事業(yè)單位檔案管理論文
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1.1事業(yè)單位檔案管理的介紹及其重要性
事業(yè)單位檔案管理的檔案收存范圍包括以下幾種：（1）人事檔案：是歷史的、全面的考察了解和正確選拔使用職工的重要依據(jù)(2)行政檔案（3）財(cái)務(wù)檔案：一個(gè)數(shù)據(jù)就是一批資金，金錢和財(cái)務(wù)是事業(yè)單位的支柱（4）業(yè)務(wù)檔案：它是事業(yè)單位乃至個(gè)人的生產(chǎn)力的證明。這些信息資源都源于檔案，這些檔案與事業(yè)單位的運(yùn)作同步，不止是一個(gè)證明，更是一個(gè)行動(dòng)力的依據(jù)。檔案如此重要，管理檔案的工作也變得同樣重要。為了使檔案管理的有條不紊，事業(yè)單位檔案管理必須按照一定的管理體制和流程嚴(yán)格進(jìn)行。
1.2事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題
（1）不重視檔案管理：檔案管理工作是一件比較枯燥且短時(shí)間沒(méi)有業(yè)績(jī)和成效的工作，工資相對(duì)其他工作的工資較低，且需要工作人員默默無(wú)聞。這種環(huán)境導(dǎo)致有些工作人員沒(méi)有檔案意識(shí)，有些員工墨守陳規(guī)，對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題不及時(shí)反映和處理。（2）管理制度和流程不夠完善：檔案管理制度源于法律，如《中華人民共和國(guó)檔案法》、《關(guān)于修改（中華人民共和國(guó)檔案法）的決定》等，但是有些老舊的管理制度已經(jīng)不能滿足社會(huì)的需求。檔案填寫內(nèi)容較為簡(jiǎn)單，不能真切的反映情況，容易出現(xiàn)檔案漏洞，被某些不法分子弄虛作假；檔案流程較為緩慢，環(huán)節(jié)較為滯后，不能及時(shí)完成。（3)管理方法落后、管理力量較弱：事業(yè)單位為了最大效用的利用工作人員，減少不必要的開支，有些事業(yè)單位的員工流動(dòng)性較大，出現(xiàn)檔案管理職員有的身兼數(shù)職，都是兼職而非全職，導(dǎo)致工作人員對(duì)檔案管理工作投入的精力不夠，不能深入掌握檔案管理必備的知識(shí)和技能，管理力量薄弱，檔案管理水平降低。管理方法較為落后：例如人事檔案管理中經(jīng)常出現(xiàn)較難處理的A4紙，導(dǎo)致工作人員消耗雙倍時(shí)間和精力管理檔案。除此外出現(xiàn)了檔案?jìng)}庫(kù)的設(shè)備較為陳舊，防盜設(shè)備較差等問(wèn)題（4）管理人員不夠?qū)I(yè)化：21世紀(jì)是一個(gè)互聯(lián)網(wǎng)的信息時(shí)代，管理員的思想落后，技術(shù)落后，管理知識(shí)貧乏，不會(huì)操作先進(jìn)的管理設(shè)備，沒(méi)有相應(yīng)的信息系統(tǒng)化存儲(chǔ)意識(shí)和技能，使得檔案管理工作效率較低，影響到事業(yè)單位的上層建筑。
2事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新
2.1.提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)
無(wú)論設(shè)備多么先進(jìn)，制度多么嚴(yán)格，管理員的綜合素質(zhì)沒(méi)有得到提高，制度沒(méi)辦法得到實(shí)施，設(shè)備也不會(huì)被充分利用，出現(xiàn)的種種問(wèn)題沒(méi)有被及時(shí)地反映和解決仍然是最大的問(wèn)題。如何管理檔案的管理員呢？（1)無(wú)論是新職員還是老職工都要對(duì)其進(jìn)行定期培訓(xùn)和知識(shí)技能的考核，使得工作人員的素質(zhì)與時(shí)代俱進(jìn)，以確保工作人員具備檔案意識(shí)和應(yīng)有的工作能力，從而確保檔案管理的效率（2）適時(shí)培養(yǎng)檔案管理人員，這樣無(wú)論事業(yè)單位職員的流動(dòng)性多大，管理人員都不會(huì)因此而缺失，因?yàn)楹髠淙瞬抛銐虺渥悖?）制定新的薪酬獎(jiǎng)賞章程，使得管理員在枯燥的管理工作中得到鼓勵(lì)和動(dòng)力，無(wú)形中加大了管理員和使用者的互動(dòng)，使得檔案管理過(guò)程中更加人性化，減少了檔案管理中不必要的問(wèn)題和麻煩。
2.2完善檔案管理制度
檔案現(xiàn)如今非常重要，有些人就會(huì)抓住檔案管理的制度和流程的漏洞來(lái)修改、損壞檔案。那么如何完善檔案管理制度和流程呢？（1）分類處理檔案，如人事檔案可以根據(jù)年齡段或者職業(yè)分類，如果年齡較小，生活經(jīng)歷等較少，檔案流程相對(duì)就會(huì)變得簡(jiǎn)單，這樣節(jié)省了人力物力財(cái)力，大大提高了檔案管理的效率（2）檔案管理的制度要更加人性化，如個(gè)別簡(jiǎn)單的檔案可以讓使用者參與檔案的管理，這樣不僅宣傳了檔案管理的知識(shí)，而且增強(qiáng)了使用者的檔案管理意識(shí)和素質(zhì)，可謂一舉兩得。（3）社會(huì)和媒體加大對(duì)檔案管理的關(guān)注度，相信有足夠的關(guān)注，一個(gè)新的章程將會(huì)出爐。（4）新的章程需要加大監(jiān)督力度，不僅是監(jiān)督檔案使用者，同時(shí)要監(jiān)督檔案管理員，堅(jiān)決杜絕走關(guān)系的行為。
2.3及時(shí)更新管理設(shè)備
老舊的管理設(shè)備沒(méi)辦法給管理人員繁重的工作帶來(lái)任何幫助，甚至不利于檔案的管理。在這個(gè)信息化時(shí)代，檔案量大大增多，檔案的使用者也大大增多，新的管理設(shè)備能夠創(chuàng)造新的管理環(huán)境，檔案的使用者會(huì)不自覺(jué)的尊重檔案，小心使用檔案，甚至對(duì)檔案的管理工作產(chǎn)生興趣，積極主動(dòng)地參與檔案管理。新的檔案管理設(shè)備使得管理流程和制度隨之變化，變得更加先進(jìn)和完備。新的設(shè)備使得管理員的技能和知識(shí)量更豐富，它是管理員隱形的導(dǎo)師和摯友。
作者：寧宇單位：大慶高新區(qū)行政服務(wù)中心管理辦公室
