教學(xué)檔案管理工作研究

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一、教學(xué)檔案管理工作的重要性

教學(xué)檔案是學(xué)校教學(xué)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是在教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)研究中直接形成的原始材料。因此，教學(xué)檔案是衡量學(xué)校教學(xué)管理水平和檢驗(yàn)教學(xué)質(zhì)量的重要標(biāo)志，是學(xué)校各項(xiàng)評(píng)估工作的重要內(nèi)容。搞好教學(xué)檔案的管理對(duì)于搞好教學(xué)工作(包括教學(xué)基本建設(shè)、教學(xué)改革和教學(xué)管理)，甚至對(duì)搞好整個(gè)學(xué)校的工作，都具有十分重要的意義。這主要表現(xiàn)在以下幾方面:為師生員工提供真實(shí)的歷史資料，為教師進(jìn)行教學(xué)改革提供有效地服務(wù);為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù);為教育評(píng)估和教學(xué)評(píng)價(jià)提供真實(shí)的原始資料。教學(xué)檔案管理工作是一項(xiàng)非常重要的工作，這項(xiàng)工作絕不是簡(jiǎn)單地把有關(guān)教學(xué)的材料收集、裝訂起來(lái)，而是要按照一定的科學(xué)管理方法來(lái)進(jìn)行。

二、如何做好教學(xué)檔案的管理工作

隨著教學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大和教學(xué)質(zhì)量的不斷提高，教學(xué)檔案管理工作在不斷要求完善，我們做了許多工作使我們的教學(xué)檔案管理有了一定的標(biāo)準(zhǔn)化，但我處的辦學(xué)規(guī)模在不斷地發(fā)展、辦學(xué)層次在提升、特別是我們培訓(xùn)處集職前、職后教育于一體，教學(xué)檔案管理工作面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，如何做好教學(xué)檔案的管理工作．促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量的提高，是我們迫切需要解決和提高的。

1．提高認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化教學(xué)資料管理意識(shí)

一些教學(xué)、管理人員對(duì)教學(xué)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足，甚至對(duì)教學(xué)材料的歸檔持抵觸態(tài)度，認(rèn)為是件麻煩事、走形式，有關(guān)教學(xué)活動(dòng)不愿及時(shí)記錄，形成文件材料，或根本不愿意收集整理。所以提高和增強(qiáng)全體員工對(duì)教學(xué)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，是搞好學(xué)校教學(xué)檔案管理工作的先決條件。這就要求我們要認(rèn)真學(xué)習(xí)教學(xué)檔案管理的要求，深入進(jìn)行教學(xué)檔案整理、收集、及時(shí)備案等知識(shí)的學(xué)習(xí)和宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)干部和全體員工都認(rèn)識(shí)到學(xué)校教學(xué)檔案管理工作的重要意義，樹(shù)立和增強(qiáng)全處的教學(xué)檔案意識(shí)，杜絕資料工作“說(shuō)起來(lái)重要、做起來(lái)次要、忙起來(lái)不要”的實(shí)用主義短期行為。扎扎實(shí)實(shí)地搞好教學(xué)檔案管理工作。

2．建立和完善科學(xué)的管理機(jī)制主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自過(guò)問(wèn)教學(xué)檔案管理工作，解決教學(xué)檔案管理工作過(guò)程中存在的各種實(shí)際問(wèn)題，要按上級(jí)資料管理部門(mén)的要求，建立綜合完善的教學(xué)檔案管理機(jī)制。各培訓(xùn)部門(mén)都應(yīng)確定一名兼職資料工作人員，負(fù)責(zé)收集和職能管理本科室的教學(xué)檔案，形成教學(xué)檔案管理工作齊抓共管的局面，以保證各種教學(xué)檔案齊全完整。同時(shí)，建立嚴(yán)密并切實(shí)可行的教學(xué)檔案管理制度，按本處各部門(mén)教學(xué)的要求，建立明確的管理目標(biāo)和管理制度，從而規(guī)范各類(lèi)資料的分類(lèi)、歸檔要求和管理辦法，使檔案管理能夠做到按章可循，有法可依。另外，可將教學(xué)材料的歸檔工作同年終考核等掛鉤，從而增強(qiáng)教學(xué)檔案工作的責(zé)任感和歸檔的積極性。教學(xué)檔案要確定保管價(jià)值與保管年限，同時(shí)要從長(zhǎng)遠(yuǎn)利益出發(fā)，不斷依據(jù)變化了的實(shí)際情況對(duì)庫(kù)存資料、分類(lèi)原則、目錄編碼等進(jìn)行調(diào)整，使教學(xué)檔案在數(shù)量與質(zhì)量?jī)煞矫姹３謩?dòng)態(tài)平衡，以便于開(kāi)發(fā)利用。

3．做好人員配備，保證資料管理的全面和完善性為了教學(xué)檔案實(shí)行統(tǒng)一保存和科學(xué)管理，首先要配備一些思想好、責(zé)任心強(qiáng)、熟悉教學(xué)工作、懂得辦學(xué)規(guī)律、有較好的政治素質(zhì)和較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的同志來(lái)負(fù)責(zé)。檔案管理工作是一項(xiàng)默默無(wú)聞的工作。教學(xué)檔案管理人員的工作性質(zhì)就是要服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生及其他有關(guān)人員，所以檔案管理人員必須具備高度的責(zé)任感和強(qiáng)烈的事業(yè)心，要有奉獻(xiàn)精神;同時(shí)具備一定的學(xué)習(xí)能力，能不斷提高自己的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，不斷提高檔案資料管理水平。其次，要健全工作人員崗位責(zé)任制，包括檔案管理的崗位職責(zé)、工作范圍、內(nèi)容等，以利于有關(guān)人員在日常工作中隨時(shí)都可以做好檔案管理工作，同時(shí)還有資料室管理制度、查閱制度、資料報(bào)關(guān)保密制度等，并保證嚴(yán)格按規(guī)章辦事。最后，硬件建設(shè)是提高資料管理水平的基礎(chǔ)，同時(shí)也是保證資料管理質(zhì)量的最佳手段。要專(zhuān)門(mén)設(shè)立資料室，教學(xué)資料按文書(shū)類(lèi)、教學(xué)類(lèi)、學(xué)籍類(lèi)、聲類(lèi)分別設(shè)櫥，配備六防(防火、防盜、防潮、防光、防蟲(chóng)、防鼠咬)實(shí)施，確保教學(xué)各種材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范。并對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，使其能管理好、使用好教學(xué)檔案，并充分發(fā)揮它應(yīng)有的作用，為提高教學(xué)質(zhì)量作出積極的貢獻(xiàn)。

4．加強(qiáng)教學(xué)資料管理的電子信息化水平

當(dāng)今的時(shí)代是一個(gè)利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的全新時(shí)代。教學(xué)資料信息化建設(shè)是社會(huì)信息化發(fā)展不可缺少的組成部分。在教學(xué)檔案管理工作中應(yīng)充分利用現(xiàn)有的先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，即計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)和信息檢索終端等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，收集、處理、傳遞各種教學(xué)檔案信息，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案計(jì)算機(jī)化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化，采用統(tǒng)一的檔案文件管理軟件，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行編目，檢索、統(tǒng)計(jì)、檔案借閱自動(dòng)管理等一般的業(yè)務(wù)管理，建立統(tǒng)一電子教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，避免各部門(mén)重復(fù)錄入數(shù)據(jù)，避免人力、物力的浪費(fèi)。另外，要充分利用校園網(wǎng)絡(luò)資源優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)不同部門(mén)間的教學(xué)檔案?jìng)鬟f和共享，從而提高教學(xué)檔案的利用價(jià)值，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的科學(xué)管理，減輕工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作效率?？傊?，教學(xué)檔案管理是教學(xué)管理的一個(gè)重要組成部分，只要領(lǐng)導(dǎo)重視教學(xué)檔案管理工作，逐步增強(qiáng)廣大教職工的檔案意識(shí)，再加上教學(xué)部門(mén)和檔案部門(mén)齊心合力，緊密配合，我處的教學(xué)檔案工作就一定會(huì)搞好，教學(xué)檔案也一定能更好地為我處的發(fā)展服務(wù)。

作者：余紅花單位：江蘇油田職工培訓(xùn)處