流動(dòng)人員檔案管治的分析

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【摘要】本文針對(duì)當(dāng)前流動(dòng)檔案管理中存在的問(wèn)題,進(jìn)行了分析與思考,提出了可行的解決問(wèn)題的辦法。

【關(guān)鍵詞】流動(dòng)人員檔案管理思考

流動(dòng)人員檔案管理工作,隨著流動(dòng)人員數(shù)量的增長(zhǎng)、人才流動(dòng)速度的加快以及人才流動(dòng)方式的增多,越來(lái)越成為人才服務(wù)機(jī)構(gòu)和檔案管理部門迫切需要引起重視并加以解決的突出問(wèn)題。適時(shí)妥善解決這一問(wèn)題,有利于流動(dòng)人員在不同行業(yè)、地區(qū)之間實(shí)現(xiàn)無(wú)障礙流動(dòng),極大地克服人才流動(dòng)過(guò)程中不必要的社會(huì)消耗,也有利于提高人才社會(huì)化評(píng)價(jià)效應(yīng),加快形成行之有效的人才評(píng)價(jià)機(jī)制,并使人才服務(wù)機(jī)構(gòu)在為廣大人才服務(wù)的過(guò)程中形成服務(wù)標(biāo)準(zhǔn),提升服務(wù)水平。

1存在的問(wèn)題

從近幾年流動(dòng)人員檔案管理情況看,流動(dòng)人員的范圍在擴(kuò)大,數(shù)量在增多,流動(dòng)人員檔案數(shù)量增加較快,來(lái)源渠道較復(fù)雜。但政府人事部門人才服務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案管理遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒(méi)有及時(shí)跟上,存在著較多問(wèn)題,主要有:

1.1檔案管理缺乏權(quán)威性

中共組織部、人事部《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》明確縣以上人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)為流動(dòng)人員檔案管理機(jī)構(gòu)。但在實(shí)際執(zhí)行中,許多三資企業(yè)、民營(yíng)企業(yè)等中小企業(yè)擅自接收、保管人事檔案的現(xiàn)象比比皆是,甚至有些用人單位還把保管人事檔案作為限制人才流動(dòng)的有效手段。特別是對(duì)于大中專院校畢業(yè)生,由于就業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)需要,人事、勞動(dòng)、教育等部門都還保留著一部分檔案管理事務(wù),民間人才(勞務(wù))中介機(jī)構(gòu)大量存在事實(shí)上的保管、流轉(zhuǎn)檔案等違規(guī)行為。可以說(shuō),政府人事部門人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)在流動(dòng)人員檔案管理上的權(quán)威沒(méi)有真正樹(shù)立起來(lái)。

1.2檔案管理缺乏時(shí)效性

由于社會(huì)環(huán)境因素,人檔分離、人戶分離現(xiàn)象廣泛存在,人事檔案不能及時(shí)有效地跟隨流動(dòng)人員流轉(zhuǎn),人事檔案管理單位之間缺乏有效的聯(lián)系通道,進(jìn)入渠道寬,但流轉(zhuǎn)渠道不暢,死檔多,活檔少。特別是大中專畢業(yè)生的人事檔案,除少量檔案能隨畢業(yè)生進(jìn)入用人單位或所在地人才市場(chǎng)外,有的院校規(guī)定由本校保管一年或兩年,有的院校委托所在地人才機(jī)構(gòu)保管或直接寄回畢業(yè)生原籍教育部門,有的院校由學(xué)生隨身攜帶,造成畢業(yè)生檔案管理上的混亂無(wú)序。一旦需要人事檔案,相當(dāng)多的畢業(yè)生不知道本人檔案存于何處,如何辦理流轉(zhuǎn)手續(xù)。

1.3人事檔案缺乏可用性

流動(dòng)人員檔案主要是大中專畢業(yè)生檔案,形成于學(xué)校,主要是入學(xué)材料,學(xué)籍記錄和畢業(yè)生登記表,只能記載學(xué)生階段的有關(guān)情況,畢業(yè)工作后所從事的實(shí)際工作、工作能力、表現(xiàn)、成績(jī)以及成長(zhǎng)過(guò)程,則缺乏真實(shí)有效、全面及時(shí)的記載。對(duì)于流動(dòng)人員,哪些材料應(yīng)進(jìn)入個(gè)人檔案,通過(guò)何種渠道進(jìn)入個(gè)人檔案,檔案材料需要達(dá)到什么目的,起到何種作用則往往不知所以。檔案的可用率不高,可信度不夠,實(shí)際利用率非常低。

2原因分析

分析造成以上問(wèn)題的原因,主要有如下幾點(diǎn):

2.1人事制度的變化造成社會(huì)重視程度降低

我們現(xiàn)行的干部人事制度是在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下形成的,個(gè)人與單位是人身依附關(guān)系,個(gè)人檔案由用人單位建立、補(bǔ)充并經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的渠道流轉(zhuǎn)。隨著干部人事制度改革的深化,個(gè)人與單位的工作關(guān)系發(fā)生了深刻變化,除公務(wù)員外,事業(yè)單位實(shí)行全員聘用正在實(shí)施,編外聘用、臨時(shí)聘用、特定工作聘用、人才派遣等新的用人形式正在出現(xiàn)并蓬勃發(fā)展,三資、民營(yíng)企業(yè)等非國(guó)有經(jīng)濟(jì)成分在經(jīng)濟(jì)總量中構(gòu)成的比例越來(lái)越大,用人方式更為靈活,形式更多樣化,原有的人事管理的內(nèi)容、管理方式及社會(huì)作用在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下,在新的經(jīng)濟(jì)成份主體中,顯得明顯不適應(yīng),甚至有人認(rèn)為流動(dòng)人員檔案可有可無(wú),可用可不用。

2.2人事檔案的作用在就業(yè)輔導(dǎo)中未得到重視、宣傳

廣大流動(dòng)人才特別是大中專畢業(yè)生對(duì)于我國(guó)人事制度和人事檔案缺乏了解,是造成個(gè)人對(duì)檔案不關(guān)心、不重視的重要原因。廣大流動(dòng)人才對(duì)于自身檔案的作用,建檔的要求不甚明了,認(rèn)為那是組織人事部門或人力資源管理部門的,參與性、主動(dòng)性不夠。在工作中,我們經(jīng)常遇到流動(dòng)人員要求人才中心出具這樣那樣證明,辦理這樣那樣手續(xù),但當(dāng)我們查閱檔案資料時(shí),卻發(fā)現(xiàn)該流動(dòng)人員未報(bào)到,未登記,無(wú)記錄,無(wú)檔案。向其解釋有關(guān)政策,辦事程序,有些流動(dòng)人員往往表示不理解,太麻煩,甚至認(rèn)為是人才服務(wù)機(jī)構(gòu)官僚作用,有意刁難。

2.3有關(guān)單位檔案管理政策措施不一致,造成流動(dòng)人員檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不匹配

一是組織、人事、勞動(dòng)、教育等部門對(duì)檔案管理的內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)、時(shí)間、職責(zé)的要求相互不統(tǒng)一,人才市場(chǎng)與勞動(dòng)力市場(chǎng)、大中專畢業(yè)生就業(yè)市場(chǎng)相互不能貫通。二是沒(méi)有建立統(tǒng)一的人才評(píng)價(jià)機(jī)制,流動(dòng)人才特別是大中專畢業(yè)生,在不同的市場(chǎng)機(jī)制下有不同的人才評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)和人事檔案管理要求,檔案材料不能匹配兼容。三是流動(dòng)人員檔案流動(dòng)機(jī)制不暢通,不同的單位,不同的地區(qū),對(duì)流動(dòng)人員檔案的要求不一致,因而在檔案的相互流轉(zhuǎn)過(guò)程中,轉(zhuǎn)出方認(rèn)為材料合格齊備,接收方認(rèn)為不合格,不完備。接收方認(rèn)為是必備材料,但轉(zhuǎn)出方認(rèn)為不需要提供,造成流轉(zhuǎn)過(guò)程中不必要的社會(huì)消耗。

3解決問(wèn)題的辦法

針對(duì)流動(dòng)人員檔案管理中存在的問(wèn)題,筆者建議:

3.1人才服務(wù)機(jī)構(gòu)要強(qiáng)化職能,彌補(bǔ)職能缺失

中組部、人事部已就流動(dòng)人員檔案管理范圍、職責(zé)做出了明確的規(guī)定,政府人事部門的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)宣傳力度,增強(qiáng)工作的主動(dòng)性,樹(shù)立自身在流動(dòng)人員檔案管理工作中的權(quán)威,同時(shí)要根據(jù)流動(dòng)人員檔案管理特點(diǎn),出臺(tái)相關(guān)配套政策和管理措施,使流動(dòng)人員檔案管理有標(biāo)準(zhǔn)、有程序、有制度,增強(qiáng)流動(dòng)人員檔案管理的透明度,可信度,提高利用率,從而發(fā)揮此項(xiàng)工作的社會(huì)效益。

3.2各級(jí)政府要加大投入,提高檔案管理水平

各級(jí)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)是公益性的事業(yè)單位,流動(dòng)人員檔案管理既不能以盈利為目的,又要為廣大人才提供優(yōu)質(zhì)、方便、快捷的服務(wù),公共財(cái)政就必須加強(qiáng)對(duì)此項(xiàng)工作的投入。要按照檔案管理法律法規(guī)政策,抓好檔案硬件建設(shè),改善檔案管理?xiàng)l件。各級(jí)組織人事部門要重視流動(dòng)人員檔案管理工作,加強(qiáng)檢查,督促。可以通過(guò)開(kāi)展達(dá)標(biāo)、晉升等級(jí)、獎(jiǎng)懲等措施推動(dòng)工作。要加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè),克服臨時(shí)觀念、非專業(yè)觀念,選調(diào)政治素質(zhì)好、有奉獻(xiàn)精神的人員從事檔案管理工作,享受專業(yè)技術(shù)職務(wù)工資補(bǔ)貼。

3.3加強(qiáng)流動(dòng)人員檔案工作力量的整合

教育部門和有關(guān)高校要在畢業(yè)生就業(yè)輔導(dǎo)中加入相關(guān)社會(huì)知識(shí)培訓(xùn),使畢業(yè)生了解我國(guó)的人事制度、檔案制度、戶籍制度,順利跨出校門,融入社會(huì)。消除人才市場(chǎng)、大中專畢業(yè)生就業(yè)市場(chǎng)、勞動(dòng)力市場(chǎng)之間的體制性障礙,使流動(dòng)人員檔案在不同的市場(chǎng)環(huán)境中即具有不同特點(diǎn),又相互融合貫通,充分發(fā)揮流動(dòng)人員檔案的社會(huì)作用,使全社會(huì)特別是流動(dòng)人員重視檔案,相信檔案,自覺(jué)需要、自覺(jué)運(yùn)用檔案。

3.4嚴(yán)格執(zhí)行檔案法規(guī),規(guī)范管檔單位行為,提升檔案管理水

各級(jí)組織、人事、勞動(dòng)、教育部門要對(duì)各級(jí)單位管檔人員進(jìn)行培訓(xùn),加強(qiáng)道德修養(yǎng),提高管理業(yè)務(wù)水平,按照《檔案法》和中組部干部人事檔案目標(biāo)管理要求,做好各項(xiàng)檔案管理工作,對(duì)納入流動(dòng)人員的人事檔案不拿、卡,扣,更不能借檔案保管的權(quán)力,進(jìn)行打擊報(bào)復(fù)。該放入流動(dòng)人員檔案的檔案材料一定要放入,該向人員人才服務(wù)機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)移的及時(shí)轉(zhuǎn)移,管檔單位和管人人員要本著以人為本,為流動(dòng)人員和其人事檔案負(fù)責(zé)的精神,齊心合力,齊抓共管,把流動(dòng)人員的人事檔案管理工作切實(shí)落到實(shí)處。