技工學(xué)校檔案管理強(qiáng)化建議管窺

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一、技工學(xué)校檔案工作的重要性和必要性

1.技工學(xué)校檔案工作內(nèi)容和特點(diǎn)

我國技工教育承擔(dān)著培養(yǎng)和造就一支專業(yè)技能強(qiáng)、技術(shù)過硬的工人隊(duì)伍的光榮使命，它在我國國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展中具有十分重要的作用。由于技工學(xué)校的教育不同于大學(xué)、中專的教育，更不同于普通中學(xué)的教育，技工學(xué)校的學(xué)生在學(xué)校學(xué)習(xí)過程中，既要學(xué)會(huì)一定的技術(shù)理論知識(shí)，又要掌握一定的實(shí)際操作技術(shù)，這是技工學(xué)校區(qū)別于其他類型學(xué)校的一個(gè)重要標(biāo)志。它有著自身的規(guī)律和特點(diǎn)，因此，我們要不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，從工作實(shí)踐中探索適合技工學(xué)校的檔案管理模式，科學(xué)有效地管理學(xué)校檔案資料，為日后查考、借鑒和充分利用檔案做好基礎(chǔ)工作。學(xué)校檔案工作是指學(xué)校檔案室從事的一項(xiàng)檔案專業(yè)的業(yè)務(wù)管理工作，即用檔案管理的原則和科學(xué)方法管理學(xué)校日常工作中產(chǎn)生的檔案，為黨和國家及學(xué)校教育事業(yè)的發(fā)展提供借鑒和參考作用的專業(yè)性工作。檔案工作的基本內(nèi)容主要包括：對(duì)檔案的收集、整理、鑒定、編目與檢索、保管、統(tǒng)計(jì)、編研和利用工作。檔案工作是由相對(duì)穩(wěn)定的各個(gè)環(huán)節(jié)工作組成的有機(jī)整體，各個(gè)環(huán)節(jié)工作之間互相制約，互相促進(jìn)，應(yīng)該嚴(yán)格遵循各個(gè)環(huán)節(jié)之間相互關(guān)系的規(guī)律性，科學(xué)規(guī)范地開展檔案管理工作，不能以人的主觀意識(shí)隨意破壞或改變各個(gè)環(huán)節(jié)的程序。從其工作特點(diǎn)說：檔案管理與其他文獻(xiàn)及圖書管理有相同和近似的特點(diǎn)，都具有對(duì)信息的儲(chǔ)蓄、加工、輸入、輸出的傳輸信息的控制系統(tǒng)。但是檔案工作又有獨(dú)有的特點(diǎn)：

（1）檔案資源形成和積累過程的緩慢性。

（2）檔案管理活動(dòng)過程的階段性。

（3）檔案管理對(duì)檔案形成部門的依附性。

（4）檔案的保密性、對(duì)社會(huì)的相對(duì)封閉性。

2.檔案的定義及技工學(xué)校檔案的內(nèi)容

檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人社會(huì)活動(dòng)中形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的文字、圖像、聲音及其他各種方式和載體的文件。技工學(xué)校檔案是學(xué)校在教育、教學(xué)和科研實(shí)踐活動(dòng)中的原始記錄。它客觀地反映著學(xué)校教育教學(xué)工作的歷史發(fā)展過程，又是學(xué)校廣大教師在教育教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中的智慧結(jié)晶，它的主要內(nèi)容包括學(xué)校的文件資料管理、校園文化教育建設(shè)、教學(xué)科研成果、技能實(shí)訓(xùn)考核、招生入學(xué)和學(xué)籍管理、畢業(yè)就業(yè)管理、財(cái)務(wù)賬目管理、國資財(cái)產(chǎn)管理、教學(xué)設(shè)備管理及職業(yè)技能培訓(xùn)、技能等級(jí)鑒定、特種作業(yè)安全培訓(xùn)和測(cè)評(píng)考務(wù)管理等方面的實(shí)踐過程中、形成的大量檔案資料。

二、學(xué)校檔案以教學(xué)、教務(wù)檔案為重點(diǎn)管理

1.學(xué)校教學(xué)檔案的重要性

主要表現(xiàn)在學(xué)校教學(xué)檔案管理是學(xué)校教學(xué)管理的重要組成部分，它反映著學(xué)校工作的歷史發(fā)展過程，同時(shí)又是教學(xué)工作的信息庫。做好這項(xiàng)工作，便于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)了解學(xué)校面貌，了解各屆、各班的教學(xué)質(zhì)量，掌握學(xué)校歷史發(fā)展進(jìn)程中各種重大措施及其落實(shí)情況，掌握教師和學(xué)生學(xué)習(xí)情況的各種數(shù)據(jù)。這些原始檔案材料是學(xué)校做出決策，制定規(guī)劃，科學(xué)管理教學(xué)的重要依據(jù)；也是學(xué)校總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、吸取教訓(xùn)、進(jìn)行教學(xué)研究、提高學(xué)校管理水平的重要基礎(chǔ)材料。

2.教學(xué)檔案的基本內(nèi)容

包括國家及上級(jí)主管部門的條例、法令、文件，各項(xiàng)教學(xué)計(jì)劃，各種教學(xué)大綱，以及本校歷年的教學(xué)進(jìn)程計(jì)劃、總課表、學(xué)期授課計(jì)劃、教師進(jìn)修計(jì)劃、教學(xué)質(zhì)量提高計(jì)劃、課外活動(dòng)計(jì)劃、各種教務(wù)行政統(tǒng)計(jì)資料、教學(xué)工作總結(jié)、各班成績統(tǒng)計(jì)匯編、試卷分析報(bào)告、試題匯編、學(xué)校考勤材料、升級(jí)、留級(jí)、試讀情況記載、教師逐年工作量匯總表等。

3.學(xué)校教務(wù)檔案：

包括以下幾個(gè)方面內(nèi)容：

（1）學(xué)生名冊(cè)。其中包括學(xué)生的姓名、性別、年齡、民族、家庭出身、政治面貌、家庭地址、入學(xué)成績、畢業(yè)分配情況等內(nèi)容。必須每班一冊(cè)，每冊(cè)第一頁要有綜合性材料。

（2）學(xué)生學(xué)籍檔案。每個(gè)學(xué)生應(yīng)有戶頭，記載該生基本情況，其中包括學(xué)習(xí)情況、獎(jiǎng)懲情況、學(xué)籍登記情況以及畢業(yè)生登記表等。

（3）教師業(yè)務(wù)檔案。包括教師基本情況、來校時(shí)間、歷年任課情況、教學(xué)效果、科研及科研成果、歷年進(jìn)修計(jì)劃考核情況、技術(shù)職稱的晉升記錄，及編寫教材、教學(xué)參考資料的記錄等。

（4）教學(xué)改革方面的有關(guān)資料。包括學(xué)校各種教學(xué)改革方案、改革經(jīng)驗(yàn)及教育教學(xué)科研工作總結(jié)等。

三、計(jì)算機(jī)的應(yīng)用對(duì)學(xué)校檔案工作的影響

1.加強(qiáng)技工學(xué)校檔案現(xiàn)代化基礎(chǔ)建設(shè)

我校近年來在信息化技術(shù)普及中，計(jì)算機(jī)應(yīng)用到各部門的日常工作中。政府加大對(duì)技工學(xué)校教育、教學(xué)基礎(chǔ)建設(shè)的投入力度，分別新建并投入使用多媒體教學(xué)、數(shù)控車床實(shí)訓(xùn)、數(shù)控機(jī)電實(shí)訓(xùn)及計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化等教學(xué)設(shè)備。學(xué)校財(cái)務(wù)管理、技能創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)、職業(yè)鑒定、特種作業(yè)安全培訓(xùn)等部門先后與上級(jí)業(yè)務(wù)部門建立互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)，使學(xué)校的教育質(zhì)量和工作效率得到極大的提高。同時(shí)，有很多部門的文件在計(jì)算機(jī)上產(chǎn)生，在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行處理，因此，產(chǎn)生大量電子文件。經(jīng)過檔案人員的收集、整理、鑒定、著錄等歸檔的各環(huán)節(jié)工作，形成日后具有重要參考價(jià)值和憑證作用的電子信息檔案。

2.提高學(xué)校檔案管理工作效率

進(jìn)行現(xiàn)代化管理的不斷改進(jìn)和創(chuàng)新，使檔案工作的效率得到全面提高。在檔案管理工作實(shí)踐中，先進(jìn)的檔案管理技術(shù)模式與傳統(tǒng)的手工管理技術(shù)模式無法比擬的優(yōu)越性被充分體現(xiàn)出來，如檢索目錄迅速、查找檔案便捷、可靠性高、存儲(chǔ)量大、保密性強(qiáng)、檔案壽命長、成本低廉等。這些優(yōu)勢(shì)能極大地提高檔案管理工作效率及檔案利用工作的水平，也是檔案專業(yè)部門科學(xué)化、正規(guī)化管理，與世界先進(jìn)的檔案科學(xué)管理技術(shù)接軌的重要條件；同時(shí)，也是擺在我們新時(shí)期檔案工作者面前新的研究課題。我們要不斷充實(shí)專業(yè)知識(shí)，用積極的工作態(tài)度滿足新時(shí)期檔案管理工作的新要求。

四、做好電子文件的保管工作和加強(qiáng)學(xué)校檔案工作的對(duì)策及建議

電子文件作為未來社會(huì)現(xiàn)行文件的主要形式，同時(shí)也是今后檔案部門接收的主要文件類型。做好電子文件的保管工作，對(duì)其長期保存和充分利用、延續(xù)數(shù)字時(shí)代人類的記憶有著重要的作用。下面談幾點(diǎn)做好學(xué)校檔案工作的建議想法及對(duì)策：

1.做好電子文件歸檔的技術(shù)處理工作

認(rèn)真貫徹實(shí)施電子文件科學(xué)管理戰(zhàn)略。做好新型文件材料的歸檔工作是形勢(shì)所迫，這就要求檔案人員必須深入到現(xiàn)行文件領(lǐng)域中，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行科學(xué)指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始記錄信息。同時(shí)，還要了解并記錄文件信息重新組合形式的詳細(xì)過程。采用先進(jìn)的信息技術(shù)處理方法，將歸檔電子檔案管理好。

2.加強(qiáng)檔案專業(yè)人員隊(duì)伍建設(shè)

開展檔案管理專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，提高檔案人員掌握并應(yīng)用計(jì)算機(jī)先進(jìn)技術(shù)的能力。主要包括信息處理技術(shù)、信息安保技術(shù)、整理排序技術(shù)、病毒防治技術(shù)等。單位領(lǐng)導(dǎo)掛帥，做好《檔案法》普及宣傳工作；加大檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)和經(jīng)費(fèi)投入力度；建立完善的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)考核機(jī)制；不斷提高檔案人員的綜合素質(zhì)，以及現(xiàn)代化管理檔案的能力。總之，我們要在改革中求發(fā)展，發(fā)展中求生存，不斷學(xué)習(xí)新的科技知識(shí)，豐富自己的知識(shí)，逐步改善技工學(xué)校檔案管理工作，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，做出更大貢獻(xiàn)。

作者：王義勇單位：呼和浩特市技工學(xué)校