高校檔案管理服務(wù)模式創(chuàng)新探析

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【摘要】隨著科技的發(fā)展，人類已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代。信息化技術(shù)使人們在日常生活中的很多方面都收益良多。高校的檔案管理服務(wù)工作是社會(huì)主人文化建設(shè)的重要組成部分之一，如何在信息化時(shí)代對其模式進(jìn)行創(chuàng)新成為了當(dāng)前高校的一項(xiàng)重要課題。

【關(guān)鍵詞】高校檔案管理服務(wù)模式；信息時(shí)代；創(chuàng)新

信息化技術(shù)的發(fā)展影響到了千家萬戶，人們對其帶來的變革進(jìn)行著不斷的適應(yīng)，同時(shí)也享受著由此帶來的便利。高校檔案管理服務(wù)工作作為我國社會(huì)主義文化建設(shè)的重要組成部分之一，也深受信息化技術(shù)的影響。高校檔案管理工作在教學(xué)中有著重要的作用，是學(xué)校進(jìn)行行政和教學(xué)工作的推進(jìn)劑。

1.高校檔案管理的發(fā)展特點(diǎn)

隨著時(shí)代的發(fā)展和科技的進(jìn)步，互聯(lián)網(wǎng)在當(dāng)今的生活和工作中得到了廣泛的應(yīng)用，人類進(jìn)入了信息化發(fā)展時(shí)代。高校檔案管理工作在這樣的背景下面臨著新的挑戰(zhàn)，一般來講，高校檔案管理具有如下兩個(gè)特點(diǎn)：一是檔案管理的智能化。受到信息化科技的影響，新的檢索工具不斷被開發(fā)和利用，高校檔案管理工作有了很多的便利，比如信息的收集和檢索等更加簡便，檔案管理越來越向著智能化的方向發(fā)展。二是檔案管理的信息化。當(dāng)前，高校檔案管理中最顯著的特點(diǎn)就是管理的信息化。網(wǎng)絡(luò)中的一些先進(jìn)技術(shù)比如城市云等都可以運(yùn)用到高校檔案管理中，使得檔案管理工作越來越趨向于無紙化和集中化。

2.高校檔案管理中存在的一些問題

隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，高校檔案管理工作進(jìn)入了發(fā)展的新時(shí)期。在管理的質(zhì)量和水平上有了很大的提高，同時(shí)對社會(huì)和高校的發(fā)展都發(fā)揮了積極的作用。但是仍然存在著一些問題，這些問題的存在對于高校檔案管理的發(fā)展起到了嚴(yán)重的阻礙作用，具體如下：

2.1需要進(jìn)一步加強(qiáng)進(jìn)行檔案管理的主動(dòng)服務(wù)能力。

對于高校來講，當(dāng)前的檔案管理工作能夠達(dá)到適應(yīng)發(fā)展的需要，但是在服務(wù)上卻還是處于相對被動(dòng)的局面。這種被動(dòng)與社會(huì)的發(fā)展和高校的發(fā)展需求差距較大，從而將檔案管理工作的效力進(jìn)行了嚴(yán)重的影響。如何將高校檔案管理工作中的被動(dòng)局面徹底打破，是高校當(dāng)前的重要課題，也是其檔案管理服務(wù)工作發(fā)展的趨勢。

2.2慣性思維仍然存在在檔案管理中。

傳統(tǒng)思維對高校的檔案管理工作影響深遠(yuǎn)，且長期以來，我國高校檔案管理工作一直受其影響。在這樣的背景下，我國的高校檔案管理工作發(fā)展較慢，處于小步前進(jìn)的狀態(tài)。所以，當(dāng)前高校檔案管理工作的重點(diǎn)就是要將這種傳統(tǒng)的思維模式進(jìn)行打破。

2.3檔案管理工作無創(chuàng)新性。

高校檔案管理工作大多無創(chuàng)新性，這也是高校檔案管理工作中存在的重要問題。通過對高校檔案管理工作的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，創(chuàng)新力不足是大多數(shù)高校存在的問題。造成創(chuàng)新力不足的原因是多方面的，比如現(xiàn)有體制對其的束縛；高校檔案管理人員缺乏強(qiáng)烈的創(chuàng)新意識(shí)等，這些都造成了高校檔案管理工作缺乏創(chuàng)新。

3.如何創(chuàng)新信息時(shí)代高校檔案管理服務(wù)模式

當(dāng)前，我國處于社會(huì)發(fā)展的高速時(shí)期，社會(huì)進(jìn)入了發(fā)展的信息化時(shí)代，如何在這種形勢下將高校檔案管理工作的效用充分發(fā)揮出來是當(dāng)前各高校的重要難題。

3.1將檔案管理工作進(jìn)行服務(wù)提升的關(guān)鍵是提高服務(wù)意識(shí)。

對于高校的檔案管理人員來說，只有將自身的服務(wù)意識(shí)進(jìn)行提高，才能更好地做好本職工作。提高檔案管理工作的服務(wù)意識(shí)，首先要求檔案管理人員能充分認(rèn)識(shí)到在新形勢下進(jìn)行檔案管理工作服務(wù)的必要性和重要性，只要將其重要性和必要性進(jìn)行充分的認(rèn)識(shí)，才能在實(shí)際工作中做到對工作高度負(fù)責(zé)，并充分重視自己的本職工作。其次，要提高檔案管理人員的工作重視度，對于高校來說，檔案管理工作與教師和學(xué)生及學(xué)校息息相關(guān)，在信息化時(shí)代，更要加大對檔案管理工作的重視度，做好自己的本職工作，從而更好地適應(yīng)新形勢下工作的角色轉(zhuǎn)變。

3.2將檔案管理的效力通過信息化手段進(jìn)行提升。

在信息化時(shí)代，檔案管理工作比傳統(tǒng)的管理服務(wù)具有科技化、智能化和信息化的優(yōu)勢。檔案管理人員要將這種優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，將信息化的技術(shù)和手段進(jìn)行靈活掌握。通過相關(guān)的信息化技術(shù)培訓(xùn)，根據(jù)本校的檔案管理實(shí)際，靈活應(yīng)用，使得檔案管理工作具有更加的靈活多樣性。同時(shí)還要對管理過程中的成本、時(shí)間和效能等進(jìn)行考慮，使得檔案管理工作能切實(shí)發(fā)揮到效力，從而更好地為現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

3.3提高高校檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

要想將高校檔案管理的服務(wù)模式進(jìn)行創(chuàng)新，首先要做的就是將檔案管理人員的綜合素質(zhì)進(jìn)行提高。檔案管理人員的素質(zhì)高低對創(chuàng)新力的提高具有決定性的作用。要想對檔案管理人員的綜合素質(zhì)進(jìn)行提高，首先要讓他們充分樹立起積極進(jìn)行服務(wù)的理念，做到努力“走出去”，提高自己的競爭意識(shí)。其次，要加強(qiáng)他們的專業(yè)技能培養(yǎng)，讓相關(guān)的檔案管理人員掌握良好的專業(yè)技能，對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)和多媒體技術(shù)進(jìn)行深入學(xué)習(xí)，這樣才能在工作中做到得心應(yīng)手，從而塑造出高素質(zhì)的檔案管理人員。

3.4將高校檔案管理服務(wù)手段進(jìn)行創(chuàng)新。

對檔案管理服務(wù)手段的創(chuàng)新是高校檔案管理服務(wù)模式中的重要環(huán)節(jié)，其作用不容忽視。積極創(chuàng)新傳統(tǒng)的服務(wù)管理手段，使其能適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展需求。各高校將推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程作為首要任務(wù)，在具體的檔案管理中引進(jìn)一些先進(jìn)的高科技，形成以現(xiàn)代科技管理手段為主、傳統(tǒng)管理手段為輔的格局。隨著檔案主體的增多，還可以建立相應(yīng)的數(shù)字化檔案館。數(shù)字化檔案館的優(yōu)勢在于能將海量的數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)，同時(shí)保證存儲(chǔ)不受時(shí)間和空間的限制，從而實(shí)現(xiàn)資源的最大化利用。

小結(jié)

信息化技術(shù)的發(fā)展使人們受益良多，如何在信息化時(shí)代實(shí)現(xiàn)高校檔案管理服務(wù)工作的創(chuàng)新性是各高校當(dāng)前面臨的重要課題。只有將檔案管理服務(wù)工作的效力充分發(fā)揮在教學(xué)和教育工作中，才能更好地保證高校的各項(xiàng)工作順利開展。

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作者：楊東梅 單位：中原工學(xué)院