要安裝防盜監視器，以防盜竊。還應盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。檔案庫房應指定專人負責管理，制定嚴格的庫房管理制度，無關人員一律禁止入內，從檔案庫房內外部的硬件保管條件上確保企業涉密檔案的安全。

同時，還要加強企業涉密檔案的內部科學管理。企業涉密檔案應與非涉密檔案分別保管。要注意把涉密級文件和非涉密文件分開組卷、分開保管、分開提供利用，杜絕造成混合易擴散機密的漏洞。企業涉密檔案科學管理要貫徹1991年國檔發28號文件精神，實施館室藏涉密檔案解密劃控工作，有針對性地對以前大量混訂在卷內的密級文件可以原封不動，但在今后一般查檔中只提供所查內容，不提供含涉密文件的原卷；對外提供利用時，可采取對與所查檔案無關的涉密文件進行密封等措施。今后對涉密級文件特別是絕密級文件應當單份盒裝保存，徹底解決涉密與非涉密的文件材料混卷問題，以及涉密檔案文件分散不集中，日后調密不便的問題。要按立檔單位檔案中的文件密級編制目錄卡片，建立涉密文件統計臺帳和存放地點索引，為科學管理，準確掌握，有效保密，及時地提供利用創造條件。實踐證明，檔案庫房的軟硬件科學管理，是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。

二、檔案的借閱利用是涉密檔案保管工作的關鍵環節

加強涉密檔案的借閱利用管理是保密工作中不可忽視的一個關鍵環節。

一是要貫徹落實《保密法》以及1991年國家保密局、國家檔案局聯合制發的《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規定》的精神，在廣泛宣傳、提高認識、大力協調的基礎上，嚴格執行解密劃控的時間標準、有關涉密內容標準及保密規范標準，做到有法必依，執法必嚴，違法必糾。嚴格劃清涉密檔案與非涉密檔案的界限，確定哪些檔案能開放利用，哪些限制在一定范圍內提供利用，哪些還不能提供利用，力爭使涉密檔案提供利用工作按照解密劃控的標準規范化。

二是企業涉密檔案的借閱利用應嚴格按照規定手續辦理，必須認真履行登記、簽字手續，經指定責任部門、指定責任人審批，任何人無權擅自提供借閱。涉密檔案在規定的時間內使用完畢后，還應及時核對、檢查，發現失密、泄密問題，應及時查明原因，進行補救。

三是要正確分析和鑒別涉密檔案內容的現實作用和歷史作用，確定涉密檔案保管期限。根據企業經濟生活需要和為企業積累信息資源財富的需要，全面確定企業涉密檔案的保存價值，準確地判定涉密檔案的保管期限。而保密期限是根據企業秘密事項在一定時間內，如被泄露，將對企業的安全和利益造成的危害來確定的，它表示該企業秘密事項在其確定的期限內，受國家有關保密法律、法規的保護，產生法律效力的時限。《國家秘密保密期限的規定》中規定：除有特殊規定外，絕密級事項不超過30年，機密級事項不超過20年，秘密級事項不超過10年。這里所說的“特殊規定”是指制定保密范圍的中央、國家機關可以規定有關保密范圍中某類事項的保密期限為“長期”。對規定為“長期”的國家秘密事項，在授權機關作出解密前，其他機關、企事業單位應當對其采取長期的保密措施，不得擅自決定解密和隨意對外提供。

三、強化管理人員職責是涉密檔案保管工作的有力保證

提高企業涉密檔案管理人員的素質，強化涉密檔案管理人員職責是做好保密工作的有力保證。

企業涉密檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特點，為此，他們對保守企業秘密負有比一般工作人員更為重大的責任。企業檔案保密工作好與壞，企業檔案管理人員的保密素質很關鍵。涉密檔案管理人員必須有較強的責任心、事業心和高度的保密意識，不僅要有嚴謹的工作作風，經手的事情件件有頭有尾，手續清楚，而且要防止頭腦中秘密的泄露。如大慶油田勘探開發研究院科技資料室的館藏檔案，涉及到大慶油田開發建設四十多年來的科技秘密，每一份檔案都是價值連城。由于企業檔案管理人員經常接觸企業大量的商業秘密，這些秘密隨著管理人員的社會活動被帶到各個復雜的場合，往往一句話，說者無意，聽者有心，在不知不覺中就泄露了秘密。所以檔案人員無論在什么場合，都應做到守口如瓶，萬無一失，把保守企業秘密做為自己的神圣職責和應盡的義務。

企業涉密檔案管理人員的職責，就是要維護企業涉密檔案的完整與安全。這既是涉密檔案保管工作的基本任務，也是涉密檔案保管工作的目的。企業涉密檔案保管工作的具體任務，就是“十二字原則”：不損壞、不丟失、不散亂、不泄密。不損壞，就是使檔案保管得完好無損，不致因溫度、濕度、蟲蛀等等各種不利因素而使檔案損壞，對已經破損的檔案，要及時搶救。不丟失，就是使檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅要保證檔案實體安全，也要保證檔案內容的安全。不散亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排架整齊規范，有規可循，有目可查。不泄密，就是要求檔案管理工作者時刻警惕，要有保密意識，守口如瓶，所保管的檔案資料信息不外傳。為此，涉密檔案保管工作的任務既是光榮的，更是艱巨的。確保企業涉密檔案齊全完整安全，不僅是企業一項日常的基礎工作，更是確保企業經濟活動可持續發展的一項重要內容。