圖書檔案管理

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論文關鍵詞：檔案圖書特征

論文摘要：檔案與圖書都是人類社會發(fā)展到一定階段的產物。兩者雖然有親緣關系，但在形成來源、內容主體、目的用途以及載體形式、文本留存上存在的一些差異和相同點，認識這些差異與相同點，對于從事圖書檔案管理的人員為必要的。

0引言

檔案與圖書都是人類社會發(fā)展到一定階段的產物。在我國古代，圖書也是檔案，它們有著“同親共祖”的親緣關系，有著共同的“起跑點”：結繩—刻契—甲骨文—銅器銘文—簡冊—刻版印刷。在《史記》中，“圖書”“圖籍”實質上指的是地圖、法令、戶籍等檔案資料。可見，在漢代以前，圖書與檔案的界限是不清楚的，年代愈上溯，兩者的差別愈小。隨著時代的發(fā)展、文化的發(fā)達，圖書與檔案的界限逐漸分明，紙張的制造與普遍使用，印刷述的發(fā)明與應用，為這種分離提供了物質和技術條件，加之圖書與檔案本身數量的大量累積，也促使人們根據不同特點開展工作，我國自唐宋至清，完成了圖書館工作和檔案工作的分化過程。然而，迄今為止，圖書與檔案各自的本質屬性是什么仍眾說紛紜，本人不揣谫陋，試對圖書與檔案的異同談一點個人認識。

1圖書與檔案的不同點大致有四

其一、從形式來源看，兩者有別。雖然，圖書與檔案都是人類社會實踐的產物，但檔案是國家機構、社會組織和個人在社會活動中直接形成的(由過去作為執(zhí)行傳達意圖的工具而使用的文化轉化而來)，是隨著工作活動的客觀需要而形成的歷史記錄，是人們進行社會實踐的自然產物，而不是事后另行編寫的。下至地理，中及人事，無所不包，是一種豐富而廣泛的信息源。圖書的形成來源不具有直接和原始性，作為供人閱讀的出版物，它必須經過整理編輯、印刷出版，凡是未經人腦加工的原始信息，即使已貯存在一定的物質載體上，都不能視為圖書。往往先有檔案，后有圖書。比如說，文書檔案、文告契約、書信賬目之類，都不能算作圖書，這類非圖書要轉變?yōu)榭晒┤藗冮喿x的出版物一圖書，必須經過編輯整理、印刷出版。其二、從內容主體看，兩者有別。檔案和圖書雖然都是知識載體，但各自記載的知識主體卻分屬于不同知識層次。檔案所記錄的知識主體是屬于未進入科學知識體系的低層次的前系知識。它不是提供科學知識的出版物，而是把原本屬于人類社會實踐活動組成部分的文件材料，按其歷史聯(lián)第加以匯集，整理并進行知識性加工的產物，它不但記錄了事物的結果，而且記錄了事物的具體發(fā)生和發(fā)展過程，它所記錄的內容側重于具體事物，成為具體的客觀事物的原始記錄。圖書的內容側重于綜合性的人類科學知識，是高層次的系統(tǒng)知識。我們不排除圖書記錄有前系統(tǒng)知識的可能，但作為主流它記載的是科學知識，圖書的這種知識屬性是由人類社會活動的需要和經濟因素所決定的。出版業(yè)作為一種比較系統(tǒng)、比較完整的知識體系。另外，圖書還是人類記錄和傳統(tǒng)思想感情的工具，人們用文字、美術、音樂等形式所表達的思想感情也可以記錄在圖書中。其三、從目的用途看，兩者有別。檔案的作用和目的是以備查考。人們在各種社會活動中，需要查考過去的工作和生產情況，研究事物的發(fā)展規(guī)律，繼承已有的成果，那么檔案就是作為事物發(fā)展的客觀憑證而保管的。俗話說“空口無憑，立字為證”，“口為空，字為宗”，這個“字”往往就是指的文書。即檔案。檔案作為完成現行效用保存下來的文字、圖表、聲象等固定信息，是原始記載，是第一手資料，能使人、物、事的歷史原貌重現，為人們提供最真實的依據，具有最可靠的憑證性和科學研究價值。圖書是以人閱讀、傳播知識為目的的，它是一種特定的而又是不斷發(fā)展著的知識傳播工具，從簡單的圖書形式到現代圖書形式的發(fā)展歷史無不證明了這一點。人類有了知識必須記錄下來以便于傳播開去，圖書是一種適當形式，光有記錄沒有傳播的目的，是不能算作嚴格意義的圖書的。但圖書因不具有“歷史記錄”和“直接記錄”的屬性，不能像檔案那樣作為歷史憑證，只能作為參考。其四、從載體形式、文本留存看，兩者也不盡相同。圖書與檔案的物質載體，在古代大體相同，龜甲、獸骨、金、石、帛、竹、木、玉、紙等，在現代則略有變化，影片、錄音可以是檔案載體，但無法作為圖書的載體。檔案的文本留存，注重原本、原稿，而且往往只有一份，這也是檔案珍貴的原因之一。檔案的留存只能是特定機關、社團、企業(yè)和個人，不進入銷售渠道。圖書除因年代久遠出現孤本之外，一般通過批量印刷，同一文本有相當的數量。圖書通過購買和贈送，得以在眾多的所有者(各類圖書館和個人)手中留存。

2圖書與檔案的相同點大致如下

檔案是一種知識的載體，而圖書也是知識載體，知識性和載體性是檔案與圖書的共同屬性。古往今來，人們積累的知識大多記載于文獻中。而文獻包括檔案、圖書、情報資料，它是以文字、圖形、符號、聲頻等為主要手段的一切知識載體。在多項國家標準中都把文獻定為“一切知識的載體”，這就明確地指出，文獻是一個集體概念，它是把一切知識的載體作為一個整體來反應的概念。雖然在圖書界有人認為：“圖書等于文獻”或“文獻是圖書中的一個類”，但事實上，無論圖書還是檔案，情報都不可能容納一切知識，所以檔案、圖書、情報資料作為文獻的下位概念，是文獻概念外延所確指的對象范圍內的事物種類，“知識和載體”是文獻的兩個本質屬性。根據形式邏輯原理，“上位概念包含于下位概念內涵中，而作為其內涵的一部分”，因此，檔案與圖書作為文獻的下位概念，必須具備知識性和載體性這兩個文獻的本質屬性。檔案和圖書都是人們在社會實踐活動中形成的，記錄著人們的實踐活動，是人類的記錄，它們都作為記錄知識的一種載體，對人類知識的繼承和發(fā)展，有著重要的作用，獲得所需要的，有用的知識，幫助人們征服自然、改選社會關系，創(chuàng)造新的知識，是人們獲得知識的重要途徑，檔案和圖書都是一種信息源。著名科學家錢學森同志在《論系統(tǒng)工程》中指出：“從系統(tǒng)工程的技術角度來看，情報資料、圖書、文獻和檔案都是一種信息，這種系統(tǒng)工程的目的信息的貯存，信息的檢索和提取，信息的傳播和顯示，所以這整個技術可以稱為信息系統(tǒng)工程”。這是從共性的角度提出了情報資料、圖書、檔案都是信息的論點，檔案與圖書都是國家信息資源的重要組成部分。社會信息中的檔案和圖書這些記錄形式是人類社會發(fā)展必不可少的。歷史通過它們來流傳，知識消息通過它們來傳播，社會活動通過它們來組織協(xié)調。總之，檔案與圖書的形式是豐富多彩的，又是不斷發(fā)展變化的。

圖書與檔案的內容和形式，必然隨著歷史的發(fā)展，隨著社會的進步而進步。如今，檔案學界和圖書館學界關于圖書與檔案一體化的問題正在展開熱烈的討論，圖書與檔案的一體化是歷史發(fā)展的必然。但是，強調“一體化”，并不能抹殺兩者在來源、內容和功能等方面的區(qū)別，明辨圖書與檔案之異同；對每一個從事圖書或檔案管理工作的人有著不可忽視的意義。