事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新淺論

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摘要：事業(yè)單位檔案是保存政府信息的重要載體，研究事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新具有重要意義。本文在查閱相關文獻資料的基礎上，總結(jié)了事業(yè)單位檔案管理的內(nèi)涵，調(diào)查分析了事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)當前事業(yè)單位檔案管理存在管理制度不健全、檔案管理人員結(jié)構(gòu)不合理、檔案管理信息化建設不足等問題，提出應更新檔案管理觀念，引進高素質(zhì)專業(yè)人才，提高檔案管理技術利用率等有效方法，為事業(yè)單位檔案管理提供借鑒。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；管理理念

檔案是構(gòu)成民族記憶的重要信息資源，檔案管理擔負傳承文明的歷史重任。事業(yè)單位是我國事業(yè)集中部門，檔案管理是事業(yè)單位歷史材料的記錄，具有重要意義。

一、事業(yè)單位檔案管理概述

事業(yè)單位檔案記錄民眾相關信息，事業(yè)單位檔案管理是對檔案提供利用服務的工作，檔案管理水平要適應社會的需求。事業(yè)單位檔案是記錄國家科教文衛(wèi)等事業(yè)各方面資料，涉及到國家安全信息，如果檔案文獻資源泄露會形成嚴重危害，因此，事業(yè)單位檔案管理具有很高機密性。事業(yè)單位檔案管理工作是各項工作的重要環(huán)節(jié)，是衡量單位工作業(yè)績的重要尺度。檔案工作可以作為制定未來發(fā)展方向的資料。加強檔案管理工作有利于單位領導掌握工作開展情況，為上級領導決策提供依據(jù)。隨著社會的發(fā)展，檔案管理信息化成為事業(yè)單位檔案管理的趨勢。未來檔案信息化設備設施等方面需要提升。要根據(jù)事業(yè)單位實際需求定期更新設施，實現(xiàn)新型設備設施智能化；要根據(jù)使用管理系統(tǒng)檔案工作人員要求改善優(yōu)化，為信息技術提升做好準備；要重新調(diào)整傳統(tǒng)形式組織結(jié)構(gòu)等，推進檔案信息化建設發(fā)展。

二、事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀及存在的問題

當前事業(yè)單位檔案管理存在許多問題，影響事業(yè)單位的健康發(fā)展。事業(yè)單位檔案管理主要問題體現(xiàn)在檔案管理制度不健全，檔案管理人員結(jié)構(gòu)不合理，檔案管理信息化建設不足等。事業(yè)單位檔案管理需要高層次專業(yè)技術人員，對檔案管理人員提出專業(yè)要求，檔案管理人員要具有檔案管理知識。目前事業(yè)單位檔案管理人員學歷層次較低。事業(yè)單位已經(jīng)通過優(yōu)惠政策引進人才，但效果不明顯。隨著事業(yè)單位的發(fā)展，檔案工作需要具備計算機等多領域知識復合型人才，當前事業(yè)單位專業(yè)集中于檔案學等學科，當前事業(yè)單位檔案管理工作中，計算機背景工作人員較少。由于檔案部門未引入高科技管理人才，導致檔案信息化建設缺乏人才支持。當前事業(yè)單位檔案管理數(shù)據(jù)存在較多錯誤，由于部分單位為應對檢查臨時錄入數(shù)據(jù)，管理人員難以快速完成機讀目錄校對工作。重要原因是缺乏專業(yè)計算機技術人才，事業(yè)單位檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)低下，導致信息化管理中出現(xiàn)較多錯誤數(shù)據(jù)。當前事業(yè)單位檔案管理信息化建設問題表現(xiàn)為對信息管理重視不足，缺乏保障信息內(nèi)容的安全。當前事業(yè)單位對檔案信息化管理重視不足，間接影響事業(yè)單位檔案管理建設，導致信息化基礎業(yè)務建設薄弱，影響事業(yè)單位檔案工作的發(fā)展。當前事業(yè)單位檔案管理中面臨安全事故不斷增加，有些檔案文件涉及內(nèi)容不能公開，很多內(nèi)容涉及國家經(jīng)濟政治等方面保密信息，檔案管理中要避免發(fā)生泄漏事件。人們往往忽視當納管理的安全性，某些檔案人員會泄漏檔案信息。如檔案人員對檔案編號忘記對計算機安全處理，為檔案管理安全性帶來很大隱患。一些保密檔案具有泄密危險，如借閱等審批流程不完善，檔案安全性存在嚴重隱患。新公共服務理論認為應將公民利益作為業(yè)務工作目標，事業(yè)單位日常工作面向民眾，檔案管理制度制定應考慮民眾因素。目前事業(yè)單位檔案管理制度制定等封閉，檔案管理制度陳舊化表現(xiàn)為局限于平常事務性規(guī)定，面向?qū)ο鬄閱挝粌?nèi)部人員，未考慮民眾對檔案資源的需求；當前事業(yè)單位對檔案管理工作對一些數(shù)據(jù)等保存開發(fā)不能為單位產(chǎn)生效益，某些單位檔案人員對檔案管理缺乏重視。檔案人員工作中存在消極懈怠思想，導致檔案管理制度無法落實。事業(yè)單位專職人員專業(yè)性有待提高，我國事業(yè)單位檔案人員年齡結(jié)構(gòu)不合理，有些工作人員能對計算機使用停留于簡單辦公軟件操作，由于受傳統(tǒng)認知影響，對檔案管理認知簡單化。對檔案管理專業(yè)性認識不足，行政單位檔案管理部門未進行集中培訓，導致檔案管理人員難以適應檔案部門的要求。當前事業(yè)單位檔案資源利用率低表現(xiàn)為檔案管理技術只能提供一對一服務，為使用者帶來很大不便。隨著信息技術的發(fā)展，檔案資源替代品增多，由于檔案文獻較多，查閱難度加大。人們通過互聯(lián)網(wǎng)技術在網(wǎng)頁尋找相應資源。在現(xiàn)代信息社會下，事業(yè)單位檔案資源利用率低，不利于檔案管理的發(fā)展。檔案管理目的是對復雜檔案進行分類整理，需要借助各種信息技術進行精細化管理，當前事業(yè)單位檔案資源利用率較低，不符合新公共服務理念服務民眾的要求。資金是事業(yè)單位檔案管理建設的保障，事業(yè)單位檔案信息化管理不同于傳統(tǒng)檔案管理，檔案管理信息化建設需要電子網(wǎng)絡基礎設備，高端電子通訊設備為檔案管理數(shù)據(jù)等提供保障。但高端通訊設備價格昂貴，政府在資金投入方面存在不足，大部分政府將資金投入推動經(jīng)濟發(fā)展項目中，檔案管理不具備產(chǎn)生經(jīng)濟效益價值，對檔案管理信息化建設投資較少。

三、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的具體方法

事業(yè)單位檔案管理是各項工作的基礎保障，當前事業(yè)單位檔案管理存在許多問題，影響事業(yè)單位的持續(xù)健康發(fā)展。加強事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新，要堅持規(guī)范與靈活統(tǒng)一，動態(tài)與靜態(tài)結(jié)合，職責與權益兼顧等原則。通過建立健全檔案管理制度，加強檔案保密工作，加快推進檔案管理信息化建設等措施，提升檔案管理水平，更好地促進事業(yè)單位發(fā)展。事業(yè)單位檔案工作制度要按照國家標準執(zhí)行，由于不同事業(yè)單位具有不同規(guī)模，檔案管理方式要求不同，事業(yè)單位檔案部門要不斷探索總結(jié)，建立符合單位實際的規(guī)章制度體系。規(guī)章制度制定中要明確領導干部的職責權限，如檔案部門分管領導負責檔案管理任務制定，要著重保護工作人員合法權益，否則會影響工作人員的工作熱情。建立事業(yè)單位檔案管理制度要堅持職責與權益兼顧原則。制度建設首要思想是按照部門特點探索制定系統(tǒng)檔案制度，檢驗制度的合理性關鍵是制度執(zhí)行情況。事業(yè)單位檔案管理中要關注制度的執(zhí)行情況，使制度更加規(guī)范化。事業(yè)單位發(fā)展需要制度保障。隨著時代的發(fā)展，事業(yè)單位制度要適應工作的需求。當前事業(yè)單位走向國際化，要積極學習先進檔案管理辦法，完善現(xiàn)有檔案管理制度。建立檔案管理制度要求堅持制度約束雙向性，體現(xiàn)合理性與科學性。制度必須具有可操作性，更好地發(fā)揮制度的指導作用。建立檔案管理制度要符合單位特點，領導行為直接影響制度的執(zhí)行，職工是制度的主要約束對象。檔案部門是制定檔案制度的主管部門，在制度執(zhí)行中要做到賞罰分明。各級事業(yè)單位要提高對檔案管理的重視，建立檔案管理工作領導機構(gòu)，結(jié)合單位檔案工作實際，對檔案工作實行考核。通過等級升降實施動態(tài)管理，建立完善質(zhì)量管理體系。各單位研究制定當納各項工作質(zhì)量評價標準，推進檔案工作制度化建設。事業(yè)單位要通過定期宣傳，提高對檔案工作的重視度。要求單位建立過硬的領導班子，建立適合單位實際的考核機制，通過級別升降實行動態(tài)管理，推動檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展。隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，檔案管理實行信息化管理是社會對檔案管理工作的要求。延長檔案使用壽命，是檔案管理創(chuàng)新的主要目的。檔案管理現(xiàn)代化是檔案服務事業(yè)單位制度改革的需要，要使檔案發(fā)揮作用表現(xiàn)利用先進科技手段，提高檔案工作效率。各級事業(yè)單位要提高信息管理時效性，對檔案實行計算機輔助管理，利用現(xiàn)代設備將檔案資料整理深入計算機，實現(xiàn)檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存。利用網(wǎng)絡技術進行檔案管理創(chuàng)新，向社會提供優(yōu)質(zhì)高效檔案信息服務。提高檔案工作效率質(zhì)量。在庫房選址等方面遵照國家有關規(guī)定，庫房與閱覽室分開，庫房管理要指定專人負責看管。培訓庫房管理人員正確區(qū)分保管檔案，確保檔案安全。

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作者:包莉 單位:大慶市杜爾伯特蒙古族自治縣經(jīng)濟貿(mào)易合作服務中心