醫院檔案管理問題和對策研討

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一、醫院檔案管理中存在的問題

（一）醫院檔案管理制度不健全

管理制度不健全，有些單位制定的檔案管理規章制度形同虛設，甚至沒有建立相關制度。到目前為止，醫院檔案的管理還沒有一整套科學統一的管理體系。通過走訪，了解到大部分醫院對納入檔案管理的內容沒有明確的要求或統一的管理標準和模式，也沒有制定統一的立卷歸檔制度。各醫院根據自己的理解和實踐在進行管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理。由于管理制度不完善，有價值的文件材料得不到足夠的重視和統一收集，造成檔案收集效率不高，信息管理與檔案管理嚴重脫節，失去了檔案工作的完整性，醫院信息資源缺乏整合性，跟不上新時期發展的需要，不利于科學管理。

（二）醫院檔案管理機構不健全，監管不力

由于歷史的原因和醫院行業管理的要求，檔案管理類別不明，醫院綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、房產檔案和部分實物檔案、音像檔案等，而醫療文書檔案、x線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案、會計檔案、醫療設備檔案等都分屬各個科室分散管理，形成了多部門管理檔案的格局，分工不明，多頭管理不利于檔案的完整和安全。設置管理全院檔案的獨立檔案管理機構很少，特別是一些較大醫院，科室工作部門多，更是缺乏統一的檔案管理網絡。由于機構的不健全，不規范，致使對檔案監管不力，缺乏對各工作部門、各科室檔案管理的監督、檢查。

（三）檔案管理專業人員配備不足，能力素質有待提高

在醫院管理中，檔案管理專業的人員較少，很多醫院配備的檔案工作人員并非本專業畢業，學歷偏低，再加上醫院對于檔案管理培訓意識淡薄，檔案管理人員進修學習的機會不多，造成醫院檔案人員隊伍在專業素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與新時期檔案管理的發展要求有一定的差距。工作人員對檔案管理工作沒有一個清楚地認識，未掌握工作上的專業操作，或責任心不強，應付了事。如此的人員配備不專業，導致了管理人員的思想觀念、管理水平跟不上時代的發展，缺乏創新和活力，檔案管理低效、人員不穩定，不適應新形勢下檔案事業發展。而實際上檔案管理是一項專業性、技術性及政策性都很強的工作，對檔案管理人員專業素質的要求也較高，可見目前檔案管理工作人員的專業素質亟待提高。

二、做好醫院檔案管理工作的對策

（一）加強領導，提高檔案管理工作重要性的認識

要全面加強對檔案工作的領導，醫院領導分工中要有分管檔案工作的領導，提高檔案管理工作重要性的認識，把檔案管理納入醫院發展和管理的重要內容來抓，與醫院業務建設同步規劃、同步發展。第一，要積極開展檔案宣傳教育工作，充分利用院報、墻報、網絡、會議等各種形式宣傳檔案工作，向職工介紹什么是檔案和檔案工作、檔案工作的職能和性質，使全院每位職工都能充分認識到檔案工作的重要性。增強職工檔案意識，提高他們參與、支持檔案工作的自覺性和積極性，樹立起檔案工作人人有責的觀念；第二，作為醫院的檔案管理人員不僅要具備一定的業務水平，而且還要充分認識自己工作的重要性，對工作認識負責，強化檔案管理意識，不斷地學習和掌握檔案管理的法律法規及本單位醫療活動的規律、工作流程等，既要懂得相關的檔案方面的知識，又要對醫學知識有充分的了解。

（二）健全檔案管理制度，規范檔案管理行為

檔案管理工作是一項嚴肅的、條理性很強的工作，檔案管理制度與規范是醫院檔案工作開展的保證與準則。醫院要根據《檔案法》、《醫院衛生檔案管理辦法》等有關法律法規，結合本單位檔案工作實際，建立健全醫院檔案管理工作的各項規章制度，完善檔案管理的歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷毀及庫房管理等各項規章制度。對分管檔案工作領導，各類檔案工作業務人員的職責，也應做出明確規定，使醫院檔案管理工作步人制度化、規范化、標準化的發展軌道。要使檔案工作的每個環節的運行都有章可循，都有明確的要求和制度的約束。并將醫院各個門類、不同載體的檔案統一管理，統一考核，使檔案管理與醫療業務同步考核評價，同步發展。要堅守獎罰分明的原則，不管是決策者還是執行者，一定要做到有功必獎，有過必懲，堅持公開公平。

（三）加強領導，健全檔案管理機構

要全面加強對檔案工作的領導，醫院領導分工中要有分管檔案工作的領導，要把檔案工作納入醫院全盤工作之中，做到有計劃、有安排、有部署。各部門、科室也要落實分管領導，形成層層有人負責，上下齊抓共管的良好局面。做好檔案工作責任落實，要把檔案工作納入各部、科室目標責任中。加強檔案工作責任考核，一方面是要加強對分管領導的考核，另一方面是要加強對業務人員的考核。要大力形成檔案工作年初有安排，平時有監管，年終有總結的工作機制。要建立健全檔案工作機構，全面負責醫院的文件材料收集、歸檔、管理、利用及監督、檢查、指導工作，要配備足夠的人員。各部門、科室應根據機構大小、產生文件材料的多少配備專（兼）職檔案員，必要時可建立院、科二級檔案管理機構，使檔案工作有機構、有人員，確保檔案工作健康、順利開展。

（四）加強學習培訓，提高檔案工作人員綜合素質

檔案管理具有較強的專業性和技術性，首先，要加強政治理論學習。認真落實以科學發展觀為指導，牢固樹立全心全意為人民服務思想，要發揚不怕吃苦精神，耐得住清貧，耐得住寂寞，干一行、愛一行，熱愛檔案事業。其次，要加強檔案業務知識學習。深入鉆研檔案管理、編纂、保護等業務知識，學習掌握檔案管理的最新工作理念及方法，同時還要學習與檔案管理工作相關的法律法規。提高檔案業務水平，使自己真正成為檔案工作的行家里手。第三，要加強計算機等現代化知識學習，拓展知識結構，開闊視野。盡力掌握基本醫學知識，把檔案工作與醫療業務很好的結合起來，使檔案人員成為一專多能的“復合型人才”。第四，做好檔案業務人員培訓工作。醫院要將檔案工作人員培訓納入全院人才培訓計劃，要積極將檔案工作人員派出去，通過專業培訓、繼續教育、進修等渠道進行業務培訓，全面提高檔案工作人員的業務水平，為檔案工作的順利開展奠定堅實的人才基礎。隨著國家檔案法規的落實和開展評審等級醫院及醫院自身管理科學化、規范化進程的需要，醫院檔案管理在醫院現代化建設中發揮著越來越大的作用，面對新形勢與新情況，做好醫院檔案管理工作必將有重要的現實意義。

作者：胡淑君單位：廣州醫科大學附屬腫瘤醫院