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      企業科技檔案管理方法

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      企業科技檔案管理方法

      1企業科技檔案管理的現狀

      企業科技檔案的管理體制尚未完善,對于加強企業科技檔案的管理力度是目前我國需要重視的一大問題。建立科學的檔案管理體制不僅能推動企業的快速發展,同時也能體現企業的科技水平,有利于企業的自我認知和未來規劃。做好科技檔案的保存和有效利用能推動企業科技研發工作到的進行,也能在一定程度上促進我國生產力和經濟水平的發展。我們要提高對企業科技檔案管理的認識,了解我國企業科技檔案管理的現狀。

      1.1科技檔案的管理技術落后,管理人員的認知低

      對科技檔案的管理上,我國企業普遍存在著管理技術上的不足。由于企業科技檔案科學技術性較高,種類多元,類型多樣,很多企業的管理技術達不到對電子科技檔案的多樣化管理。傳統的管理方式已經無法滿足科技檔案的管理任務和需求。同時很多企業的管理認知不足,導致科技管理工作相對松散,造成檔案資料的損壞和丟失,嚴重影響到企業的發展。檔案管理人員對于科技檔案重要性的認知較低,對于檔案管理工作不重視,不嚴謹。檔案管理人員對管理工作的輕視,忽略了科技檔案的長遠重要性,往往在工作中會出現檔案流水,檔案損壞等失誤。

      1.2對技術資料歸檔的缺失

      對于企業現階段科技檔案的管理上,企業更重視的是文件資料的收集工作,而忽視了一些技術性資料的歸檔。不同于傳統的檔案管理,科技檔案的管理不僅僅需要對數據的采集和歸檔,還有很多非原件的技術資料也需要做好歸檔。科技檔案旨在做好企業科技水平的記載,為日后企業的發展墊底基礎。技術資料是企業生產力的發展過程中直接產生的,具有重要依據的參考資料。但是企業往往會出現傳統檔案管理上的弊端,忽視對技術資料的歸檔工作,導致資料的缺失。同時,由于很多企業經濟條件的不足,對于企業檔案的管理上經費投入較少,影響了檔案資源管理工作的進行。

      1.3科技檔案管理的難度大

      科技檔案的難度較大。很多科技檔案的存檔工作不僅是局限于紙張上,還有包括影像,圖片資料等電子檔案需要進行歸檔。電子檔案的歸檔比傳統的紙張檔案的歸檔保密性更強,要求的技術操作更難,需要管理的科學性和技術性。目前企業檔案管理的程序單一,只是按照傳統進行簡單的檔案分類,裝訂,面對種類多樣的科技檔案無法進行有效的管理,沒有達到其管理價值。科技檔案的使用率較高,管理效率的低下會導致破損檔案無法及時修補備份,資料丟失。

      1.4忽視科技檔案的建立和銜接問題

      很多企業仍存在對文書檔案的建立多過于對科技檔案的建立,缺乏對日常科技檔案的積累。往往在需要使用到科技檔案的時候,才會發現不足。同時企業的項目管理和科技檔案管理的銜接上也存在著問題。科技檔案的采集主要是針對項目管理中所涉及到的資料,企業技術人員對科技資料的交接工作十分重要。

      2.加強企業科技檔案的管理策略

      要推進企業科技檔案管理工作的進行,需要我們建立起完善的管理體系。加強企業科技檔案的管理工作,有利于提高檔案的管理效率,體現檔案管理的價值。企業應該重視科技檔案的管理工作,制定合理有效的管理體系。

      2.1提高對科技檔案管理的重視和管理技術水平

      企業應該提高對科技檔案管理的重視程度,轉變科技檔案管理人員的觀念,提高管理人員對科技檔案重要性的認識。科技檔案的管理工作相對繁瑣,枯燥,管理人員必須具備良好的工作素養,保持嚴謹的工作態度,培養其自身的積極性,全身心的投入到科技管理的工作當中。檔案管理人員需要熟悉管理工作的流程,做好資料的采集,記錄和整理。同時企業需要加強對檔案管理人員管理技術上的培訓,提高管理人員的技術水平和專業知識,做到對管理人才招聘的嚴格把關。管理人員自身也應該不斷學習,開闊視野,了解社會形勢和科技發展動態,結合西方先進的管理技術和方法,實現管理的方式的多樣化,提高管理效率。

      2.2建立電子檔案的管理模式,嚴格執行管理規程

      企業需要針對電子檔案的管理建立獨立的管理模式,電子檔案的管理同傳統的紙質檔案不一樣,不能僅局限于傳統檔案的管理模式。電子檔案需要將一些影音,圖片進行整理入檔,應該對電子檔案進行規模劃分,整理好檔案的存儲位置,多好文件的分類和標記,方便管理。同時也應該做好網絡防護,以防系統中毒而導致的資料丟失。企業也應該嚴格執行管理流程,做好對科技檔案的采集,整理和入檔保存工作。企業應該制定一系列管理制度規范管理操作,以防檔案資料的丟失。

      2.3加強與其它企業在科技檔案管理上的交流

      要加強與其它企業在科技檔案管理上的交流,相互借鑒,取長補短,認識企業自身在管理模式上存在的不足,有利于科技檔案管理工作上的相互促進。同時企業也可以采用競爭的方式來提升檔案管理人員工作的積極性,重視對科技檔案的管理。

      2.4做好科技檔案管理網絡化

      隨著科技的日益發展,網絡時代的到來,科技檔案管理逐漸走向數字化,網絡化。針對科技檔案的管理,企業需要正確的管理軟件,做好對科技檔案的案卷和文件的錄用和檢索。

      3總結

      科技檔案記載著企業的發展過程,是企業生產中直接產生的檔案記錄資料,具有其自身的價值。做好科技檔案的管理工作,有利于促進企業的長遠規劃和科技發展。企業應該具有獨立的科技檔案管理體系,提高管理技術水平,保障檔案的真實完整性,加強對科技檔案的管理意識。

      作者:楊海露單位:枝江市城市建設檔案館

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