計算機管治學籍檔案的問題與對策

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[摘要]隨著計算機技術的迅猛發展，計算機廣泛應用于各個行業。計算機應用在檔案管理中可以減少很多操作失誤、提高工作的效率，然而計算機技術發展是一個完善的過程，即計算機技術在檔案管理的過程中存在一定的問題，本文針對目前高校學籍檔案管理存在的一些問題進行淺析，探討切實可行的解決方法及解決問題的對策。

[關鍵詞]計算機技術學籍檔案管理問題對策

一、計算機檔案管理

檔案在過去和現在對國家機構、社會組織及個人對從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等有價值的各種文字、圖表、聲像的信息進行保存，并以不同的形式記錄存檔。新世紀以來，計算機技術的成熟和發展為檔案管理工作提供了一個全新的技術手段，使計算機檔案管理逐步在檔案界嶄露頭角。隨著數字化信息時代的發展，數字化的檔案信息速度成倍增長，快、準、精、有效已成為時代的主題，采集收納范圍廣闊。然而，現有檔案計算機管理系統僅僅只對這些信息進行檢索和簡單小型的系統分析，遠遠不能最大限度滿足檔案管理工作和檔案存檔工作的需求。使得這些檔案信息在數字化后不能得以充分利用，造成了大量人力、財力、物力的浪費，怎樣切實有效地加強和完善計算機技術在檔案管理工作中的應用具有重大的意義。

二、目前高校計算機在檔案學籍管理中存在的主要問題

1.學籍管理制度不完善

學籍檔案形成過程時間長、來源相對分散、涉及的部門較多、工作數量大，但普遍高校學籍檔案管理沒有一致的、統一的、符合實情的、切實可行的規章制度。管理制度的落后，計算機學籍檔案管理過程的隨意性大，是造成學生學籍檔案在收集建檔、整理歸宗、核對鑒別等各個環節問題多、不健全的主要因素之一。不規范的、落后的管理制度，導致各職能管理部門職責范圍不清，對于已出現的問題相互推脫，部門之間通氣不夠、欠缺合作，造成學生檔案管理工作的不嚴謹、不科學、不完善。

2.檔案管理人員的文化素質低

高校檔案管理人員普遍缺乏崗前檔案管理專業培訓，對新技術掌握力度不足，計算機管理學籍檔案技能不夠熟練，僅僅靠自身的實踐學習難以迅速達到目前檔案管理標準，更難以達到崗位要求。

3.對學籍檔案的存儲和重視程度不高

學籍檔案管理模式落后，檔案保存方法陳舊、技術相對落后，給計算機技術在學籍檔案管理中帶來了諸多問題。此外，領導對計算機學籍檔案保存的意義認識不夠，沒有形成規范有效的管理機制、人員培養及激勵機制等相關體系；相關各部門管理人員工作積極性不高，人員流動復雜，這樣容易導致學籍檔案的信息不全、不真實、不完整、嚴重的甚至導致檔案信息丟失。

4.檔案管理過程中的安全隱患

在使用計算機管理檔案的過程中，計算機病毒傳播迅速，計算機易受病毒侵染，破壞我們的計算機系統，損壞我們的檔案系統和文件，導致檔案資料的泄露，甚至丟失；在網絡技術發展的同時，黑客技術也在迅猛發展，管理人員缺乏有效的防御手段，導致數據庫被盜、刪除、修改，甚至造成數據庫崩潰，系統癱瘓。

三、高校計算機檔案學籍管理的對策

1.建立健全的檔案管理系統和具體實施方案

欲使計算機技術在學籍檔案管理工作中走上嚴謹、科學、完善、規范化的軌道。各職能部門應建立健全的資料收集整理、檔案的保管保密等各項管理制度，各部門應做到有章可循、有法可依、有據可查、照章辦事。各部門應加強協調管理，切實改變各管理部門“各人自掃門前雪，休管他人瓦上霜”的局面；部門與部門之間缺乏溝通和聯系，鑒于以上情況，各級領導應該重視和加強制度管理建設，使學籍檔案工作的規章制度與其他管理制度得到正常有序的貫徹實施。

2.提高檔案管理人員的文化素質

采取措施加強管理工作人員的計算機水平，一是管理人員結構的優化；加快檔案人員計算機知識結構的普及，進行多層次的選拔和培養人才，從而壯大檔案管理人員隊伍；二是把培訓檔案管理人員的工作作為一個重要的項目來抓，著實的、事實的、多種形式地展開計算機技術管理培訓，從另外一個層面上提高廣大檔案人員計算機技術管理知識，是檔案工作界信息技術改革的重要對策

3.提高對檔案管理的保存

按照《中華人民共和國保守國家秘密法》和《中華人民共和國檔案法》的法規對收藏檔案進行秘密管理；檔案室應具備良好的設施環境和防盜、防火、防潮等安全措施，保證檔案文件的完整無缺，要不間斷的更新檔案的存儲管理，要編寫檔案總目錄、分類目錄等檢索工具，便于存儲保管與提供快速的查詢，各部門領導應該高度重視更新觀念，加快檔案管理的意識，提高檔案工作的思想認識，提倡改革檔案管理制度及模式，充分重視計算機技術在檔案管理中的應用，其次培養高素質高水平的檔案管理人才，逐步培養他們對檔案管理的熱愛和對檔案管理工作環境的熟悉，增強各部門之間的溝通合作。

4.提高計算機檔案管理的安全實施對策

為了防范計算機受病毒的入侵，確保檔案文件的保密安全性，檔案管理部門理應使用正版軟件，拒絕盜版。防毒軟件的選擇應選用實時類反病毒軟件，實時監控計算機系統的進程，對類似的病毒及早發現，并盡早對其進行清除。另外，應對計算機病毒種類不斷更新和變異，檔案部門應及時升級更新反病毒軟件，以提高殺病毒的力度和及時有效地清除病毒。

加強網絡系統監控，及時備份數據。目前有多種網絡安全策略，它們是：（1）登錄訪問控制，即在用戶登錄時設立賬號和密碼，并對密碼采取加密的保護形式；（2）訪問網絡的控制，是針對非法操作而提出的一種自我安全措施。（3）設置安全防火墻，防火墻工具是用來阻止網絡黑客攻擊破壞網絡系統的屏障，以隔絕外界網絡的干擾，此外，管理員應定期對數據進行拷貝存盤，并予刻盤備份保存，便于在數據庫遭污染和破壞時能及時地恢復數據。

總之，計算機技術給各個高校學籍檔案工作者提供了簡潔、快速的管理工具，針對計算機在管理檔案中存在的突出問題，探討實際可行的解決方法及解決問題的對策，使檔案管理制度化、科學化、規范化，及時、準確、有效的為各高校和社會服務。相關管理人員應合理地開發、維護和使用計算機，不斷的提高學籍檔案管理人員自身的素質和計算機的管理水平，就能夠使學籍檔案管理的水平邁上一個新臺階，學籍檔案管理的前景將會一片光明！