電子檔案管理問題概述

前言：本站為你精心整理了電子檔案管理問題概述范文，希望能為你的創作提供參考價值，我們的客服老師可以幫助你提供個性化的參考范文，歡迎咨詢。

1.現代電子檔案管理存在的問題

1.1電子檔案管理權限問題

電子文件都保存在電子設備中,很容易被刪改,而且修改后很難發現修改留下的痕跡,一切操作都在計算機中完成,且形成的文件材料上無法進行實際的簽字確認,這樣就使得擬稿者無法留下自己的筆跡,企業的負責人也無法在形成的文件材料簽發,影響電子檔案的有效性,同樣影響了它的真實性,如果在當事人不知情的情況下進行操作也是很難有所發現的。

1.2電子檔案管理的安全性問題

現代科技發達,各種病毒橫行于網絡,如果稍微不注意就會使得電腦中毒,由于電子檔案都保存在電子存儲設備中,傳輸便捷,在信息化的今天,可能瞬間就造成檔案資料的在網絡上的大量傳輸,如果沾染相關的病毒將造成不可估量的后果,如果電子檔案端麗不善或者安全管理重視程度不足,就會造成材料的改動或丟失,給國家和個人造成很大的影響。

1.3電子檔案掛歷標誰統一問題

由于電子檔案管理進行時間不久,沒有成熟的相關法規章程,而且文件涉及的技術環境較復雜,采用標誰的不統一,這就造成管理方法的混亂,但我國計算機技術的標誰化工作還剛剛起步,各種存貯信息、記錄介質、軟件和編碼方式的標誰各異,各廠家的產品也很難做到兼容,互控性差。這就使得電子檔案管理工作的相互兼容性很差,沒有充分利用電子檔案的方便快捷,無法做到實現信息資源共享,檔案系統各地區之間、單位之間不使用統一的軟件,勢必會影響到互相之間的利用以及全國的聯網。

1.4電子檔案管理人員管理出現的問題

新時代的電子檔案管理的方式也發生了很大的變化。很多現代電子檔案管理人員仍然以過去的相關管理辦法去操作著新時期的電子檔案管理,對于相關的章程不熟悉,特別是電子設備的操作達不到相關要求,不懂得電子資料的存盤、刻錄復制以及傳輸等計算機技術,綜合能力要求達不到。電子檔案的管理方法混亂,沒有明確的規章制度,工作人員無章可循,缺少責任制度,使得工作達不到要求

2相應的解決措施

2.1建立健全法規體系,完善相關的制度

目前我國的電子檔案管理規范陳舊,沒有相應的更新,造成電子檔案管理大都沿用傳統紙質文檔管理的模式,因此,我國要想檔案管理能夠穩定的發展下去,那么就必須建立我們自己的規章制度,建立健全相關的法律法規,通過相關法規和管理制度,對于維護電子檔案的原始性、真實性,保證其安全具有重要的意義。使人們能夠自覺地遵守這些規定。

2.2培養緊缺人才,適應時展需求

由于電子檔案相對傳統檔案的掛歷方式的重大變化,電子檔案的管理工作也出現的巨大的變化。這就要求我們的管理人員能夠繼續學習新的技術知識,如果仍然用管理傳統的相關方法去管理電子檔案,那么電子檔案的管理會出現巨大漏洞,造成無法挽回的損失,檔案人員除了傳統的檔案學知識外,必須掌握電子檔案的相關存儲,傳輸的技術,特別是安全性能方面的知識。并建立現代化管理意識。

2.3加強電子檔案硬件系統的管理

在選擇相關的硬件設備時,要選擇質量可靠,性能穩定,特別是對電子檔案的安全性能的要求不能放松,安全才是檔案管理的重中之重,不能隨意選擇某些設備隨意應付了事,同時應該安裝相關的殺毒軟件,提升防病毒等級,對檔案管理不能放松相關的保護措施。對于引進的硬件設施要進行維護,不能將買回的設備隨意丟棄不管,要做到經常維護,將硬件設施的保修也作為日常工作的一項,達到滿足電子檔案長期保存的相關需要。

3結束語

時代在進步,技術在發展。電子檔案管理方式在現代化社會已經得到廣泛認可,傳統的文檔管理方式已經受到了沖擊,無紙化辦公已成為一種趨勢。但針對目前的電子檔案管理仍存在的一些問題,我們要積極的采取相關的措施去完善,因此,檔案管理工作部門應該充分結合電子檔案的特點,有針對性的制定管理措施,對任何情況下都不能放松警惕,并及時總結電子檔案管理過程中出現的問題,制定合理科學的規范制度,使電子檔案管理工作有法可依、有章可循,使得檔案業務和計算機技術都得到進一步的提高。

作者：申海燕單位：中國石油青海油田公司保衛部(武裝部)消防支隊