高校學(xué)生檔案管理的問(wèn)題及對(duì)策

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摘要:學(xué)生檔案管理是高校檔案管理的重要組成部分。高校學(xué)生檔案管理存在檔案涉及部門多、收集工作錯(cuò)綜復(fù)雜、整理歸檔不規(guī)范、缺乏完善統(tǒng)一的信息化管理規(guī)章制度和學(xué)生檔案意識(shí)薄弱等問(wèn)題。高校應(yīng)采取建設(shè)學(xué)生檔案信息平臺(tái)、改革學(xué)生檔案信息化管理制度、增強(qiáng)學(xué)生檔案保管意識(shí)等對(duì)策，有效提高學(xué)生檔案管理的水平和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞:學(xué)生檔案;信息平臺(tái);問(wèn)題;策略

一、改進(jìn)學(xué)生檔案管理的背景和需求

(一)背景

學(xué)生檔案是學(xué)校在培養(yǎng)學(xué)生的教育教學(xué)與管理活動(dòng)中形成的，記錄和反映學(xué)生在校學(xué)習(xí)表現(xiàn)、個(gè)人經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲等情況的歷史記錄。有效的學(xué)生檔案管理對(duì)于任何一所高校都是至關(guān)重要的。《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定:高校檔案館是學(xué)生檔案的主要管理部門，有責(zé)任改進(jìn)學(xué)生檔案管理方式，推進(jìn)學(xué)生檔案的信息化和數(shù)字化。當(dāng)前，各高校已充分認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的重要性，并付諸行動(dòng)，加速推進(jìn)檔案數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)，取得了有目共睹的成效。但是，高校檔案基本上是按照黨群、行政、出版、財(cái)會(huì)等十個(gè)一級(jí)目錄分類的，很少細(xì)分到學(xué)生檔案這一類型。然而，隨著學(xué)生人數(shù)的不斷增加和檔案內(nèi)容的日益豐富，傳統(tǒng)的學(xué)生檔案管理理念已難以滿足高校學(xué)生管理的需求，學(xué)生檔案的利用價(jià)值得不到有效挖掘。高校學(xué)生檔案涉及多個(gè)部門，從學(xué)工處、教務(wù)處、招生就業(yè)處到各二級(jí)院系，導(dǎo)致學(xué)生檔案內(nèi)容覆蓋面廣、收集難度大。另外，學(xué)生是學(xué)生檔案的利用者，這決定了學(xué)生檔案有利用率高的特性。

(二)基本需求

隨著高校的不斷擴(kuò)招，我國(guó)高等教育毛入學(xué)率已達(dá)48.1%。據(jù)統(tǒng)計(jì)，我國(guó)高校畢業(yè)生人數(shù)已由1949年的2.1萬(wàn)增至2019年的834萬(wàn)。面對(duì)如此眾多的大學(xué)生，高校如何運(yùn)用現(xiàn)代化手段管理學(xué)生檔案，及時(shí)維護(hù)和更新學(xué)生信息，確保信息數(shù)據(jù)完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，顯得尤為重要。學(xué)生在校期間都會(huì)形成自己的綜合檔案，包括各科學(xué)習(xí)成績(jī)表、勤工助學(xué)經(jīng)歷、在校身體心理健康檔案以及相關(guān)社會(huì)實(shí)踐材料等，這些都為學(xué)生畢業(yè)后的學(xué)習(xí)、工作、選拔、聘用等提供了重要依據(jù)。此外，個(gè)人綜合檔案是學(xué)生畢業(yè)后在職人事檔案的基礎(chǔ)組成部分。學(xué)生檔案管理工作直接關(guān)系到學(xué)生的切身利益，直接影響檔案作用的有效發(fā)揮。學(xué)生是高校教育教學(xué)工作的主體之一。運(yùn)用現(xiàn)代化信息平臺(tái)做好學(xué)生檔案管理工作，既能積極推動(dòng)高校發(fā)展，也是學(xué)生檔案管理工作發(fā)展的重要趨勢(shì)。大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校的數(shù)字化校園和辦公一體化建設(shè)越來(lái)越完善，相關(guān)部門應(yīng)抓住機(jī)遇，加快推進(jìn)學(xué)生檔案管理的信息化、數(shù)字化建設(shè)，為廣大師生提供更加便捷的服務(wù)。

二、學(xué)生檔案管理存在的問(wèn)題

(一)檔案涉及部門多，收集工作錯(cuò)綜復(fù)雜

高校學(xué)生檔案涉及教務(wù)處、學(xué)工處、招生就業(yè)處等部門及二級(jí)院系，各部門及院系分別管理學(xué)生檔案中相應(yīng)的材料，相互之間沒(méi)有協(xié)調(diào)統(tǒng)一機(jī)制，這增加了高校學(xué)生檔案的收集難度。個(gè)別部門為了自己工作方便，在學(xué)生檔案移交時(shí)間上滯后，不利于學(xué)生檔案及時(shí)、全面歸檔。

(二)整理歸檔不規(guī)范

大多數(shù)高校對(duì)于學(xué)生檔案整理歸檔沒(méi)有明確具體的要求，而是按照教學(xué)類其他檔案進(jìn)行歸檔、立卷和分類，學(xué)生檔案管理工作沒(méi)有與學(xué)生實(shí)際的調(diào)閱訴求相結(jié)合。學(xué)生檔案管理人員在工作實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，學(xué)籍卡中經(jīng)常出現(xiàn)筆記潦草、用筆顏色各異、本人頭像粘貼處缺少相片和重要證明材料缺少相關(guān)簽字等現(xiàn)象。這說(shuō)明在學(xué)生檔案歸檔環(huán)節(jié)缺乏規(guī)范操作，必須及時(shí)改進(jìn)。

(三)缺乏完善統(tǒng)一的信息化管理規(guī)章制度

截至目前，我國(guó)還沒(méi)有專門針對(duì)高校學(xué)生檔案管理的法律法規(guī)。大部分高校也沒(méi)有制訂行之有效的學(xué)生檔案信息化管理規(guī)章制度，學(xué)生檔案停留在被動(dòng)式管理階段，各部門各自為政，方法單一，導(dǎo)致出現(xiàn)管理盲區(qū)或多部門重復(fù)管理現(xiàn)象。高校檔案管理人員應(yīng)該從學(xué)校層面考慮，推動(dòng)相關(guān)部門溝通協(xié)商，共同制訂完善的學(xué)生檔案管理辦法，細(xì)化管理流程，明確職責(zé)分工，使學(xué)生檔案管理有章可循、有根可查。

(四)學(xué)生檔案保管意識(shí)不強(qiáng)

學(xué)生檔案在學(xué)生就業(yè)、深造學(xué)習(xí)等方面都會(huì)發(fā)揮獨(dú)有的作用［1］。學(xué)生需要有一定的檔案保管意識(shí)。筆者在工作實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)學(xué)生都重視自己的學(xué)歷證書(shū)和畢業(yè)證書(shū)，但檔案保管意識(shí)不強(qiáng)。具體表現(xiàn)為:有的學(xué)生畢業(yè)后不能妥善保管個(gè)人檔案，致使檔案遺失;有的學(xué)生在校時(shí)未按規(guī)范要求如實(shí)填報(bào)自己的信息，致使檔案內(nèi)容存在差錯(cuò);有的學(xué)生畢業(yè)后對(duì)個(gè)人檔案不聞不問(wèn)，直到工作單位提出審查等要求時(shí)，才意識(shí)到自己的學(xué)籍檔案等材料已丟失。這些不僅會(huì)給學(xué)生發(fā)展帶來(lái)困擾，也會(huì)給學(xué)校工作帶來(lái)麻煩。

三、學(xué)生檔案管理的改進(jìn)策略

(一)建立數(shù)字化學(xué)生檔案信息平臺(tái)

學(xué)生檔案數(shù)字化是高校檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。面對(duì)學(xué)生數(shù)量增加、流動(dòng)性增大及學(xué)校搬遷、合并、升級(jí)等重大變更，高校需要科學(xué)管理，及時(shí)更新學(xué)生的個(gè)人信息，建設(shè)檔案數(shù)字化管理信息平臺(tái)。該平臺(tái)能為學(xué)生檔案的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、異地查閱申請(qǐng)、異地存儲(chǔ)備份安全等提供重要保障。目前，很多高校的招生就業(yè)處、教務(wù)處、人事處等部門已實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化管理，這在一定程度上為學(xué)生檔案數(shù)字化管理奠定了基礎(chǔ)。高校檔案管理部門可以從學(xué)校層面出發(fā)，整合相關(guān)部門的信息資源，在現(xiàn)有全類檔案系統(tǒng)中的學(xué)生檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)基礎(chǔ)上，增加學(xué)生檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)等，最大限度地利用數(shù)字化手段，將已歸檔的學(xué)生電子檔案與目錄數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)接，同時(shí)利用校園網(wǎng)做好各歸檔部門的連接工作，實(shí)現(xiàn)高校學(xué)生檔案數(shù)據(jù)資源的共享與網(wǎng)絡(luò)化管理。高校應(yīng)設(shè)置學(xué)生檔案信息平臺(tái)使用條件和權(quán)限，簡(jiǎn)化搜索、查詢流程，學(xué)生可以遠(yuǎn)程搜索本人學(xué)籍檔案材料目錄，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)預(yù)約到線下檔案館(室)開(kāi)具蓋有公章的證明材料，同時(shí)也為已經(jīng)畢業(yè)的學(xué)生和用人單位提供信息查找和核實(shí)途徑，使學(xué)籍檔案查找更有針對(duì)性。這樣能充分發(fā)揮學(xué)生檔案的積極作用，提升學(xué)生檔案管理水平［2］。

(二)改革學(xué)生檔案信息化管理制度

針對(duì)學(xué)生檔案管理混亂、制度不健全等問(wèn)題，高校檔案管理部門應(yīng)以適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代需求為導(dǎo)向，進(jìn)行全方位的制度改革。1．建立完備的信息資料收集歸檔制度除了傳統(tǒng)學(xué)生檔案所包含的歸檔內(nèi)容，各高校可根據(jù)自身的特色需求，結(jié)合學(xué)校人才培養(yǎng)目標(biāo)等，合理擴(kuò)充學(xué)生檔案歸檔內(nèi)容，可以增加學(xué)生道德誠(chéng)信檔案、心理健康教育檔案、創(chuàng)業(yè)社會(huì)實(shí)踐檔案等［3］。高校應(yīng)本著對(duì)學(xué)生高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，明確學(xué)生檔案管理部門，細(xì)分工作任務(wù)，厘清人員職責(zé)，設(shè)立年底考核制度，制訂材料歸檔時(shí)間表，提高學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量和效率，確保學(xué)生檔案的連貫性和完整性。2．建立完善的學(xué)生檔案移交制度檔案移交雖然是一項(xiàng)日常工作，但在實(shí)際操作中極易出錯(cuò)，需要細(xì)心和耐心。從填寫(xiě)移交清單到清點(diǎn)歸檔材料，全程都必須嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)章制度。因此，學(xué)校要建立完善的學(xué)生檔案移交制度，相關(guān)工作人員必須嚴(yán)格遵守移交規(guī)范，讓檔案移交工作變得有跡可查。3．健全學(xué)生檔案查閱利用制度高校應(yīng)利用信息平臺(tái)提升學(xué)生檔案的利用價(jià)值，避免學(xué)生檔案處于“閑置”狀態(tài)。學(xué)校要健全查閱利用制度、保密制度等，鼓勵(lì)在校學(xué)生、往屆畢業(yè)生、相關(guān)用人單位利用學(xué)生檔案信息平臺(tái)查閱學(xué)生檔案，在維護(hù)學(xué)生隱私的基礎(chǔ)上，盡量減少審批流程，提升服務(wù)質(zhì)量與效率。到線下檔案館(室)借閱檔案時(shí)，借閱人員必須辦齊手續(xù)，帶上有效證件或單位介紹信，杜絕未經(jīng)允許擅自掃描、拍攝、篡改、損壞檔案等不良行為［4］。

(三)增強(qiáng)學(xué)生檔案保管意識(shí)

學(xué)生檔案是證明學(xué)生學(xué)習(xí)經(jīng)歷的原始憑證，其中包含錄取證明、成績(jī)單、獎(jiǎng)懲證明、黨團(tuán)材料等，這些都是無(wú)法復(fù)制的。鑒于此，學(xué)生必須增強(qiáng)檔案保管意識(shí)，避免因檔案丟失而給工齡判定、轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱評(píng)定等帶來(lái)不良影響。具體可從三個(gè)方面著手增強(qiáng)學(xué)生的檔案保管意識(shí)。第一，要求學(xué)生報(bào)到注冊(cè)時(shí)提交完備的個(gè)人檔案，完成檔案信息數(shù)字化采集工作。高校學(xué)生檔案管理人員在開(kāi)展學(xué)生入學(xué)教育時(shí)，可以通過(guò)制作學(xué)生檔案管理展架、具體工作案例演說(shuō)或讓學(xué)生簽署檔案承諾書(shū)等形式讓學(xué)生了解學(xué)籍檔案的重要性［5］。第二，在每學(xué)年結(jié)束時(shí)，班主任或輔導(dǎo)員主持班會(huì)，讓學(xué)生在統(tǒng)一時(shí)間內(nèi)核對(duì)自己本學(xué)年的學(xué)習(xí)情況，查看成績(jī)單、個(gè)人榮譽(yù)等信息并簽字確認(rèn)，再由班主任或輔導(dǎo)員及時(shí)將其上傳至學(xué)生網(wǎng)上電子檔案系統(tǒng)。這樣既利于提高學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量和效率，也利于增強(qiáng)學(xué)生的檔案保管意識(shí)。第三，在學(xué)生畢業(yè)時(shí)，學(xué)校統(tǒng)一將檔案發(fā)往學(xué)生就業(yè)單位或寄回生源地，同時(shí)聯(lián)系學(xué)生，讓他們及時(shí)核查檔案是否在規(guī)定時(shí)間內(nèi)送達(dá)目的地，以免遺失或遺忘。學(xué)校也要長(zhǎng)期保留學(xué)生的電子檔案，以方便日后學(xué)生回校補(bǔ)辦。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展、高等學(xué)校學(xué)生學(xué)籍學(xué)歷電子注冊(cè)制度的逐步完善和檔案工作者的不懈努力，高校檔案現(xiàn)代化管理水平不斷提升。高校必須及時(shí)改革和創(chuàng)新學(xué)生檔案管理模式，搭建學(xué)生檔案管理信息平臺(tái)，優(yōu)化學(xué)生檔案管理制度，增強(qiáng)學(xué)生檔案保管意識(shí)，全面提高學(xué)生檔案管理的質(zhì)量和效率，提高學(xué)生檔案信息的利用率。

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［5］宋陽(yáng)．信息化時(shí)代高校檔案管理工作創(chuàng)新策略［J］．管理觀察，2019(21)．

作者：成珊珊  單位：江蘇經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院