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    探討人事檔案管理的障礙和策略

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    探討人事檔案管理的障礙和策略

    一、目前人事檔案管理工作中存在的問題

    (一)對人事檔案管理的重要性認識不夠

    大部分的事業單位只關注生產管理,關注經濟效益,人事檔案工作并不能帶來直接的經濟效益,取得的成績也不容易被關注。長期以來,大部分人包括部分領導對人事檔案工作的認識只停留在抄抄寫寫、整理資料這些簡單的文字性工作上,認為人事檔案工作不能創造經濟效益,不能與生產工作相提并論,對人事檔案管理的重要性認識不夠。

    (二)管理人員水平有待提高

    目前正在大力開展人事制度改革,很多事業單位都進行了比較大的機構調整,都要求競聘上崗,人事檔案管理人員的崗位也存在變動,然而很多人沒有進過檔案知識培訓,對檔案的重要性意識不夠,對檔案業務工作(檔案收集、整理、裝訂)不太熟練,很難適應檔案管理工作。

    (三)人事檔案工作缺乏力度,檔案資料及時性差目前在很多事業單位,對檔案工作重視度不夠,也沒有制定完善的檔案收集歸檔工作制度,在工作中也無法嚴格執行,很多相關部門也不積極配合檔案收集工作,導致檔案收集工作常常處于被動的狀態,無法及時完成工作。單位沒有形成檔案監督部門,檔案工作人員工作也不太嚴謹,很多的收集歸檔的檔案材料存在資料不全、失真的現象。而且在事業單位中往往都存在人才流失的問題,人才流動性很大,很多人都選擇下海,這樣相關的檔案資料就要及時更新,盡量做到檔案隨著人走,盡量不要造成廢檔,浪費資源。

    (四)人事檔案管理缺乏科學性、信息化力度不夠

    人事檔案管理目前也順應時代的潮流,采用信息管理模式,但是很多事業單位人事檔案管理只是停留在表面,很多先進的計算機技術手段沒有得到充分利用,比如有的事業單位建立了自己的人事檔案管理系統,將所有個人檔案資料都輸入到人事管理系統中,基本實行無紙化閱檔。然而大部分的事業單位還是習慣手工操作,手工操作的缺點就是浪費紙張、工作效率低、不善保存。

    二、事業單位人事檔案管理工作的建議與對策

    (一)加強領導對檔案工作的認識、建立完善的管理制度

    根據目前的情況來看,大部分事業單位的領導沒有對檔案工作的重要性有正確的認識,這就給檔案管理工作帶來一定的阻礙。如果想進一步的做好人事檔案管理工作,首先必須加強單位領導對檔案管理工作的重視,建立檔案管理領導小組,在平時的工作中,要認真聽取檔案工作人員反應的情況,并及時解決檔案工作遇到的問題。管理部門結合人事檔案管理工作的實際和社會現實需要,制定完善的檔案管理規定。在日常人事檔案工作中必須嚴格執行指定的相關的規章制度。

    (二)加強檔案工作的基礎建設的重視

    檔案管理工作的基礎建設最主要就是建立專用檔案庫房。標準的檔案庫房的標準:

    1.防火防潮;

    2.配備空調、滅火設備;

    3.配備鐵質的檔案柜;

    4.建立檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室;

    5.配備相應的計算機管理設備;

    6.定期檢查檔案庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施和安全措施。

    (三)加強人事檔案管理人員隊伍的業務素質

    因為人事檔案對當事人的各方面影響很大,這就對檔案管理人員提出更高的要求,這就要求從事檔案工作的職工必須作風正派、責任心強、思想先進,還要加強對檔案管理人員的業務能力培養和政治思想的培訓,同時也要加強了解檔案管理的重要性,不斷的學習新的技術和先進的管理手段,爭取最大限度的發揮他們的工作積極性和創造性,只有這樣才能進一步的做好檔案管理工作。

    (四)加強人事檔案管理現代化和信息化建設

    隨著科技的不斷發展創新,事業單位想進一步提高人事檔案的工作效率,必須引進先進的科學技術手段,建立相應的檔案系統,利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術,在計算機中建立完整的檔案資料庫,通過掃描將文字、圖片等資料存儲到計算機中,就能徹底實現人事檔案的無紙化辦公,而且紙質檔案資料和電子數據格式資料兩種形式共存,就更能延長檔案的使用年限,查閱相關檔案的時候也不用費勁的去翻閱紙質存檔,只需在計算機中操作就行,不僅方便查閱,還大大提高了檔案管理工作的效率。

    作者:沈紅霞單位:寧夏平羅縣人力資源和社會保障局

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