醫(yī)院檔案管理問(wèn)題及對(duì)策

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【摘要】

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理模式改革的重要組成部分，其核心內(nèi)容是整合資源、強(qiáng)化服務(wù)與創(chuàng)新體制。在現(xiàn)有的管理模式下，存在信息化建設(shè)滯后、標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)不完善、管理意識(shí)淡薄、設(shè)施匹配不足等問(wèn)題，亟待改進(jìn)，各個(gè)問(wèn)題在新的醫(yī)改背景下都面臨較大的挑戰(zhàn)。本文在研究中對(duì)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化問(wèn)題進(jìn)行了剖析，針對(duì)問(wèn)題提出了整體性的對(duì)策，以期能夠更好地促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的發(fā)展和醫(yī)院整體工作的進(jìn)步。

【關(guān)鍵詞】

醫(yī)院；檔案管理；現(xiàn)代化；問(wèn)題；對(duì)策

醫(yī)療改革近兩年在我國(guó)各地的醫(yī)療體系中逐步落實(shí)，政府和民眾日益深化了對(duì)醫(yī)療體系的關(guān)注，新的醫(yī)療體制下醫(yī)院的各項(xiàng)管理工作都面臨著更大的挑戰(zhàn)和更高的要求。醫(yī)療檔案作為醫(yī)院的一種特殊信息資源，是醫(yī)院各項(xiàng)活動(dòng)的總記錄，不僅包括文件、圖表，也包括各類影像資料和磁盤信息等，是臨床醫(yī)學(xué)的重要依據(jù)。醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院整體管理的重要組成，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)可以提升醫(yī)院整體管理的科學(xué)化水平，糾正以往檔案管理的諸多弊端，提升醫(yī)院檔案的連續(xù)性、完整性、科學(xué)性和有效性。

一、傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題

（一）體制不健全，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。當(dāng)前各地的醫(yī)療單位中存在的共同問(wèn)題是檔案管理制度不健全，操作標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。醫(yī)療設(shè)備的檔案管理工作缺少應(yīng)有的技術(shù)規(guī)范。檔案管理工作主要涉及到檔案室、使用科室、職能科室等，但是各個(gè)科室之間缺少明確的分工，未能協(xié)調(diào)工作，各個(gè)科室的功能未能充分發(fā)揮，機(jī)構(gòu)設(shè)置相對(duì)混亂，多個(gè)部門之間的檔案既沒(méi)有進(jìn)行人員分開也沒(méi)有進(jìn)行信息整合，難以保證完整性和聯(lián)系性，經(jīng)常需要重復(fù)收集信息，浪費(fèi)資源的同時(shí)增加了管理的難度，難以實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理。（二）缺少專業(yè)人員，缺乏專業(yè)精神。很多醫(yī)院在進(jìn)行人事變動(dòng)時(shí)，往往對(duì)醫(yī)院檔案管理人員重視較少，大部分從業(yè)人員都不是專業(yè)的檔案管理人員，很多是從醫(yī)技、護(hù)理、行政等其他部門轉(zhuǎn)行到檔案管理的，這些人員的流動(dòng)性較大，文化水平存在較大差異，轉(zhuǎn)職或兼職從事檔案管理的人員往往對(duì)工作缺乏專業(yè)精神，重視程度不足，不能夠?qū)⑷烤ν度氲綑n案管理工作當(dāng)中，致使檔案管理工作進(jìn)步緩慢，難以在原有基礎(chǔ)上有所創(chuàng)新。同時(shí)，兼職從事檔案管理工作的這些人員在檔案法制方面意識(shí)薄弱，工作時(shí)難以做到有法可依、有章可循。（三）現(xiàn)代化管理水平低。受到當(dāng)前醫(yī)院檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置混亂分散的影響，從事檔案管理的人員大都缺乏專業(yè)精神，進(jìn)行檔案管理的現(xiàn)代化步伐十分緩慢。傳統(tǒng)的檔案管理使用單一的手工數(shù)據(jù)錄入和提取，出現(xiàn)錯(cuò)誤的概率較高，對(duì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性保障較差，在新的醫(yī)療改革形勢(shì)下，這一現(xiàn)狀很難適應(yīng)發(fā)展的需要。實(shí)際工作中，多數(shù)醫(yī)院將重心放在醫(yī)療設(shè)備的引進(jìn)、考察和論證上，在設(shè)備引進(jìn)完畢后只注重設(shè)備的驗(yàn)收和調(diào)試，對(duì)設(shè)備檔案管理不當(dāng)，未設(shè)置專門的人員進(jìn)行設(shè)備檔案的管理，致使設(shè)備檔案資料收集不全或丟失。（四）重管理輕使用。當(dāng)前很多醫(yī)院在檔案管理上存在重管輕用的情況，能夠收集的檔案在后期很少被再度使用，檔案的信息資源未得到開發(fā)，浪費(fèi)了很多對(duì)教學(xué)、醫(yī)療、科研有意義的病歷檔案。不能夠充分利用醫(yī)療檔案的信息便使得醫(yī)療檔案的管理失去了意義。傳統(tǒng)的檔案管理在信息查找方面存在困難，難以找全信息，重管輕用的現(xiàn)象影響了醫(yī)院檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。（五）重視度不夠，利用不足。醫(yī)療工作往往是醫(yī)院中所有工作的核心，醫(yī)院的全部精力和投入都放到醫(yī)療工作中，因此很容易忽視檔案管理工作，很多領(lǐng)導(dǎo)干部沒(méi)有在思想意識(shí)上重視檔案管理工作，在將醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)利益放在首位的同時(shí)沒(méi)能考慮到醫(yī)院衛(wèi)生檔案對(duì)醫(yī)院未來(lái)發(fā)展前景的重要作用，意識(shí)不到檔案對(duì)醫(yī)療經(jīng)驗(yàn)的傳承和對(duì)科研工作的支持效果，便容易忽視對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作的投入，從而自上而下導(dǎo)致檔案管理工作者也缺乏對(duì)工作的熱忱和重視，必要的時(shí)候不能夠與時(shí)俱進(jìn)，只能夠按照固有工作思路來(lái)，得過(guò)且過(guò)，致使很多檔案室在醫(yī)院中形同虛設(shè)。（六）檔案管理不規(guī)范，歸檔內(nèi)容不清晰。在社會(huì)日益發(fā)展的背景下，醫(yī)院的衛(wèi)生檔案管理工作卻依然呈現(xiàn)著舊的態(tài)勢(shì)，標(biāo)準(zhǔn)日顯陳舊且缺少規(guī)范，檔案管理工作者對(duì)檔案內(nèi)容的界定存在偏差。大部分醫(yī)院在收集管理檔案時(shí)都是根據(jù)自己一時(shí)的需要進(jìn)行分類，有很大的隨機(jī)性和盲目性。很多具有價(jià)值的醫(yī)療衛(wèi)生檔案資料未能夠得到應(yīng)有的重視，造成了檔案的完整性缺失和資源的浪費(fèi)。隨著醫(yī)院檔案管理工作的要求不斷提升，醫(yī)院必須制定出一套系統(tǒng)的、規(guī)范的、標(biāo)準(zhǔn)的管理模式才能夠適應(yīng)新形式下醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理的要求。（七）管理制度不完善，歸檔不及時(shí)。很多醫(yī)院在進(jìn)行管理體系考核時(shí)，未能對(duì)考核的具體內(nèi)容進(jìn)行明確的規(guī)定，在檔案管理組織架構(gòu)、管理流程、管理制度、管理人員職責(zé)分工等方面都不是很明確，對(duì)檔案管理人員的考核評(píng)價(jià)措施也欠妥。這樣的考核體系下，極易造成管理措施不完善、制度不到位的問(wèn)題，影響檔案管理者的工作積極性，使得在進(jìn)行檔案移交、收集、管理時(shí)工作難度加大、工作效率降低，影響醫(yī)院對(duì)檔案信息的充分利用。（八）機(jī)制不完善、信息安全無(wú)法保障。很多醫(yī)院現(xiàn)行的檔案管理依然停留在各個(gè)臨床科室分別管理的狀態(tài)，缺少統(tǒng)一的監(jiān)管機(jī)制。這樣的管理方式很明顯缺乏規(guī)范化，難以發(fā)揮檔案信息資源的規(guī)模化優(yōu)勢(shì)，對(duì)檔案信息的安全問(wèn)題也難以保證。一旦出現(xiàn)借閱檔案人員不按期歸還，便可能出現(xiàn)檔案遺失的問(wèn)題，喪失檔案的寶貴價(jià)值。

二、醫(yī)療檔案對(duì)醫(yī)院管理及醫(yī)院發(fā)展的意義

（一）為醫(yī)院的管理工作提供發(fā)展動(dòng)力。醫(yī)療檔案可以看做是醫(yī)院的一種無(wú)形資產(chǎn)，對(duì)醫(yī)院的管理有很強(qiáng)的精神推動(dòng)效果。醫(yī)療衛(wèi)生檔案對(duì)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展至關(guān)重要，能夠貫穿醫(yī)院的科研、臨床、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)中，對(duì)其的完整記錄和管理能夠?yàn)獒t(yī)院的發(fā)展增加可持續(xù)的源動(dòng)力。同時(shí)，醫(yī)院的檔案資料中還包含了豐富的科研潛力和智力結(jié)晶，將這些寶貴能量用到醫(yī)院的管理實(shí)踐中不僅能夠帶動(dòng)醫(yī)院的全體職工增強(qiáng)工作的積極性，更能夠幫助員工發(fā)揮創(chuàng)造性和主動(dòng)性，對(duì)醫(yī)院的科學(xué)化、現(xiàn)代化發(fā)展創(chuàng)新大有裨益。（二）是醫(yī)院管理工作的信息來(lái)源。醫(yī)療檔案能夠真實(shí)地記錄醫(yī)療過(guò)程和醫(yī)療現(xiàn)象，讓所經(jīng)歷的疾病有據(jù)可循，為研究者提供病理規(guī)律和病癥表現(xiàn)，幫助其找到內(nèi)在規(guī)律。憑借真實(shí)的醫(yī)療衛(wèi)生檔案，醫(yī)務(wù)人員能夠?qū)Σ“Y的過(guò)往、現(xiàn)狀及未來(lái)表現(xiàn)進(jìn)行研究和推算。醫(yī)療衛(wèi)生檔案可以通過(guò)彩圖、影像、表格、數(shù)據(jù)以及文字等更為真實(shí)地表現(xiàn)出科研、教學(xué)、醫(yī)療所需要的信息，這些信息能夠作為原始素材來(lái)為醫(yī)療技術(shù)水平的提升和服務(wù)質(zhì)量的加強(qiáng)發(fā)揮作用，醫(yī)療管理者能夠通過(guò)對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生檔案的研究來(lái)全面協(xié)調(diào)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。（三）醫(yī)療檔案為醫(yī)院管理者提供科學(xué)決策依據(jù)。在進(jìn)行醫(yī)院的日常管理工作中，檔案管理工作和檔案信息工作本質(zhì)上應(yīng)當(dāng)滲透到每一個(gè)工作環(huán)節(jié)，通過(guò)各類檔案信息的傳承能夠高效地促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)工作的發(fā)展，使得各項(xiàng)工作事半功倍。合理利用醫(yī)療衛(wèi)生檔案不僅能夠促進(jìn)醫(yī)療質(zhì)量的提升，更能夠?yàn)樾录夹g(shù)和新業(yè)務(wù)的拓展提供原始依據(jù)，切實(shí)保障醫(yī)院各項(xiàng)工作“以質(zhì)量為核心”的目標(biāo)要求。此外，醫(yī)院檔案管理工作還可以推動(dòng)整個(gè)醫(yī)院各項(xiàng)工作的規(guī)范化、系統(tǒng)化和科學(xué)化，促進(jìn)各項(xiàng)決策的制定，提升醫(yī)院管理者的水平和能力。（四）開發(fā)利用檔案應(yīng)為醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略服務(wù)。醫(yī)院檔案管理工作能夠真實(shí)地反映出醫(yī)院的發(fā)展和建設(shè)歷史，是提升醫(yī)療質(zhì)量和技術(shù)的必備條件。在制定醫(yī)院的長(zhǎng)期發(fā)展戰(zhàn)略和工作目標(biāo)時(shí)，醫(yī)院管理者要依托醫(yī)院檔案，從檔案資料中獲得必要的信息支持和保障，以保證醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃的可行性和可持續(xù)性。

三、新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理工作新思路

（一）健全檔案管理制度，規(guī)范管理模式。建立健全醫(yī)院的檔案管理制度需要從多個(gè)方面著手：首先，要完善對(duì)檔案的保管和使用制度，制定適當(dāng)?shù)谋９軜?biāo)準(zhǔn)，制定相應(yīng)的管理考核標(biāo)準(zhǔn)，充分調(diào)動(dòng)相關(guān)工作人員的從業(yè)積極性。其次，要制定符合醫(yī)院實(shí)際情況的管理制度，挑選管理經(jīng)驗(yàn)相對(duì)豐富的人員從事檔案管理工作，必要時(shí)給予一定的技術(shù)支持和指導(dǎo)，組建檔案管理小組，通過(guò)廣泛征求各科室的意見來(lái)完善檔案管理制度，創(chuàng)設(shè)規(guī)范化的管理模式，讓醫(yī)院的檔案管理工作更加規(guī)范和完整。（二）強(qiáng)化管理意識(shí)，提高業(yè)務(wù)水平。醫(yī)院檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平直接影響醫(yī)院的檔案管理質(zhì)量。醫(yī)院檔案管理工作，并不是將各臨床科室的檔案簡(jiǎn)單集中起來(lái)進(jìn)行保管，而是將醫(yī)院檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化、制度化、現(xiàn)代化，這就要求檔案管理人員具備一定的業(yè)務(wù)水平。但當(dāng)今醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)普遍較低，醫(yī)院可通過(guò)組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)等方法來(lái)強(qiáng)化管理人員的管理意識(shí)。檔案管理工作人員也應(yīng)定期進(jìn)行考核，制定獎(jiǎng)懲制度，充分調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，使其熱衷于檔案管理工作，有利于發(fā)揮檔案管理的創(chuàng)新性。提高醫(yī)院所有人員對(duì)檔案的管理意識(shí)，得到領(lǐng)導(dǎo)的支持，提高全院對(duì)檔案管理的重視，同時(shí)還應(yīng)提高檔案管理人員的法制觀念。（三）引進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)。現(xiàn)代化設(shè)備的引進(jìn)不僅能夠提升檔案管理工作的效率，更可以大大減少檔案儲(chǔ)存的空間，增加操作便捷性、提升存儲(chǔ)安全性，大幅度節(jié)約醫(yī)院的人力、物力、財(cái)力，提升檔案管理工作效率。通過(guò)電子形式存儲(chǔ)醫(yī)院檔案，可以擴(kuò)大存儲(chǔ)范圍和內(nèi)容，延長(zhǎng)存儲(chǔ)時(shí)間，并且能夠方便檢索和使用，促進(jìn)檔案資料內(nèi)容的綜合運(yùn)用。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，在當(dāng)前醫(yī)療改革不斷推動(dòng)的形勢(shì)下，醫(yī)院檔案管理工作的重要性越來(lái)越凸顯。對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的積極探索和努力創(chuàng)新不僅是適應(yīng)醫(yī)改的要求更是社會(huì)的需要。醫(yī)療體系內(nèi)的各個(gè)醫(yī)院要提升對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的重視程度，提升從事檔案管理工作人員的數(shù)量和質(zhì)量，充分利用檔案的信息并發(fā)揮其作用，讓檔案管理工作高效輔助醫(yī)院的整體工作，促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展。

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作者:張洪濤 單位:菏澤市立醫(yī)院