事業單位檔案管理規范化建設探析

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摘要：在事業單位管理工作中，檔案管理是重點內容之一，加強檔案管理對于事業單位實現現代化建設具有促進作用。在新常態下加強事業單位檔案管理的規范化和標準化管理，成為了目前事業單位檔案管理優化的主要方向，文章對事業單位檔案管理工作的現狀進行分析，并提出可供參考的實施方式，為事業單位檔案管理優化工作提供有效建議。

關鍵詞：新常態；事業單位檔案管理；規范化；標準化

隨著我國經濟的不斷發展，對事業單位的發展提出了更高的要求，事業單位要滿足國家發展的需求就需要進一步進行改革發展。而在事業單位改革和發展的過程中，因檔案管理涉及到的內容比較繁雜，同時又對事業單位各項工作的開展具有極其重要的作用，加強事業單位檔案管理工作的改革，讓其變得更加規范和標準就顯得尤為重要。為保證事業單位改革工作的順利進行，加強事業單位檔案管理規范化標準化建設成為必要環節。

1新常態下事業單位檔案管理規范化和標準化面臨的新任務

隨著我國經濟的不斷發展，我國逐漸地步入到了經濟新常態中。在經濟發展和改革的過程中，我國各級事業單位逐漸認識到檔案管理工作的重要性。對此黨中央國務院對檔案管理工作指明了改革方向，要在經濟新常態下加強事業單位檔案管理規范化和標準化建設工作，確保在各級事業單位在高制度標準和高目標定位的工作要求下，完成事業單位的改革和發展，實現事業單位的現代化建設。在事業單位檔案管理規范化和標準化建設的過程中，各級事業單位應當抓住時展的機遇，迎接新的挑戰，積極地引進新的檔案管理技術和檔案管理方法，在確保提升檔案管理質量的同時，積極地將現代計算機技術與互聯網技術融入到檔案管理工作中，為提高檔案管理工作的工作效果打下基礎。

2新常態下事業單位檔案管理規范化和標準化的現狀

（1）重視程度不足。在新的經濟常態下，事業單位在進行改革和發展的過程中，應當加強檔案管理規范化和標準化建設，為各級事業單位的改革和發展提供有力的保障。但是在實際的工作過程中，部分事業單位未能及時地認識到檔案管理建設的重要性，始終將經濟效益放在工作的首位，忽略了檔案管理對事業單位工作的優化和管理作用，導致其對檔案管理的規范化和標準化的重視程度不足，嚴重阻礙了檔案管理規范化標準化建設工作的持續推進。

（2）規范化和標準化工作滯后。完成事業單位檔案管理規范化和標準化的建設工作能夠有效地促進事業單位各種規章制度的制定，保障事業單位各項工作的持續進行。但是在實際的建設過程中，受多種因素的影響，導致我國事業單位在檔案管理規范化和標準化的建設過程中存在一定的滯后現象，不能及時地滿足國家和社會在發展的過程中的需求。低效的檔案管理工作對事業單位的發展造成了嚴重的影響。

（3）數字化進程緩慢。在現代社會信息技術急速發展的時代背景下，檔案管理規范化和標準化的建設工作應當結合時展的優勢，將互聯網技術運用到事業單位的檔案管理工作中。實現事業單位檔案管理的數字化建設是當下社會發展的潮流，能夠有效地推動檔案管理的標準化和規范化。但是在實際的工作中，因為數字化建設尚未形成統一的規范和標準，嚴重地制約了事業單位檔案管理的數字化建設，導致其建設進程緩慢，影響事業單位檔案管理規范化和標準化的建設。

3新常態下事業單位檔案管理規范化和標準化的實施策略

（1）提升內部宣傳教育力度。在進行事業單位檔案管理規范化和標準化的建設工作中，領導層必須對檔案管理工作給予充分的重視，要通過各種途徑加強內部關于檔案管理規范化和標準化的宣傳教育力度，讓內部各個部門的職工都能夠明確檔案管理規范化和制度化的價值與意義，促使他們能夠積極地、主動地參與到檔案管理規范化標準化的建設過程中，共同推進事業單位檔案管理的改革工作中。

（2）建立健全事業單位立卷歸檔的標準。在事業單位檔案管理規范化和標準化的建設過程中，立卷歸檔工作是影響檔案管理工作規范化和標準化的關鍵，部分事業單位在立卷歸檔工作方面存在不規范是影響檔案管理改革工作推進的主要影響因素。所以將建立健全事業單位立卷歸檔的標準作為推進事業單位檔案管理規范化和標準化的重要途徑是必要的。在規范事業單位立卷歸檔的過程中，相關人員應當從以下幾個方面進行探討。首先，基于檔案的重點。在進行立卷歸檔時，相關人員應當基于檔案的重點，對各種資源進行區分、歸類和刪選，不僅要確保立卷歸檔工作能夠有序推進，還要保證在立卷歸檔的過程中不會出現檔案重復、冗余的現象。要在保證檔案管理質量的同時，提升檔案管理的工作效率；其次，基于檔案的時效性。在進行立卷歸檔的過程中，檔案管理人員應當重視檔案的時效性，只有當立卷歸檔的檔案所承擔的任務完全結束時，才能夠進行歸檔處理，保證檔案管理的規范性；最后，基于檔案的完整性。檔案管理人員在進行歸檔時要確保每一份檔案的完整性，只有完整的檔案才能夠發揮出最大的價值，這就要求在工作的過程中，檔案管理人員應當嚴格的遵守立卷歸檔的相關規章制度，確保檔案管理的規范化和標準化。

（3）完善檔案管理的制度與機制。事業單位檔案管理規范化和標準化的建設過程中離不開規范、標準的管理制度，所以在進行檔案管理的規范化和標準化的建設時，應當從檔案管理工作的相關規章制度入手，要求檔案管理人員嚴格地遵守相關的規章制度，確保檔案管理改革工作的順利進行。在具體的工作中，應當從檔案管理人員的實際工作中入手，完善檔案管理工作的工作制度，可以將責任明確到人，也可以在工作的過程中安排具體的負責人，對檔案管理的各個環節實行監管。此外，在事業單位的改革和建設的過程中，還可以通過具體的工作會議，明確事業單位內部各部門的功能、職責和義務，讓每一個部門都能夠積極地參與到檔案管理規范化和標準化的過程中，促進事業單位檔案管理規范化和標準化的建設。

（4）統一規范信息化建設的標準。進入“互聯網＋”時代之后，利用信息化建設完成檔案管理規范化和標準化的建設成為了當下事業單位檔案管理工作的重要途徑。從實際的工作分析可知，為了能夠積極地推動事業單位檔案管理的信息化建設，我國各級事業單位正在逐步地完成檔案管理的數字化。但是到目前為止，檔案管理數字化建設因為未能及時地形成統一，規范的建設標準，導致事業單位檔案管理規范化標準化的建設進程緩慢。所以在進行事業單位檔案管理的信息化建設的過程中，事業單位應當盡早建立健全一套統一化，規范化的信息化建設標準。這樣才能夠確保事業單位檔案管理規范化標準化的穩步推進。具體而言，在建設的過程中，應當參考檔案管理建設信息化建設的相關要求、規范和標準。結合在檔案管理工作中每一個環節中的具體要求，建立起基于統一的操作模式進行檔案規范化管理的處理體系。對檔案管理的過程進行嚴格地要求，規范其行為，然后通過規范化的處理體系完成檔案的信息化轉化。

（5）規范檔案著錄與分類號。在進行檔案管理規范化和標準化的建設過程中對檔案的重組也是其中的重要工作內容，也是檔案管理信息化建設過程中的基礎工作。所以在進行該項工作時，管理人員應當嚴格遵守相關的規定，規范檔案著錄和分類號，實現檔案管理規范化和標準化建設。在具體的工作中，工作人員應當嚴格遵守《檔案著錄規則》進行檔案著錄，比如在遇到一些比較難處理的檔案資料時，工作人員可以對資料進行重新組檔處理，將彼此間具有一定聯系的文檔整合在一起。并且要及時地檢查文檔，查看目錄與頁碼是否缺損，對于有缺損的文檔應當及時進行補充和完善，提高檔案的利用率。同時在進行檔案的著錄過程中，應當將信息化建設的相關要求進行綜合考慮，推動檔案管理規范化和標準化建設。讓檔案管理實現規范化和標準化也是為了事業單位人員能夠迅速地查找文獻。分類號是在文檔查找的過程中的重要工具，所以在檔案管理的規范化標準化建設的過程中也應當加強對分類號的規范，要確保在《中國檔案分類法》的指導下有序地開展檔案分類號的編輯工作，提高事業單位檔案管理工作的工作效率。

（6）提升事業檔案管理人員的綜合素質。在推動事業單位檔案管理規范化和標準化的建設過程中，事業單位檔案人員的綜合素質對該項工作的進行具有不可忽視的影響，所以在進行檔案管理改革的工作中應當加強對檔案管理人員的綜合素質提升。在具體的實施過程中，事業單位可以從2個方面入手。第一，開展事業內部檔案人員的培訓工作，讓檔案管理人員在培訓的過程中學習新的管理方法與理論，不斷地進行創新，實現檔案管理工作的優化；第二，在人事招聘方面，在具體的過程中，相關人員應當根據實際的需求，將更多高素質的人才引入到檔案管理的工作中，提升檔案管理人員的整體素質，提升事業單位檔案管理規范化標準化的建設效率。

4結束語

事業單位檔案管理規范化標準化對事業單位的改革和發展具有極其重要的作用，事業單位應當將單位管理工作重視起來，不斷地利用新思想和新技術實現檔案管理工作的優化，促進其規范化，標準化發展。

參考文獻：

[1]杜振霞.新常態下事業單位檔案管理工作創新的思考[J].商情,2019(49):153.

[2]史大貴.對事業單位檔案管理工作的優化[J].神州,2019(34):274.

作者:王玉國 單位:鹽城生物工程高等職業技術學校