技工學校檔案管理強化建議管窺

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一、技工學校檔案工作的重要性和必要性

1.技工學校檔案工作內容和特點

我國技工教育承擔著培養和造就一支專業技能強、技術過硬的工人隊伍的光榮使命，它在我國國民經濟發展中具有十分重要的作用。由于技工學校的教育不同于大學、中專的教育，更不同于普通中學的教育，技工學校的學生在學校學習過程中，既要學會一定的技術理論知識，又要掌握一定的實際操作技術，這是技工學校區別于其他類型學校的一個重要標志。它有著自身的規律和特點，因此，我們要不斷總結經驗，從工作實踐中探索適合技工學校的檔案管理模式，科學有效地管理學校檔案資料，為日后查考、借鑒和充分利用檔案做好基礎工作。學校檔案工作是指學校檔案室從事的一項檔案專業的業務管理工作，即用檔案管理的原則和科學方法管理學校日常工作中產生的檔案，為黨和國家及學校教育事業的發展提供借鑒和參考作用的專業性工作。檔案工作的基本內容主要包括：對檔案的收集、整理、鑒定、編目與檢索、保管、統計、編研和利用工作。檔案工作是由相對穩定的各個環節工作組成的有機整體，各個環節工作之間互相制約，互相促進，應該嚴格遵循各個環節之間相互關系的規律性，科學規范地開展檔案管理工作，不能以人的主觀意識隨意破壞或改變各個環節的程序。從其工作特點說：檔案管理與其他文獻及圖書管理有相同和近似的特點，都具有對信息的儲蓄、加工、輸入、輸出的傳輸信息的控制系統。但是檔案工作又有獨有的特點：

（1）檔案資源形成和積累過程的緩慢性。

（2）檔案管理活動過程的階段性。

（3）檔案管理對檔案形成部門的依附性。

（4）檔案的保密性、對社會的相對封閉性。

2.檔案的定義及技工學校檔案的內容

檔案是機關、組織和個人社會活動中形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的文字、圖像、聲音及其他各種方式和載體的文件。技工學校檔案是學校在教育、教學和科研實踐活動中的原始記錄。它客觀地反映著學校教育教學工作的歷史發展過程，又是學校廣大教師在教育教學實踐活動中的智慧結晶，它的主要內容包括學校的文件資料管理、校園文化教育建設、教學科研成果、技能實訓考核、招生入學和學籍管理、畢業就業管理、財務賬目管理、國資財產管理、教學設備管理及職業技能培訓、技能等級鑒定、特種作業安全培訓和測評考務管理等方面的實踐過程中、形成的大量檔案資料。

二、學校檔案以教學、教務檔案為重點管理

1.學校教學檔案的重要性

主要表現在學校教學檔案管理是學校教學管理的重要組成部分，它反映著學校工作的歷史發展過程，同時又是教學工作的信息庫。做好這項工作，便于學校領導了解學校面貌，了解各屆、各班的教學質量，掌握學校歷史發展進程中各種重大措施及其落實情況，掌握教師和學生學習情況的各種數據。這些原始檔案材料是學校做出決策，制定規劃，科學管理教學的重要依據；也是學校總結經驗、吸取教訓、進行教學研究、提高學校管理水平的重要基礎材料。

2.教學檔案的基本內容

包括國家及上級主管部門的條例、法令、文件，各項教學計劃，各種教學大綱，以及本校歷年的教學進程計劃、總課表、學期授課計劃、教師進修計劃、教學質量提高計劃、課外活動計劃、各種教務行政統計資料、教學工作總結、各班成績統計匯編、試卷分析報告、試題匯編、學校考勤材料、升級、留級、試讀情況記載、教師逐年工作量匯總表等。

3.學校教務檔案：

包括以下幾個方面內容：

（1）學生名冊。其中包括學生的姓名、性別、年齡、民族、家庭出身、政治面貌、家庭地址、入學成績、畢業分配情況等內容。必須每班一冊，每冊第一頁要有綜合性材料。

（2）學生學籍檔案。每個學生應有戶頭，記載該生基本情況，其中包括學習情況、獎懲情況、學籍登記情況以及畢業生登記表等。

（3）教師業務檔案。包括教師基本情況、來校時間、歷年任課情況、教學效果、科研及科研成果、歷年進修計劃考核情況、技術職稱的晉升記錄，及編寫教材、教學參考資料的記錄等。

（4）教學改革方面的有關資料。包括學校各種教學改革方案、改革經驗及教育教學科研工作總結等。

三、計算機的應用對學校檔案工作的影響

1.加強技工學校檔案現代化基礎建設

我校近年來在信息化技術普及中，計算機應用到各部門的日常工作中。政府加大對技工學校教育、教學基礎建設的投入力度，分別新建并投入使用多媒體教學、數控車床實訓、數控機電實訓及計算機辦公自動化等教學設備。學校財務管理、技能創業培訓、職業鑒定、特種作業安全培訓等部門先后與上級業務部門建立互聯網絡辦公系統，使學校的教育質量和工作效率得到極大的提高。同時，有很多部門的文件在計算機上產生，在網絡上進行處理，因此，產生大量電子文件。經過檔案人員的收集、整理、鑒定、著錄等歸檔的各環節工作，形成日后具有重要參考價值和憑證作用的電子信息檔案。

2.提高學校檔案管理工作效率

進行現代化管理的不斷改進和創新，使檔案工作的效率得到全面提高。在檔案管理工作實踐中，先進的檔案管理技術模式與傳統的手工管理技術模式無法比擬的優越性被充分體現出來，如檢索目錄迅速、查找檔案便捷、可靠性高、存儲量大、保密性強、檔案壽命長、成本低廉等。這些優勢能極大地提高檔案管理工作效率及檔案利用工作的水平，也是檔案專業部門科學化、正規化管理，與世界先進的檔案科學管理技術接軌的重要條件；同時，也是擺在我們新時期檔案工作者面前新的研究課題。我們要不斷充實專業知識，用積極的工作態度滿足新時期檔案管理工作的新要求。

四、做好電子文件的保管工作和加強學校檔案工作的對策及建議

電子文件作為未來社會現行文件的主要形式，同時也是今后檔案部門接收的主要文件類型。做好電子文件的保管工作，對其長期保存和充分利用、延續數字時代人類的記憶有著重要的作用。下面談幾點做好學校檔案工作的建議想法及對策：

1.做好電子文件歸檔的技術處理工作

認真貫徹實施電子文件科學管理戰略。做好新型文件材料的歸檔工作是形勢所迫，這就要求檔案人員必須深入到現行文件領域中，對產生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行科學指導，保護電子文件的原始記錄信息。同時，還要了解并記錄文件信息重新組合形式的詳細過程。采用先進的信息技術處理方法，將歸檔電子檔案管理好。

2.加強檔案專業人員隊伍建設

開展檔案管理專業知識培訓，提高檔案人員掌握并應用計算機先進技術的能力。主要包括信息處理技術、信息安保技術、整理排序技術、病毒防治技術等。單位領導掛帥，做好《檔案法》普及宣傳工作；加大檔案管理的基礎建設和經費投入力度；建立完善的規章制度和業務考核機制；不斷提高檔案人員的綜合素質，以及現代化管理檔案的能力。總之，我們要在改革中求發展，發展中求生存，不斷學習新的科技知識，豐富自己的知識，逐步改善技工學校檔案管理工作，為經濟建設和科學技術的發展，做出更大貢獻。

作者：王義勇單位：呼和浩特市技工學校