機(jī)關(guān)檔案管理工作淺談

前言：本站為你精心整理了機(jī)關(guān)檔案管理工作淺談范文，希望能為你的創(chuàng)作提供參考價(jià)值，我們的客服老師可以幫助你提供個(gè)性化的參考范文，歡迎咨詢。

一、引言

眾所周知，現(xiàn)在機(jī)關(guān)單位中的檔案種類已經(jīng)不是過(guò)去只有一些文書類的檔案，隨著近幾年科技的快速發(fā)展，現(xiàn)在檔案開始變得各式各樣，包括聲像檔案、實(shí)物的檔案、科技檔案以及專業(yè)檔案等等各種信息。檔案的種類在逐漸的增加，那么查找信息的時(shí)間也就會(huì)隨之大大的增加，這就需要機(jī)關(guān)單位的管理者與員工都應(yīng)該以一種全新的管理方式來(lái)代替過(guò)去的服務(wù)模式。目的是能夠滿足員工們可以快速便捷的查詢到自己所需要的信息。除此之外，機(jī)關(guān)單位在平日的工作中，不但會(huì)產(chǎn)生許多的紙質(zhì)版的檔案，而且還會(huì)有大量的一些電子類的檔案文件，這就會(huì)造成檔案室接收的文件變得越來(lái)越多。檔案的存儲(chǔ)量會(huì)大量的上升。基于以上幾點(diǎn)可知，擴(kuò)大其檔案資料的收藏與管理工作是勢(shì)在必行。

二、目前機(jī)關(guān)單位檔案管理工作中存在的不足

（一）機(jī)關(guān)檔案管理工作缺乏一定的實(shí)施力度，并不能對(duì)其進(jìn)行充分的利用。

當(dāng)前的機(jī)關(guān)單位對(duì)這些檔案的管理工作的作用以及意義基本上有了一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，而領(lǐng)導(dǎo)也提出了員工要加強(qiáng)對(duì)檔案工作管理。但是實(shí)際的情況卻因?yàn)椴块T不同而存在一定的差異。很多的員工知識(shí)單純的認(rèn)識(shí)到檔案管理這項(xiàng)工作的表面作用。認(rèn)為檔案的管理是為了即在單位的日常瑣事、保管工具以及抄寫記錄。與此同時(shí)，對(duì)于已經(jīng)建立的檔案資料，其管理者與員工并不能對(duì)其進(jìn)行充分的利用，這就使得檔案出現(xiàn)了形式化的一些色彩，造成檔案管理的價(jià)值也就不能得到很好的體現(xiàn)。如何才能加強(qiáng)激光檔案的管理工作，不但是當(dāng)前形勢(shì)其發(fā)展的要求，同時(shí)也是我們檔案管理工作者必須面對(duì)和解決的問(wèn)題。本篇文章的筆者對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理這項(xiàng)工作進(jìn)行了敘述，并指出機(jī)關(guān)的檔案管理的工作中存在的一些問(wèn)題，并在此基礎(chǔ)上提出了相對(duì)應(yīng)的解決措施，進(jìn)而強(qiáng)化其檔案管理服務(wù)性工作能夠高效的開展。

(二)檔案管理人員的素質(zhì)普遍較低。

檔案管理的工作只是作為機(jī)關(guān)單位中日常工作的一部分，因此在人員的配置方面是缺乏一個(gè)專業(yè)的檔案管來(lái)人員。幾乎所有的檔案管理的工作人員他們?cè)趯I(yè)技能和素養(yǎng)這兩方面都有很大的不足，對(duì)于檔案資料的搜集、分類與管理等等的工作是缺乏一個(gè)專業(yè)的知識(shí)與相應(yīng)的工作熱情。這就使得他們?cè)跈n案的管理隨意性相對(duì)來(lái)說(shuō)大一些，會(huì)對(duì)檔案的價(jià)值產(chǎn)生一定的負(fù)面影響。

三、如何有效的做好機(jī)關(guān)檔案管理工作

（一）對(duì)現(xiàn)在的檔案資料做進(jìn)一步的深入與完善。

檔案的管理人員在對(duì)檔案進(jìn)行收集與整理的過(guò)程中就應(yīng)該對(duì)文件做一個(gè)明確的分類，并進(jìn)行準(zhǔn)確的編號(hào)。同時(shí)要隊(duì)文件的資料做一個(gè)科學(xué)合理的分類與陳列，或者是可以依照不同的部門而對(duì)其進(jìn)行分類。也可以依據(jù)不同的屬性與作用而對(duì)檔案進(jìn)行分類。這樣可以在一定程度上減少了其手寫借閱信息而花費(fèi)的時(shí)間，同時(shí)還能夠避免了因?yàn)榻栝嗁Y料的損壞或者是丟失的情況。不但能夠提高服務(wù)的質(zhì)量，而且還能夠提升檔案的工作人員的一些專業(yè)技能。

（二）引進(jìn)和充分的利用信息化的技術(shù)管理與檔案保存，保證檔案能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)而進(jìn)行一個(gè)在線的服務(wù)與信息資源的共享。

首先將紙質(zhì)版的檔案原件做一個(gè)掃面，將這些檔案能夠以電子圖片的形式對(duì)其做二次的保存、管理與使用。通過(guò)此種方法，不但可以對(duì)檔案進(jìn)行了備份，而且還能夠避免其紙質(zhì)版的檔案在保存的過(guò)程中因?yàn)樘鞛?zāi)或者是人為的事物而造成的文件丟失、損壞或者是被污染。除此之外，還能夠避免因?yàn)檫^(guò)多的借閱以及使用的過(guò)程中出現(xiàn)的檔案的損壞等等的一些現(xiàn)象。進(jìn)行電子檔案的保存不但可以保護(hù)了一些貴重檔案的源文件，與此同時(shí)也可以為企業(yè)減少了一些沒必要的損失。其次，機(jī)關(guān)可以開展一個(gè)在線服務(wù)的系統(tǒng)。檔案的工作人員完全可以通過(guò)電腦將一些費(fèi)隱私的、重要性不是很強(qiáng)的檔案的電子信息，通過(guò)使用關(guān)鍵詞或者是其他的一些搜索的條件，將電子的檔案做一個(gè)科學(xué)的分類。也可以將檔案的資料做歸類，，或者是直接將一些信息資料依照部門、屬性以及作用等進(jìn)行分類。這樣可以在需要一些相關(guān)的資料做查找的時(shí)候，工作人員能夠及時(shí)有效的從大量的檔案資源中迅速的查找到正確的信息。工作人員再對(duì)檔案的資源進(jìn)行歸類與整理之后，完全可以借助網(wǎng)絡(luò)的連接，而實(shí)現(xiàn)電腦上資源的共享。同時(shí)需要對(duì)檔案做實(shí)時(shí)的更新和維護(hù)，員工們可以通過(guò)自己的計(jì)算機(jī)而查找所需要的信息與資料，這樣就能夠減少了借閱資料而需要的時(shí)間，提高了查找資料與辦理手續(xù)的效率。

(三）機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的執(zhí)行與監(jiān)督

一般情況下，員工在工作中的重點(diǎn)與方向幾乎都是以另外的指示與態(tài)度來(lái)作為風(fēng)向標(biāo)的，領(lǐng)導(dǎo)除了要加強(qiáng)對(duì)檔案管理這項(xiàng)工作的關(guān)注與投入，更重要的是要做好對(duì)員工的監(jiān)督與執(zhí)行的工作，真正的將其進(jìn)行貫徹與落實(shí)，而不是一句口號(hào)而已。提高報(bào)關(guān)信息設(shè)備的安全可靠性。企業(yè)和事業(yè)單位的信息部一定要完善處理，保管信息的設(shè)備，提高信息管理工作需要的硬件以及軟件設(shè)備的水平。高水平的硬件，軟件設(shè)備不僅能夠提高信息利用的效率，同時(shí)還能夠提高對(duì)信息的保護(hù)層級(jí)，防治外來(lái)黑客對(duì)信息進(jìn)行竊取。

四、結(jié)束語(yǔ)

檔案見證了各個(gè)機(jī)關(guān)單位的成長(zhǎng)歷程，與此同時(shí)更是我們管理工作中必不可少的組成部分。隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，面對(duì)新時(shí)代、新的挑戰(zhàn)。機(jī)關(guān)中的檔案管理者與工作人員應(yīng)該在工作的過(guò)程中不斷的提升自己的專業(yè)技能與職業(yè)素養(yǎng)，積極創(chuàng)新、努力進(jìn)取，提升機(jī)關(guān)檔案管理部們的綜合素質(zhì)與服務(wù)的水平，進(jìn)而為機(jī)關(guān)單位未來(lái)的發(fā)展而打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

作者：劉曉峰 單位：洮南市中小企業(yè)服務(wù)中心