中小學(xué)檔案管理現(xiàn)狀探析

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[摘要]中小學(xué)檔案管理工作是學(xué)校的重點(diǎn)工作之一,是一所學(xué)校科學(xué)管理水平的重要標(biāo)志。根據(jù)目前中小學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題,提出了創(chuàng)新檔案管理工作的對(duì)策。

[關(guān)鍵詞]中小學(xué)檔案管理工作現(xiàn)狀對(duì)策

中小學(xué)校檔案管理工作是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn),是反映學(xué)校各項(xiàng)工作規(guī)范化、科學(xué)化的重要載體。筆者根據(jù)檔案管理的有關(guān)法規(guī)和要求,結(jié)合自身的學(xué)習(xí)和工作體會(huì),就如何改進(jìn)中小學(xué)校檔案管理談點(diǎn)粗淺看法。

一、中小學(xué)校檔案管理工作的基本現(xiàn)狀

就目前中小學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀來(lái)看,由于歷史和現(xiàn)實(shí)的多種原因,主要存在以下幾方面的問(wèn)題:一是大部分學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足,更認(rèn)識(shí)不到做好檔案管理工作對(duì)學(xué)校各項(xiàng)工作的促進(jìn)作用;二是檔案管理人員缺乏。據(jù)了解,多數(shù)學(xué)校沒(méi)有專職的檔案管理人員,現(xiàn)有的檔案管理人員一般都是兼職的,且業(yè)務(wù)水平低下;三是檔案載體結(jié)構(gòu)單一。受條件和設(shè)備等方面的制約,許多中小學(xué)校的原始檔案多為紙質(zhì)打印檔案,仍有部分手工抄寫(xiě)、頁(yè)面規(guī)格不一的案卷,而電子、音像、磁盤(pán)等介質(zhì)的檔案卻很少;四是檔案收集很不完整。主要表現(xiàn)為多頭存放、多家管理、收集不及時(shí)、流失較多;五是管理?xiàng)l件不合格。不少學(xué)校沒(méi)有專門的檔案室(柜),不具備保管檔案所要求的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火等基本條件,檔案材料隨處散放,保管設(shè)備不齊全,直接影響著學(xué)校檔案的保管和使用效果。

二、搞好中小學(xué)校檔案管理工作的對(duì)策

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),提高認(rèn)識(shí)。提高中小學(xué)校全體教職工對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí),是做好學(xué)校檔案工作的前提。為此,教育主管部門要把檔案管理工作作為學(xué)校管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容,列入日常檢查、學(xué)期常規(guī)考核中。各學(xué)校要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),至少要確定一名副校長(zhǎng)分管此項(xiàng)工作。要經(jīng)常組織廣大教職工認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》,深入進(jìn)行檔案法律知識(shí)的學(xué)習(xí)和宣傳,使領(lǐng)導(dǎo)干部和全體師生員工都認(rèn)識(shí)到學(xué)校檔案工作的重要意義,堅(jiān)決杜絕檔案工作“說(shuō)起來(lái)重要、做起來(lái)次要、忙起來(lái)不要”的實(shí)用主義做法,扎扎實(shí)實(shí)地抓好學(xué)校檔案工作。必須確立現(xiàn)代化管理意識(shí),特別是檔案管理知識(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化,把知識(shí)和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標(biāo)。根據(jù)“以人為本,服務(wù)至上”的服務(wù)理念,把滿足社會(huì)家長(zhǎng)和學(xué)校的需求作為檔案管理工作的中心環(huán)節(jié)和價(jià)值趨向,以現(xiàn)念和創(chuàng)新思維來(lái)加強(qiáng)檔案管理,開(kāi)辟檔案管理發(fā)展的新途徑。同時(shí),要建立起一整套切實(shí)可行的檔案管理制度,按照《檔案法》要求,規(guī)范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法,使檔案工作做到有章可循,有法可依。要按上級(jí)檔案管理部門的要求,設(shè)立專職(或指定專人)負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。2.創(chuàng)造條件,規(guī)范建設(shè)。不管學(xué)校規(guī)模大小,均應(yīng)選派一名思想素質(zhì)好、責(zé)任心強(qiáng)、熟悉學(xué)校工作、懂得辦學(xué)規(guī)律和較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的同志負(fù)責(zé)檔案管理工作,并制定相應(yīng)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)制度,有計(jì)劃地培養(yǎng)檔案管理方面的專業(yè)人才,逐步中小學(xué)校檔案管理人員專業(yè)化、固定化。因此,各中小學(xué)校一方面要建立健全崗位責(zé)任制、檔案室管理制度、查閱制度、保密制度等,嚴(yán)格按規(guī)章辦事。另一方面要專門設(shè)立檔案室,所有檔案按文書(shū)類、教學(xué)類、學(xué)籍類、聲像類分別設(shè)櫥,配備六防(防火、防盜、防潮、防光、防蟲(chóng)、防鼠咬)實(shí)施,確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范。

3.轉(zhuǎn)變觀念,強(qiáng)化管理。隨著教育標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的全面展開(kāi),檔案管理工作也應(yīng)更新觀念,加快發(fā)展。如何實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、現(xiàn)代化,筆者認(rèn)為:首先,觀念要現(xiàn)代化,即要樹(shù)立中小學(xué)校檔案是重要的教育資源這一觀念。其次,在管理上要與時(shí)俱進(jìn),要確立加快發(fā)展中小學(xué)校檔案管理的理念,制訂一整套與現(xiàn)代化管理相適應(yīng)的管理體系和運(yùn)行機(jī)制。第三,要有計(jì)劃地逐步在檔案管理中實(shí)現(xiàn)管理科學(xué)化、技術(shù)現(xiàn)代化,即盡量采用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)和信息檢索終端等現(xiàn)代化辦公設(shè)施,收集、處理、傳遞檔案信息資料,提高檔案管理的信息化水平。因?yàn)闄n案管理工作的技術(shù)手段和設(shè)備條件是提高檔案工作效率,確保檔案服務(wù)工作質(zhì)量的重要條件,是檔案工作創(chuàng)新的硬件基礎(chǔ)。尤其計(jì)算機(jī)在檔案管理中的運(yùn)用,越來(lái)越顯現(xiàn)出科學(xué)性、方便性、實(shí)用性和重要性,同時(shí)也提高了工作效率。四是中小學(xué)校要在“農(nóng)遠(yuǎn)工程”的基礎(chǔ)上,加強(qiáng)計(jì)算機(jī)檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)應(yīng)用,建立校園網(wǎng)或?qū)W校網(wǎng)站,與周邊學(xué)校或名校建立長(zhǎng)期的網(wǎng)絡(luò)合作關(guān)系,逐步實(shí)現(xiàn)資源共享,將計(jì)算機(jī)作為檔案管理的重要工具,進(jìn)一步發(fā)揮學(xué)校檔案的重要作用。

4.規(guī)范整理,達(dá)標(biāo)上等。學(xué)校檔案工作應(yīng)堅(jiān)持“以我為主”的立卷歸檔原則,按月或按學(xué)期收集、整理、立卷、歸檔。在整理過(guò)程中,應(yīng)著重收集本學(xué)校形成的文件資料,上級(jí)針對(duì)本單位制發(fā)的文件材料,本單位公務(wù)活動(dòng)形成的重要會(huì)議材料等方面的材料。每學(xué)期檔案資料收集齊全后,要根據(jù)不同門類、不同載體按時(shí)間、分類別分別整理歸檔。同時(shí),要根據(jù)教育主管部門和檔案管理部門的要求,軟硬件同步推進(jìn),在各方面積極創(chuàng)造條件,使每一所學(xué)校的檔案管理工作達(dá)標(biāo)上等。

加強(qiáng)中小學(xué)校檔案管理工作,逐步建立健全學(xué)校檔案,有利于對(duì)學(xué)校各項(xiàng)工作的正確評(píng)估,有利于查找和使用歷史資料,而且有利于學(xué)校進(jìn)行實(shí)施科學(xué)管理。事實(shí)證明,只要努力把學(xué)校檔案管理工作做好、管好、用好,就一定能夠發(fā)揮檔案不可替代有應(yīng)有作用。

參考文獻(xiàn):

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