企業(yè)檔案綜合管理措施

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一、企業(yè)檔案存在的問題

（一）企業(yè)檔案工作缺乏長期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則

企業(yè)檔案工作在各級領導的重視下進行了檔案的達標升級工作。但達標工作作為一項運動，一次考試在進行，整個過程加班加點，在短時間內(nèi)取得了一定的效果，但達標以后，就出現(xiàn)后力不足，沒有長期性和連續(xù)性，再由于部分干部對檔案綜合管理的參與程度不夠，對檔案在企業(yè)中的重要作用的認識不足，甚至有部分還認為檔案室就是資料沒有地方存放了就放的地方，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫，造成了檔案工作有領導、無計劃；在任務、無落實；有形式、無效果。檔案工作缺乏應有的長期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。

（二）檔案工作缺乏制度化的管理程序

當前企業(yè)檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是檔案收集不規(guī)范。在收集過程中，制度形同虛設，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確；二是檔案整理不規(guī)范。企業(yè)近幾年發(fā)展較快，新檔案人員不斷進入，檔案人員的專業(yè)素質參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。此外，在立卷時間上，有時會累積起來一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用；三是檔案綜合管理力度不夠。由于現(xiàn)在綜合檔案管理室以一個班組存在，在行政上無法對各大部進行管理，在進行這項工作時，須向主管領導匯報，但主管領導一般都是兼任，本身的各項工作時間都較緊張，檔案人員要想向領導說明一項工作較為困難，各項工作開展起來也較為困難，現(xiàn)在某些部門自設資料庫，給檔案的綜合管理也造成困難。四是檔案利用不規(guī)范。檔案管理人員對檔案借閱內(nèi)松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。

（三）缺乏運用辦公自動化對檔案管理方法進行更新改造

目前，一般檔案管理都是采用一臺微機一套軟件的管理辦法，檔案管理與提供利用遠遠適應不了檔案網(wǎng)絡化發(fā)展的需要。檔案管理手段的落后，給檔案工作帶來消極后果，主要是落后的檔案管理技術跟不上日益增長的檔案利用需求。造成檔案技術落后的主要原因有兩點：一是部分領導缺乏對檔案工作重要性的足夠認識，財力投入少；二是一些單位雖然購買了不少先進的檔案管理設備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導致先進設備沒有起到先進作用。三是,領導重視不夠,雖有微機和檔案網(wǎng)絡,但檔案并沒有錄入電腦，還按手工在進行工作。

二、檔案工作存在問題的解決對策

檔案雖然是一個龐大的信息庫，但它是一種原生的信息資源，各種信息零散地儲存在眾多的單堆資料中，只有根據(jù)需要，把相關信息系統(tǒng)地、規(guī)范地整理出來，通過加工整理才能更好地發(fā)揮檔案的信息作用，實現(xiàn)其價值。檔案管理作為工作中的一項重要工作，為企業(yè)發(fā)揮著不可磨滅的成績。要充分發(fā)揮管理的作用，才能使之更好地為企業(yè)中心工作做好服務。

（一）抓好組織建設，完善管理制度,做到“五個統(tǒng)一”

抓好組織建設是做好檔案管理工作的關鍵。一是成立由分管領導任組長、辦公室主任任副組長、主要科室負責人為成員的檔案管理領導小組，協(xié)調(diào)各部門間的檔案工作，為檔案工作的綜合管理提供組織保障；二是把檔案管理工作列入到廠長辦公室的議事日程，年初有部署，年底有總結，平時有檢查指導，并接受上級和地方檔案管理部門的領導和指導；三是完善檔案管理制度，確保檔案管理工作協(xié)調(diào)發(fā)展，檔案部門做到統(tǒng)一領導、統(tǒng)一制度，統(tǒng)一規(guī)劃計劃，統(tǒng)一檢查指導和統(tǒng)一培訓交流。

（二）檔案工作要有計劃和目標

檔案工作要想取得長遠的發(fā)展，必須增強檔案工作的主動性、前瞻性，制定出有指導性的檔案發(fā)展規(guī)則。為此，領導干部要意識到檔案工作的重要性，把檔案工作提上工作日程，研究及過問檔案的具體工作，要結合當今數(shù)碼技術及網(wǎng)絡發(fā)展的新趨勢，加大技術投入，制定出既符合檔案管理要求，又有合乎實際的工作計劃。（三）加強檔案基礎工作，按時完成上級部門的檔案工作。

在檔案基礎管理中，要堅持把檔案管理工作作為一項長期的、重要的基礎工作，從領導機制到管理體系，從規(guī)章制度到檔案管理，在組織上、制度上要形成一套科學、合理、完整的管理辦法，為檔案管理工作的有效開展提供可靠的保障。檔案貴在利用，重在管理，對每年上級主管部門所規(guī)定的各項工作要嚴格執(zhí)行，按時完成。

（四）加強培訓力度，努力提高檔案管理人員的素質，建立健全相關管理制度，一是要明確檔案管理負責人，專職、兼職檔案員的崗位職責。在各部門選拔素質較高的人員為兼職檔案員，負責本部門檔案的收集、整理歸檔工作，形成覆蓋企業(yè)的檔案管理機制。二是建立健全檔案管理制度，按照《企業(yè)檔案管理標準》的要求，依據(jù)《檔案法》有關規(guī)定，結合本企業(yè)實際編制各種規(guī)章制度，并在實際工作中不斷進行完善，對檔案的形成、收集、整理要嚴格按照檔案管理的有關要求，加強對歸檔范圍、保存期限，保密文件收發(fā)、存檔、銷毀等各個環(huán)節(jié)工作程序要做出明確規(guī)定。對檔案設施要嚴格按照制度辦事，以確保檔案的安全，檔案管理工作中的各項規(guī)章制度要上墻，保證檔案管理沿著制度化、規(guī)范化的軌道行進。

檔案管理人員的業(yè)務素質和工作能力直接影響檔案管理的質量，提高檔案管理人員的業(yè)務水平是檔案管理工作的重要保證。為了使檔案管理人員掌握技能，提高業(yè)務素質和工作能力，加大檔案業(yè)務培訓工作開展的力度，一是要積極參加上級和地方檔案管理部門舉辦的專業(yè)培訓班，舉辦檔案管理培訓班，新人進入要進行崗位培訓。二是要派檔案管理員到檔案管理先進單位認真觀摩學習，使檔案管理工作達到規(guī)范化。特別是要加強電子檔案管理的培訓，檔案信息化是檔案現(xiàn)代化的必經(jīng)之路，要想指導檔案管理充分發(fā)揮好，首先要求檔案管理員要懂得計算機相關知識，達到靈活運用，并掌握所應用的系統(tǒng)軟件的功能。四是鼓勵檔案人員自學，要崗位成長，要為檔案人員訂購關于檔案的有關刊物，鼓勵專（兼）職檔案員開展自學活動。五是加大檔案工作規(guī)范化管理力度，把檔案管理納入綜合目標量化考核范圍內(nèi)進行考核，檔案工作的成效要與檔案人員的工資掛鉤，能夠有效地促進檔案工作管理水平。我們要把提高檔案人員業(yè)務素質作為搞好檔案工作重要環(huán)節(jié)來常抓不懈，要提高檔案人員對搞好檔案工作重要意義的認識，增強檔案人員的責任心、責任感，為搞好檔案工作打下堅實基礎。

（五）搞好檔案的信息化建設，促進檔案資源的充分利用

運用高新科技對檔案工作進行創(chuàng)新、改造，適應檔案信息化建設的新要求，是順應當今科學技術突飛猛進的發(fā)展新趨勢，應大膽采用先進的技術手段對傳統(tǒng)的檔案管理方法進行創(chuàng)新：（1）要廣泛采用電子計算機、掃描儀等數(shù)碼技術對檔案進行無紙化管理，提高檔案工作效率；（2）借助系統(tǒng)本身的局域網(wǎng)絡，開發(fā)網(wǎng)上檔案業(yè)務，實現(xiàn)檔案信息資源共享。

（六）增大檔案宣傳力度，增強全員檔案意識

一是積極參加地方檔案部門舉辦的各類宣傳活動；二是在本單位的半年、年終工作會議上，由辦公室提供材料，將檔案工作中存在的問題、要求向全員宣講；三是檔案室要辦好自己的宣傳欄，大力宣傳檔案的作用及重要性。四是增加《檔案法》的宣傳力度，要全員懂法。

檔案管理的目的，在于服務和利用，因此要增強檔案工作與生產(chǎn)發(fā)展的貼近度，根據(jù)發(fā)展需要，可編寫《組織機構沿革》、《大事記》、《基礎數(shù)據(jù)匯編》、等資料，更好地發(fā)揮檔案的服務作用和應盡的職能，為生產(chǎn)部門提供更好的服務。