管窺醫(yī)院提升財(cái)務(wù)檔案管理質(zhì)量

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一、醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理涵蓋的主要內(nèi)容

（一）財(cái)務(wù)檔案管理要遵循國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定

財(cái)務(wù)管理中的重點(diǎn)是定期要對(duì)會(huì)計(jì)憑證、帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表進(jìn)行統(tǒng)計(jì)的整理和裝訂，裝訂成冊(cè)后的要由單位檔案室存檔。其中，值得注意的問(wèn)題是，在存檔時(shí)，必須要由財(cái)務(wù)主管核對(duì)。任何人調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案，都要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批手續(xù)，審批手續(xù)要由單位一把手簽字生效。檔案保存有年限規(guī)定，如果檔案需要銷毀，要由上級(jí)部門和檔案部門共同簽署文件，實(shí)現(xiàn)主管會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)經(jīng)理的共同監(jiān)督。銷毀檔案要填寫《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》，同時(shí)，《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)長(zhǎng)期保存。如果會(huì)計(jì)人員發(fā)生工作變動(dòng)，需要及時(shí)辦理會(huì)計(jì)檔案移交，雙方交接手續(xù)要完備準(zhǔn)確。對(duì)于會(huì)計(jì)憑證，要明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，詳細(xì)記錄好憑證名稱、填寫日期、業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量等，會(huì)計(jì)憑證要認(rèn)真保管，要及時(shí)登記造冊(cè)。單位的財(cái)務(wù)部門要設(shè)置現(xiàn)金帳和銀行存款帳戶，日記帳和總帳都要符合單位的明細(xì)帳，要做到登記的數(shù)字準(zhǔn)確、及時(shí)有根據(jù)、內(nèi)容詳實(shí)，要求是隨時(shí)查閱時(shí)都能一目了然資金的使用方向。各種帳簿每個(gè)月都要進(jìn)行細(xì)致核對(duì)，要做到帳與證相符合，帳與實(shí)際相符合，帳帳相符、帳表相符。每個(gè)月都要對(duì)這一個(gè)月以內(nèi)的所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)納入財(cái)務(wù)管理，任何一筆資金使用都要有財(cái)務(wù)主管或一把手簽字生效，沒(méi)有簽字生效的帳目不進(jìn)行計(jì)算機(jī)儲(chǔ)備。

（二）現(xiàn)階段醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理的弊端

當(dāng)前的醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理中存在一些不足之處。比如案卷質(zhì)量不高的問(wèn)題是共性問(wèn)題。財(cái)務(wù)資料作為經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)反映，是執(zhí)行情況的重要依據(jù)。財(cái)務(wù)檔案的收集和裝訂都應(yīng)該是由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)的專業(yè)會(huì)計(jì)人員來(lái)整理的，財(cái)務(wù)檔案質(zhì)量好壞，取決于財(cái)務(wù)人員的工作能力和財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任人的監(jiān)督審核。當(dāng)前，會(huì)計(jì)職能不斷弱化，對(duì)會(huì)計(jì)人員的監(jiān)督措施相對(duì)較小，合法的會(huì)計(jì)資料有時(shí)會(huì)掩蓋一些經(jīng)濟(jì)違法行為。現(xiàn)階段財(cái)務(wù)檔案在醫(yī)院并沒(méi)有設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，財(cái)務(wù)檔案的安全性和保密性得不到保證。沒(méi)有檔案部門的專職管理，沒(méi)有具體規(guī)章制度制約檔案管理人員，檔案管理的私密性得不到充分滿足。會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)資料、數(shù)據(jù)系統(tǒng)管理都不健全。隨著我國(guó)醫(yī)療體制的發(fā)展和健全，各種醫(yī)療制度營(yíng)運(yùn)而生，醫(yī)院財(cái)務(wù)管理制度沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行更新和調(diào)整，隨著醫(yī)院規(guī)模不斷壯大，醫(yī)療業(yè)務(wù)種類迅速增多，這二者之間的矛盾日益激化。同時(shí)，當(dāng)前醫(yī)院正常運(yùn)營(yíng)中，并沒(méi)有充分利用好財(cái)務(wù)檔案的作用，財(cái)務(wù)檔案在形成后，沒(méi)有更多的服務(wù)于醫(yī)院日常運(yùn)行。根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定，醫(yī)院在形成會(huì)計(jì)檔案后，在年終時(shí)，要由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管，統(tǒng)一裝訂、統(tǒng)一移交。財(cái)務(wù)檔案管理是一項(xiàng)重要的財(cái)務(wù)制度，醫(yī)院行業(yè)的嚴(yán)肅性和準(zhǔn)確性，要求財(cái)務(wù)檔案管理工作要具有必然的受重視性。

二、提高財(cái)務(wù)檔案管理質(zhì)量的主要途徑

（一）完善財(cái)務(wù)檔案管理的監(jiān)督機(jī)制

醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜細(xì)致的工作，具有內(nèi)容多、類型全的特點(diǎn)。財(cái)務(wù)檔案從收集開始，就要使用專門的人員進(jìn)行操作，在裝訂過(guò)程中要尤其重要，要符合裝訂要求，要求會(huì)計(jì)人員熟悉財(cái)務(wù)檔案的規(guī)范化流程。財(cái)務(wù)管理檔案管理監(jiān)督，要從源頭上抓起，從檔案收集到檔案裝訂和分類歸檔都要由專人負(fù)責(zé)，避免相互推脫責(zé)任。財(cái)務(wù)檔案管理的重點(diǎn)在于啟用嚴(yán)格的監(jiān)督機(jī)制，嚴(yán)格的監(jiān)督機(jī)制要求一把手過(guò)問(wèn)制，專業(yè)人員把關(guān)制度。財(cái)務(wù)檔案的基本知識(shí)和操作技能不同于別的行業(yè)，財(cái)務(wù)檔案管理具有其完整性和安全性特點(diǎn)。建立良好的監(jiān)督機(jī)制，有助于將財(cái)務(wù)管理制度納入醫(yī)院整體監(jiān)督環(huán)節(jié)中，讓財(cái)務(wù)檔案管理制度與日常管理工作緊密結(jié)合，確保檔案的完整性。

（二）建立財(cái)務(wù)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)機(jī)制

財(cái)務(wù)人員應(yīng)該是具有專業(yè)財(cái)務(wù)知識(shí)的人才隊(duì)伍，檔案管理人員也應(yīng)該具備檔案管理的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，財(cái)務(wù)檔案管理人員，至少應(yīng)該是二種人才的復(fù)合體，是一種明顯的復(fù)合型人才。一邊要遵循財(cái)務(wù)制度，一邊要尊重檔案管理法律規(guī)定，將二者良好的結(jié)合起來(lái)，才是財(cái)務(wù)檔案管理人員的工作任務(wù)。所以，針對(duì)當(dāng)前財(cái)務(wù)檔案管理人員缺乏的事實(shí)，醫(yī)院應(yīng)該建立財(cái)務(wù)檔案人員培訓(xùn)機(jī)制，把培訓(xùn)作為一種常態(tài)長(zhǎng)期堅(jiān)持下去。鼓勵(lì)財(cái)務(wù)檔案人員積極參加財(cái)政局及檔案局每年舉辦的繼教培訓(xùn)，不斷提高自身的專業(yè)素養(yǎng)。以檔案管理為主，以財(cái)務(wù)知識(shí)為輔，建立人才考核機(jī)制，把競(jìng)爭(zhēng)和考核作為培訓(xùn)的考察內(nèi)容。這樣的方式，能讓財(cái)務(wù)檔案管理人員，充分認(rèn)識(shí)到自己工作的重要性，感受到自己的工作價(jià)值，明確自己在醫(yī)院運(yùn)行中的中心環(huán)節(jié)的地位。個(gè)人的自我滿足感得到提升，是對(duì)工作最有力推動(dòng)作用，這樣，財(cái)務(wù)檔案管理人員可以充分認(rèn)識(shí)到個(gè)人對(duì)于企業(yè)的重要作用，在增強(qiáng)自身自信心的同時(shí)，為醫(yī)院發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

（三）采用信息自動(dòng)化管理方式

人類早已經(jīng)進(jìn)入到計(jì)算機(jī)年代，計(jì)算機(jī)已經(jīng)代替了原有的計(jì)算和統(tǒng)籌。計(jì)算機(jī)在信息管理方面顯露出來(lái)的優(yōu)勢(shì)不言而喻。現(xiàn)代電子技術(shù)的廣泛應(yīng)用，大大提高了管理效率。醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案，可以在很大程度上采取電子數(shù)據(jù)技術(shù)，比如對(duì)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、計(jì)算、編號(hào)、查詢、核算、報(bào)表、分類等等。信息化計(jì)算具有強(qiáng)大的核算功能，這一功能對(duì)于財(cái)務(wù)檔案管理尤為重要。電子檔案與文本檔案共同存在，是對(duì)檔案管理的雙重保證，這種保障可以最大限度的減少檔案數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤率，切實(shí)保障檔案的完整和準(zhǔn)確。醫(yī)院作為社會(huì)行業(yè)中非常重要的一個(gè)分支，在人民生產(chǎn)生活中具有重要地位，醫(yī)院財(cái)務(wù)管理決定醫(yī)院的發(fā)展基礎(chǔ)，財(cái)務(wù)檔案管理質(zhì)量關(guān)系到醫(yī)院參考數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，做好醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理可以為醫(yī)院運(yùn)行發(fā)展積累良好的人文基礎(chǔ)，可以為醫(yī)院級(jí)別晉升提供有效的基礎(chǔ)保證。

作者：李嫚單位：四川省安岳縣人民醫(yī)院