學校電子檔案管理

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論文關鍵詞：電子文件檔案學校

論文摘要：本文將從學校的角度分析電子文件的整理、歸檔和保護。

隨著以計算機技術為基礎的現(xiàn)代科技的普及和發(fā)展，以及學校運用計算機技術解決管理問題的迫切需要，將使得學校利用計算機技術輔助各類工作過程成為必然與可能。如今，絕大多數(shù)學校都是采用網(wǎng)絡系統(tǒng)來管理本校的各類信息資源，因此產(chǎn)生的大量的電子文件。在對待電子檔案的管理上我們還需要進一步的加強學習和探討，如何對這些電子文件進行整理、歸檔和保護？我將在本文中談談自己的一些經(jīng)驗和看法。

一、電子文件的整理

1、基建、設備等電子文件的事理。

基建檔案的形成一般是利用計算機打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數(shù)據(jù)信息整理時就按檔案管理要求進行輸入，對紙質(zhì)文件的實體進行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。而對于設備檔案的管理，在引進設備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時，應該附上電子文件內(nèi)容說明和注意事項。

2、財務電子文件的整理

（1）工資單。工資以光盤形式歸檔時，應附有紙質(zhì)的每月工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數(shù)、明細工資等，同時還應附移交清單，作為財務和檔案部門雙方交接時的憑證。

（2）賬簿。學校會計賬簿內(nèi)容一般已進入計算機管理系統(tǒng)，現(xiàn)在看到的實物實際上是計算機的打印件，計算機賬簿的格式比較統(tǒng)一，其內(nèi)容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時必須啟用賬簿交接表，填明機構全稱、賬簿名稱、編號、賬簿頁數(shù)、啟用日期，負責人、主管會計、審核、記賬等人員必須簽名，以增強賬簿的真實性和憑證作用。

3、學校其它電子文件的整理

現(xiàn)在的學校一般都建有計算機信息管理系統(tǒng)，如行政信息管理系統(tǒng)，包括教學、科研、人事管理等內(nèi)容；教學管理系統(tǒng)與學生注冊中心、財務結算中心、教務處、研究生院構成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。注冊中心負責學生注冊、選課、排課、課表、成績等數(shù)據(jù)的傳遞；結算中心負責學生交費信息的傳遞；教務處與研究生院負責學籍、教學計劃、課程、畢業(yè)審查、學位授予數(shù)據(jù)的傳輸。對這些電子文件該如何進行整理呢？計算機與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，應進行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過信息中心又輸送給各業(yè)務管理部門共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過期數(shù)據(jù)應由信息中心按檔案部門的統(tǒng)一要求，進行鑒定，編目整理，通過網(wǎng)絡傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。

二、電子文件歸檔方式和途徑的選擇

紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關重要。簡便而安全的方式是采用網(wǎng)絡移交歸檔，并利用光盤存貯。網(wǎng)絡移交的途徑有兩條：

(一)借助計算機信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各單位計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。對那些未輸送到計算機信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文件，應由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡技術向檔案部門傳輸。檔案部門經(jīng)與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應認可幾種通用性較強的軟件，如：DBF、DOC、TXT、EXE等文件，然后檔案人員根據(jù)檔案的密級和保管期限，加上檔案管理信息，如：分類號、檔號等，錄入檔案數(shù)據(jù)庫。如要查詢，則可通過各個網(wǎng)絡終端在其權限范圍內(nèi)進行查詢。

(二)選擇電子文件信息的匯集點，由計算機與信息管理部門負責歸檔。為適應辦公自動化工作發(fā)展的需要，各院校都設立了計算機與信息管理中心，由他們利用網(wǎng)絡技術建立校信息管理系統(tǒng)。計算機與信息管理中心成為了電子文件信息的匯集點，又具有一定的技術設備及人才條件，由他們負責將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，無疑是最佳歸檔途徑之一。

無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的真實性、準確性負責。檔案部門接收的電子文件一律應存入光盤。

三、完善電子文件歸檔制度

1、電子文件來源廣泛，形成者不僅有業(yè)務管理部門的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計算機技術人員等。將頭緒如此之多的電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成歸檔人員的自覺行動。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結、考核信息管理工作的同時，布置、檢查、總結、考核電子文件歸檔工作。

2、“兩套制”歸檔的必要性

由于印章和簽署是文件生效的主要標志，在現(xiàn)在技術條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)

與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。

四、電子檔案的保護

由于歸檔電子文件以脫機方式保存，在實際使用中大量電子文件是用光盤保存，因此，對當前歸檔電子文件載體要制定保護措施。

1、規(guī)范排放和使用。

2、保持良好的溫度、濕度環(huán)境。

3、注意避光。

總之，在規(guī)劃電子文件歸檔工作時，我們的著眼點要高，立足點要實，應從本單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發(fā)，順應其規(guī)律，摸清信息產(chǎn)生的源頭，促使電子文件歸檔納入辦公自動化和信息管理的工作程序，建立歸檔制度，這樣才能順應時代的發(fā)展，既節(jié)約了資源，也提升我們的檔案管理層次和效率。