電子文件歸檔管理

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隨著信息技術、網絡技術的發(fā)展，電子文件大量產生。電子文件以其操作方便、傳遞快捷、存儲空間小、信息容量大等特點，具有傳統(tǒng)文件無法比擬的優(yōu)勢。在電子文件大量產生的同時，如何保障電子文肪有效利用，已經成為人們所關注的重要問題。

一、慎選電子文件歸檔方法與移交途徑

電子文件歸檔管理是近年來隨著信息技術、網絡技術發(fā)展而推行的一種全新的歸檔管理模式。為了保障電子文件得到及時歸檔與有效利用，檔案部門必須在科學推動電子文件歸檔的工作中，密切結合本單位辦公造化與信息管理工作的實際，將電子文件歸檔納入本單位的歸檔制度體系建設之中。

1、建立電子文件網絡歸檔專用系統(tǒng)。利用計算機網絡系統(tǒng)，建立電子文件歸檔專用子系統(tǒng)，將所有上網與未上網的、具有保存價值的電子文件通過專用系統(tǒng)傳遞給檔案部門。同時，檔案部門要與辦公造化與信息管理部門通力合作，選擇具有通用性的文本、圖像與視頻電子文件格式，實行統(tǒng)一管理。

2、由計算機與信息管理部門負責電子文件歸檔管理業(yè)務。由于計算機與信息管理部門具有一定的技術優(yōu)勢和方便條件，可將電子文件歸檔任務交由計算機與信息管理部門負責。由計算機與信息管理部門具體實行規(guī)劃、統(tǒng)籌電子文件歸檔管理活動，開發(fā)集中統(tǒng)一的信息管理系統(tǒng)，使之成為電子文件的“集散地”與“匯集點”。

必須強調的是：無論采取何種電子文件歸檔途徑，都必須關注電子文件的真實性、完整性、有效性與安全性；同時，檔案部門都必須積極參與其中，承擔業(yè)務指導與監(jiān)督職能，保障電子文件的有效管理與科學利用。

二、建立電子文件歸檔管理的質量體系

1、保障電子文件的真實性。無論電子文件的歸檔格式與其生成、發(fā)送或者接收的格式相同與否，都必須能夠準確地表現(xiàn)原來生成、發(fā)送或者接收的內容；保證記錄電子文件形成、處理、歸檔過程中的各類憑證信息真實、可靠；對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔實行有效監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性；能夠識別電子文件的發(fā)送、接收人員與時間。

2、保障電子文件的完整性。確保應歸檔的電子文件全部歸檔。同時存在電子文件及相應的紙質或者其他載體形式的文件時，電子文件與紙質或者其他載體形式的文件應一并歸檔，并切實保證其在內容、格式以及相關說明與描述上的完全一致。

3、保障電子文件的有效性。必須有效地表現(xiàn)電子文件中所記載的內容，并保證其可以隨時調用；保證存儲歸檔電子文件的載體長期有效，并確保能夠隨著軟、硬件的升級換代而及時進行有關電子文件的遷移作業(yè)。

4、保障電子文件的安全性。一般應于次年的6月底之前，將上一年度形成的電子文件經鑒定后向本單位檔案部門進行歸檔移交；有條件的單位，負責電子文件形成的計算機與信息管理等業(yè)務部門則應當于電子文件形成后的3個月內，將其向本單位檔案部門進行在線移交。

檔案部門必須將計算機與信息管理等業(yè)務部門移交的、具有保存價值的電子文件進行脫機保存，脫機保存的載體要按照優(yōu)先順序依次排列為只讀光盤，一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許使用軟磁盤、優(yōu)盤等移動存儲設備作為電子文件長期保存的載體。

對于采取技術手段對內容進行“加密”處理的電子文件，應當在解密后進行脫機保存。在存儲電子文件的載體或者裝具上應當注明反映其內容的檢索標識。在存儲涉及國家秘密的電子文件載體或者裝具上，還應當具體注明相應的密級與保密期限，并嚴格按照國家保密法律法規(guī)的規(guī)定進行管理。

三、建立“三位一體”的電子文件管理運行模式

電子文件與紙質文件相比，所涉及的問題更為廣泛、受到的制約因素更多，僅僅依靠檔案部門是難以完成的。因此，應當采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門“三位一體”的電子文件管理運行模式，各部門各司其職、各揚所長。電子文件形成部門熟悉業(yè)務，了解電子文件歷史聯(lián)系，對于鑒定電子文件的價值富有“話語權”，是電子文件歸檔管理工作的主要責任者；檔案部門既掌握電子文件歸檔的原則、方法，又了解全局情況，歌謠效地發(fā)揮統(tǒng)籌全局、把好關口的作用；而計算機與信息管理部門一方面作為電子文件的形成者，另一方面又作為設計與維護信息管理網絡、管理電子信息的專業(yè)技術部門，雙重功能集于一身，是電子文件歸檔制度化、標準化的組織者與實施者。這種“三位一體”的電子文件管理運行模式，可以有效保證電子文件歸檔管理工作的質量。

四、提高電子文件歸檔管理人員的素質

從某種意義上說，電子文件歸檔管理問題是檔案管理工作中的一個新課題，需要掌握新的知識理論與技術手段。而現(xiàn)有的檔案工作人員檔案信息化知識匱乏，年齡偏大，知識結構老化，尚不能很好地勝任電子文件歸檔管理工作的需要。因此，必須通過組織業(yè)務學習與技術培訓等活動，盡快提高檔案工作人員對電子文件管理基本知識、實踐技能的掌握與應用能力，使其盡早擔負起電子文件歸檔管理工作的重任。檔案管理人員首先要掌握豐富的檔案專業(yè)知識，如歸檔文件整理方法、電子文件歸檔方法等知識，用豐富的檔案專業(yè)知識指導和失去電子文件歸檔工作。其次，要掌握檔案信息化、數(shù)字化知識及電子計算機應用技術，并要具有較強的寫作、閱讀、制圖能力，從而提高電子檔案的管理水平。