信息時代的檔案管理論述

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一、強化文秘工作人員管理意識是前提

使文秘人員明晰文秘工作和檔案管理工作關系，強化文秘人員檔案管理意識是推行檔案管理科學化及信息化的基礎。在實踐中，許多文秘工作人員并不認為檔案管理是自己的份內工作之一，缺乏在工作中對重要文件歸檔的意識就成為了在行政崗實現檔案管理高效化的桎梏。針對這點，筆者認為明確文秘工作中檔案管理范圍及增強文秘工作者管理意識便成為了切實可行之策。文秘工作多涉及公司機密文件及信息，上呈下傳的文件材料要經過領導批閱、文件傳遞、催辦及歸檔等環節，任何環節如何出現紕漏都會影響整個公司及單位的運作。兼任檔案管理工作的文秘人員都要對文件和公文形成一定科學化的評估，根據文件的類別和重要程度選擇性的歸檔，樹立起檔案管理的初步意識。

二、提供文秘工作人員立卷歸檔技巧是重要途徑

細化文秘人員檔案管理技巧是促進公司及單位檔案管理高效化的重要途徑之一。文秘工作綜合性強的特點使得文秘工作者必須是個“雜家”上到公司單位的方針政策小到分發文件和傳達信息都在文秘的職責范圍之內，工作內容的復雜性也使得公司單位的文件也十分多樣明確公司單位各種文件類型，不遺漏、不重復是做好檔案管理工作的基礎。另外，學會甄別文件價值也是令歸檔工作成功的重要方式。在日常工作中，每個單位或公司要產出大量的材料及文件且并不是每個文件都需要整理立卷歸檔的，在一系列文件中甄別出具有存儲價值的，在整理是注意將該文件的全部資料搜集齊全，按照從上到下的順序統一裝訂成冊使資料變為文件。

三、利用信息技術扎實專業知識提高檔案管理效率是關鍵

高速發展的信息技術為文秘工作人員在管理檔案方面提供了理論保障，文秘人員檔案管理意識淺薄一直是阻礙公司形成科學檔案管理系統的桎梏。目前大多數文秘工作者并沒有將自己劃分為“管理者”這種管理意識的單薄使得傳統文件處理方式一直占主導地位。在利用信息技術方面筆者有兩條建議：第一，檔案管理電子化。將文秘工作與檔案管理工作鏈接起來的主要是“公文”。傳統的檔案管理方式集中于紙質管理，但隨著信息技術突飛猛進的發展將電子檔案管理技術納入檔案管理系統不僅可以彌補紙質檔案管理的不足兩者還可以在應用中不斷相互學習，取長補短。電子檔案管理實質上推動了文秘工作與檔案管理的一體化進程，文秘工作者可以根據需要，建立檔案之間的多維聯系，只要在檢索軟件中表明紙質檔案的存放位置就可以方便且高效的找到對應的文檔，電子檔案管理即使紙質檔案管理的有益補充又極大的便捷了文秘工作。第二，引入計算機管理系統。計算機識別技術可以有效的規整文件類型，減少因文件格式不規范而引起的失誤。現代化的檔案分類、儲存及調出手段使得人為因素影響大大降低。另外，計算機管理系統信息化的交流平臺可以有效降低新舊文件替換滯后的問題，實現文件的上下統一。

結語

許多公司及單位的秘書都兼任檔案管理職責，公文和文件是將文秘工作與檔案管理工作有機聯系起來的主要環節。作為秘書工作產物的文件又是檔案管理材料的直接來源，因此將檔案管理工作與文秘工作有機結合有其客觀必要性。社會科技及計算機技術的高速發展為文秘檔案管理提供了理論及實踐依據，本文筆者共提出三項切實可行的措施，以供參考。

作者：梁佐銳單位：廣西玉柴機器股份有限公司