公立醫(yī)院人事檔案管理思考

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［摘要］當(dāng)前公立醫(yī)院精細(xì)化管理形勢下，對人事檔案管理提出了新的更高要求。文章闡述了公立醫(yī)院精細(xì)化管理中人事檔案管理工作的作用，分析了當(dāng)前形勢下公立醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題，并提出了相應(yīng)的解決思路，以致力于提升公立醫(yī)院人事檔案管理工作的重要性和規(guī)范性，促進(jìn)人事檔案管理工作的信息化和智庫化。

［關(guān)鍵詞］公立醫(yī)院;人事檔案管理;精細(xì)化管理

近年來，隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，國家醫(yī)療衛(wèi)生體制改革進(jìn)程不斷深入推進(jìn)，醫(yī)改進(jìn)入深水區(qū)，在醫(yī)改有效促進(jìn)醫(yī)院各項管理精細(xì)化的條件下，作為衡量醫(yī)院管理水平的重要指標(biāo)之一的醫(yī)院人事檔案管理，當(dāng)前人事檔案管理工作已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢下醫(yī)院的發(fā)展需求，為適應(yīng)新形勢必須進(jìn)行相應(yīng)的改革和創(chuàng)新，以提高醫(yī)院的精細(xì)化管理水平，增強醫(yī)院核心競爭力，增加醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益，以使醫(yī)院能順應(yīng)時代的發(fā)展。

1公立醫(yī)院精細(xì)化管理中人事檔案管理工作的作用

(1)人事檔案管理的風(fēng)向標(biāo)作用。人事檔案管理在醫(yī)院的管理工作中有著非常重要的作用，人才是醫(yī)院持續(xù)良好發(fā)展的基石，人事檔案客觀全面地反映了醫(yī)院人才的主要信息和綜合素質(zhì)，幫助醫(yī)院全面掌握各類人才的基本情況，優(yōu)化醫(yī)院人力資源配置，對醫(yī)院日常管理工作有著風(fēng)向標(biāo)的作用。醫(yī)院需要對全院人員進(jìn)行考核和評價，人事管理部門將每一位干職員工的教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、職稱情況等基本信息完整地記錄，并對檔案管理進(jìn)行分類，促進(jìn)醫(yī)院人才庫的建立，是醫(yī)院考核評估人才、培養(yǎng)使用人才的重要依據(jù)，做到人盡其才，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。(2)人事檔案管理的橋梁作用。人事檔案管理一方面是醫(yī)院選人用人的重要渠道;另一方面也是增強醫(yī)院干職員工歸屬感的一種方式。人事檔案一般記錄了個人的一些重要信息，而這樣重要的信息能放在一個讓人安心的地方，可以增強干職員工對醫(yī)院的信任感，保障員工的積極性，促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展更加穩(wěn)定，使得醫(yī)院的日常管理得以順利實施。(3)人事檔案管理的考核決策作用。醫(yī)院人事檔案一般記錄著行政職能、后勤、醫(yī)務(wù)人員的專業(yè)結(jié)構(gòu)、技術(shù)水平、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)等評價，客觀反映了各類人員的綜合素質(zhì)、技術(shù)水平、工作能力等，對個人而言，是個人升職、發(fā)展的一種歷史性憑據(jù)。對醫(yī)院而言，是職稱評定、評優(yōu)競聘等的考核依據(jù)，通過對人事檔案的考察，可以客觀地比較篩選出潛在的培養(yǎng)對象，也可以對職稱申報人員有一個初步準(zhǔn)確的評價，從而促進(jìn)員工努力工作積極作為，對醫(yī)院的發(fā)展有著重要的作用。

2公立醫(yī)院現(xiàn)行人事檔案管理存在的問題

(1)管理重要性認(rèn)識不足。在一般人的思想認(rèn)識中，醫(yī)院是為人提供醫(yī)療護(hù)理服務(wù)的醫(yī)療機(jī)構(gòu)，其核心工作是提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量，因此錯誤地認(rèn)為人事檔案管理工作僅僅是某一個部門的事情，與自身的工作沒有多大的關(guān)聯(lián)，甚至使得醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)既沒有充分認(rèn)識人事檔案管理的重要性，也沒有充分利用人事檔案，這樣導(dǎo)致人事檔案管理流于形式，資料不完整，而這種狀況又進(jìn)一步導(dǎo)致人事檔案利用率下降。(2)管理機(jī)制化建設(shè)不全。檔案的管理應(yīng)實現(xiàn)科學(xué)性和有效性，而人事檔案管理中，資料的收集是難點和重點?，F(xiàn)行公立醫(yī)院人事檔案管理中，資料收集不全，完整性不足，檔案數(shù)據(jù)更新不及時，書寫內(nèi)容不規(guī)范，考核評語千篇一律等，這樣導(dǎo)致干職員工的特性沒有真正體現(xiàn)，也缺少對干職員工綜合素質(zhì)考評和描述的全面性，最終會使得人事檔案管理實際使用價值低，重要性逐漸喪失。(3)管理信息化程度不高。目前公立醫(yī)院人事檔案管理方式相當(dāng)一部分還處在傳統(tǒng)的人工操作階段，雖然從硬軟件方面來看，有不少相關(guān)解決方案，但這些方案與實際需求仍有一定差距，另外人事資料的種類和承載介質(zhì)雜，存在數(shù)字化難題。這些使得人事檔案存在信息缺失、細(xì)節(jié)不全、規(guī)格不一、質(zhì)量不高等問題，檢索和使用起來費時費力、效率低下。而在保存方面，大部分為紙質(zhì)版，記錄的形式單一，同時使用時間長容易破損，信息不夠準(zhǔn)確，也失去了檔案本身的客觀性和歷史性。

3公立醫(yī)院人事檔案管理改革的對策

(1)與考核考評相結(jié)合，提升人事檔案管理的重要性。人事檔案管理的重要性得不到重視，一方面與人們對醫(yī)院的定位有關(guān);另一方面和與相關(guān)人員利益關(guān)系無不緊密有關(guān)。目前，包括公立醫(yī)院在內(nèi)的眾多事業(yè)單位正在進(jìn)行新一輪的人事制度改革，其中考核考評是其中一個重點。以人事檔案的信息為準(zhǔn)，對醫(yī)護(hù)和其他工作人員進(jìn)行考核，強調(diào)人事檔案的權(quán)威性，可以有效提升人事檔案管理工作的重要性。此舉亦可有效增強人事檔案管理工作中資料收集過程的參與度。(2)與日常管理相結(jié)合，提升人事檔案管理的規(guī)范性。目前，大部分醫(yī)院均加強了現(xiàn)場管理的規(guī)范性，例如實行“6S管理”(即整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)、安全)，這些規(guī)范化的管理提升了醫(yī)院管理水平。規(guī)范同樣是人事檔案收集和使用效率的基礎(chǔ)，因此有必要加強人事檔案管理工作的規(guī)范性。目前，為解決檔案資料的缺失、難以數(shù)字化采集、數(shù)據(jù)時效性差等問題，可以從兩方面著手:①制定人事檔案材料采集標(biāo)準(zhǔn)，使人事檔案管理對象明確檔案資料采集種類、采集標(biāo)準(zhǔn)、采集流程，以確保資料信息的規(guī)范;②制定人事檔案材料采集工作制度，將人事檔案資料采集納入日常辦公規(guī)范建設(shè)內(nèi)容，要求資料采集工作日常化、制度化，以確保資料的現(xiàn)時性和規(guī)范性。(3)與信息化建設(shè)相結(jié)合，促進(jìn)人事檔案管理信息化。21世紀(jì)以來，醫(yī)院在信息化方面取得了長足進(jìn)展，就醫(yī)診斷信息化、財務(wù)系統(tǒng)信息化都有明顯發(fā)展，但就人事檔案管理工作來說信息化程度有些落后。因此，將人事檔案管理工作納入醫(yī)院信息化建設(shè)整體規(guī)劃，實現(xiàn)人事檔案管理系統(tǒng)與醫(yī)院辦公系統(tǒng)(OA)集成，可有效促進(jìn)人事檔案管理工作信息化水平，同時也可以為人事檔案管理的規(guī)范化提供支持。(4)與人事決策相結(jié)合，促進(jìn)人事檔案管理智庫化。當(dāng)前，人事檔案不再像以前一樣僅僅管理一些個人學(xué)習(xí)工作中重要節(jié)點信息，還管理著個人日常工作的大量數(shù)據(jù)，如醫(yī)護(hù)人員的工作量、科研教學(xué)數(shù)據(jù)等。這些信息在人事決策中并未起到本應(yīng)發(fā)揮的主動服務(wù)功能，僅僅是作為檔案待查。事實上，如果以人事檔案為紐帶，實現(xiàn)人事檔案系統(tǒng)與醫(yī)院其他信息系統(tǒng)(如日常診斷數(shù)據(jù)、科研系統(tǒng)、教學(xué)系統(tǒng)、國有資產(chǎn)管理系統(tǒng)等)的數(shù)據(jù)整合，可以主動就人事決策問題提供決策支持服務(wù)。具體來說，以人事檔案為節(jié)點，針對具體人事決策問題，使用篩選、統(tǒng)計、關(guān)聯(lián)分析、聚類分析等工具進(jìn)行統(tǒng)計數(shù)據(jù)挖掘，從而得到定性和定量的決策支持報告。當(dāng)然這些工作有一定的人才需求，但綜觀醫(yī)院的人事現(xiàn)狀，配置恰當(dāng)?shù)娜藛T并不難以解決，并且從長遠(yuǎn)來看，有助于促進(jìn)人事檔案管理工作的智庫化。

4結(jié)論

新形勢下有新要求，公立醫(yī)院的發(fā)展離不開人事檔案管理工作的進(jìn)步，當(dāng)前存在的問題亦是查漏補缺、改革創(chuàng)新、謀求發(fā)展的契機(jī)。提升人事檔案管理工作的重要性和規(guī)范性、促進(jìn)人事檔案管理工作的信息化和智庫化，將明顯提升人事檔案管理工作的質(zhì)量和效率，提高醫(yī)院精細(xì)化管理水平，從而為公立醫(yī)院的改革和發(fā)展提供有力保障，進(jìn)而為建設(shè)人民滿意的醫(yī)院提供有力支持。

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作者:陶源 單位:寧鄉(xiāng)市人民醫(yī)院