醫(yī)學裝備檔案管理工作的重要性

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摘要:

目的:醫(yī)學裝備檔案管理工作是醫(yī)學裝備管理部門的基礎(chǔ)工作，而且有衛(wèi)生部制定的管理辦法作為向?qū)В覀円源宿k法為依據(jù)探討檔案管理工作的重要性及如何做好這部分工作。方法:結(jié)合醫(yī)院實際情況，并以作者在醫(yī)院十多年的工作經(jīng)驗，通過統(tǒng)計2007年之前至今收集到的檔案資料，并結(jié)合衛(wèi)生部2011年下發(fā)的《醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)醫(yī)學裝備管理辦法》，進行針對性分析和探討。結(jié)果:2007年之前購置的大部分設(shè)備的檔案資料缺失，如今的管理工作困難，無論是維修還是后期管理，例如報廢等均存在問題。2010年之前由于我院檔案管理工作沒有進行專業(yè)化管理，沒有發(fā)揮出醫(yī)學裝備檔案應(yīng)有的效果。結(jié)論:醫(yī)學裝備管理部門要對醫(yī)學裝備進行全生命周期管理，對檔案資料統(tǒng)一管理，分級負責、權(quán)責一致，不僅能提高本部門的管理效能，還能提高設(shè)備使用率。

關(guān)鍵詞:

檔案管理；管理辦法；重要性；重點內(nèi)容；檔案登記表；固定資產(chǎn)；臺賬

1前言

檔案管理從宏觀上說，是直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱。在醫(yī)學裝備管理中，檔案管理是醫(yī)學裝備管理的重要內(nèi)容，它是醫(yī)學裝備購入時的原始資料以及在使用過程中的所有情況進行登記備案的資料，也是醫(yī)院管理工作中最基本的組成部分。

2檔案管理工作的基本組成

2．1檔案的作用概述

醫(yī)學裝備管理工作大體分為計劃采購、維修、經(jīng)濟效益分析和其他一些日常管理工作，例如質(zhì)量管理、器械不良事件管理、計量管理和報廢管理等。要做好這些工作，前提是必須對每臺設(shè)備的全生命周期有著充分的認知度，我們可以從每臺設(shè)備的檔案里，了解每一次維修和工藝結(jié)構(gòu)上的改造，了解設(shè)備的使用情況，了解生產(chǎn)廠家和維修工程師的最新動向，了解設(shè)備更新?lián)Q代的情況等。這樣，才能更好地將這臺設(shè)備充分利用，為醫(yī)院獲得最大的社會和經(jīng)濟效益，也為下一次采購同類設(shè)備做好準備。

2．2檔案管理工作的結(jié)構(gòu)組成

檔案管理工作在硬件設(shè)施上，包括檔案室、現(xiàn)代化信息設(shè)備(例如電腦、打印機等)，如果有條件，可以加入檔案管理軟件;在人員配置上，需要專職或兼職的檔案管理員;在內(nèi)容形式上，是根據(jù)衛(wèi)生部最新下發(fā)的《醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)醫(yī)學裝備管理辦法》中規(guī)定的醫(yī)學裝備(是指醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)中用于醫(yī)療、教學、科研、預防、保健等工作，具有衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)特征的儀器設(shè)備、器械、耗材和醫(yī)學信息系統(tǒng)等的總稱)，及其他裝備的完整資料，即設(shè)備全生命周期的完整資料。

3實例展示

為了使檔案管理工作的重要性闡述的更清楚明白，我抽取4個科室，每個科室抽取5份檔案資料進行統(tǒng)計，并結(jié)合我院實際情況，以2007年和2010年作為兩個醫(yī)學裝備購進時間結(jié)點，因為2007年前后是檔案資料收集全面與否的轉(zhuǎn)折點。而2010年則是我們醫(yī)院的檔案管理工作正式開始的起點。具體統(tǒng)計如表1。

4討論

4．1從表

1中可以看出以下幾個問題，并就這些問題進行分析討論(1)2007年之前購進的醫(yī)學裝備檔案基本缺失，這部分設(shè)備管理維護困難，因為購進年代較久，卻仍在使用，檔案里沒有廠家聯(lián)系電話，也無法核實當時的供貨商是誰，導致有些設(shè)備就此閑置或報廢。(2)2007年后購進的醫(yī)學裝備的使用說明書基本齊全，但是由于沒有專業(yè)化統(tǒng)一管理，一些資料，例如論證報告、批復文件等沒有收集齊全，那么查此部分設(shè)備的購進渠道和購進原由時就無法查清，導致有些設(shè)備后期管理過程中出現(xiàn)問題，比如某臺設(shè)備到報廢年限時，最初是由哪個科室提出論證申請購買的，購進后有無調(diào)撥，目前存放地點在哪里等都不明確，進而無法進行正常的報廢流程。(3)自2010年以來，通過學習衛(wèi)生部下發(fā)的《醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)醫(yī)學裝備管理辦法》，其中依據(jù)第四章，第三十條至第三十二條，我們制定并逐步完善本院的醫(yī)學裝備檔案管理制度，明確全院醫(yī)學裝備的檔案管理的內(nèi)容，之后批復文件、論證報告、技術(shù)協(xié)議和合同之類的原始資料基本保存完整。

4．2總結(jié)

通過這些年對檔案管理工作的逐步細化、加深，我院的設(shè)備使用率大大提高，一臺設(shè)備的使用人員由于退休或其它原因，離開本院，下一位使用人員通過調(diào)取該設(shè)備檔案，查看說明書、咨詢廠家等方式獲得了該設(shè)備的使用方法和耗材成本等一系列信息，重新將此臺設(shè)備利用起來，沒有出現(xiàn)無人會用、機器閑置等現(xiàn)象，而是繼續(xù)為患者治療，為科室提高效益。而且后續(xù)的設(shè)備維修效果良好，經(jīng)濟效益分析準確，質(zhì)量控制評估合理。可見，檔案管理工作在醫(yī)學裝備管理的重點工作中占有一席之位。

5檔案管理工作的重點內(nèi)容

5．1根據(jù)醫(yī)院的實際情況，編制檔案管理制度，制定固定資產(chǎn)臺賬

在制度的約束下，收集設(shè)備資料，做好統(tǒng)計，放入檔案盒存檔。所有醫(yī)學裝備，要按照《醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)醫(yī)學裝備管理辦法》中規(guī)定的，依據(jù)《全國衛(wèi)生行業(yè)醫(yī)療器械、儀器設(shè)備(商品、物資)分類與代碼》對每臺設(shè)備進行編碼，建立全院固定資產(chǎn)總臺帳。固定資產(chǎn)臺賬是動態(tài)的，實時更新的，檔案管理工作也要隨著臺賬的變化而變化。我院的固定資產(chǎn)總臺賬是每年年底更新一次，由專人建立，截止日期是每年的12月31日，分戶臺賬則是發(fā)給全院各科室分級管理。臺賬的編制要與時俱進，越來越完善。圖1和圖2是我們醫(yī)院2008年和2013年以后的兩個固定資產(chǎn)臺帳表的對比。從圖1和圖2可以看出，改良后的表較之前的表多了很多規(guī)范化的內(nèi)容:(1)增加了醫(yī)院資產(chǎn)代碼。醫(yī)院資產(chǎn)代碼是根據(jù)《全國衛(wèi)生行業(yè)醫(yī)療器械、儀器設(shè)備(商品、物資)分類與代碼》查找編制的，符合《醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)醫(yī)學裝備管理辦法》中的相關(guān)規(guī)定。(2)能看出我院對固定資產(chǎn)管理基本形成了分級管理。保管科室是使用科室，管理科室是設(shè)備科，科室主任是科室第一負責人，每一臺設(shè)備都有專門的設(shè)備管理責任人負責，最終由設(shè)備主管院長簽字認可，做到了醫(yī)院，醫(yī)學裝備管理部門，使用科室三級管理。(3)去掉了存放地點和金額，增加了備注欄。存放地點或其他需要備注的信息，如果需要填寫，可以由使用科室增加到備注欄里，提高了表格的靈活性。去掉設(shè)備的原值，是為了讓使用科室有問題直接聯(lián)系醫(yī)院設(shè)備管理部門，例如設(shè)備科，由專業(yè)管理人員告知目前此設(shè)備最準確的現(xiàn)狀分析，比如折舊費、折舊年限和資產(chǎn)凈值等，而不是武斷地得出錯誤的結(jié)果。

5．2做好檔案登記表

在一份設(shè)備檔案里，檔案登記表好比這份檔案的臉面，它被設(shè)計得好，會讓翻閱的人一目了然，目的明確的快速找到相關(guān)信息。在檔案登記表的設(shè)計當中，需要注意以下幾點:(1)檔案登記表里的表單種類不能過多，內(nèi)容不要重復，盡量在一張表上完成所有的基礎(chǔ)信息，內(nèi)容上要完整、緊湊。(2)其他資料，例如設(shè)備驗收報告可以設(shè)備廠家出具的驗收報告單為主，將客戶聯(lián)或復印件留存，一一按順序插在檔案登記表的后面。(3)相關(guān)人員簽字的區(qū)域要劃分清晰，分欄設(shè)計，并注明需要誰簽字，否則容易混淆簽錯。如圖3所示。

5．3編制檔案目錄

并按照檔案目錄，依次收集整理所有資料，例如論證報告、技術(shù)協(xié)議、投標文件、中標合同、安裝驗收單等。資料必須真實、可靠。在時間上要有可追溯性。第四，繼續(xù)提高檔案管理人員的素質(zhì)水平，增強檔案管理意識。檔案管理人員在平時工作中要認真負責，懂得并遵循保密原則，并提高檔案管理權(quán)限。經(jīng)常參加類似檔案管理、固定資產(chǎn)管理等的培訓。

6結(jié)論

綜上所述，檔案管理工作是基礎(chǔ)，是重點，要在實際工作中總結(jié)經(jīng)驗教訓并有所改善。

6．1檔案管理制度還需再完善，工作內(nèi)容還需再細化

檔案管理制度不是一經(jīng)制定，永不改變的，而是隨著工作成熟程度的加深在逐步完善，在其他制度的襯托和有效執(zhí)行下，檔案資料管理制度才有它的實際意義。所以，檔案管理工作不僅是在醫(yī)學裝備安裝驗收完成之后進行，還要在設(shè)備未進入醫(yī)院之前開展，比如將調(diào)研資料、論證會議紀要、各種簽字留檔的文件等都要保存妥當，除此之外，還有申請某些大型醫(yī)療設(shè)備的配置和一些投資金額較大的項目都會有批復文件，也要保存好。設(shè)備使用中期，維修資料，使用過程中的借調(diào)、改造、再培訓等資料都要在日常工作中收集完整并存檔。

6．2檔案要分類存放

在用設(shè)備和報廢設(shè)備的資料要分開存放，報廢設(shè)備的資料要根據(jù)實際情況，經(jīng)過院里討論后，決定是繼續(xù)保存還是廢止;醫(yī)院正常采購的固定資產(chǎn)檔案和非正常渠道進入醫(yī)院(例如租借、外單位調(diào)撥等)的醫(yī)學裝備檔案要分開存放，便于后期管理。

6．3檔案調(diào)取的制度和流程要更規(guī)范

檔案調(diào)取要經(jīng)過檔案管理員確定后方可執(zhí)行。如果要外借，需要在使用科室主任認可后，簽署借條，限定歸還時間后借取，并將借條存檔并登記，確保檔案安全、妥當?shù)倪\用。

6．4定期對檔案室的資料進行整理

檔案管理員定期對檔案室的資料進行檢查，重復或者作廢的資料要及時取出銷毀，新入的資料要按時間順序插入檔案，有問題的資料要及時匯報上級主管領(lǐng)導，及時解決并記錄，要時刻保持檔案的真實性和新鮮性。

6．5繼續(xù)提高檔案管理人員的素質(zhì)水平，增強檔案管理意識

醫(yī)院首先要明白檔案管理工作的重要性，加大宣傳力度，讓檔案管理人員參加各類培訓，不斷提升檔案管理工作的能力，不斷改進檔案管理工作的方法，使檔案管理工作更加規(guī)范。檔案管理工作是一項常態(tài)化工作，時間久了，會產(chǎn)生疲乏感，要不時地在工作中加入創(chuàng)新理念，提高員工積極性，讓檔案管理工作持續(xù)、創(chuàng)新的進行下去。

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作者:陳嶠 單位:甘肅省蘭州石化總醫(yī)院設(shè)備科