圖書館科學管理
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論文摘要在論述信息反饋與圖書館科學管理之間關系的基礎上,一、著重提出了高校圖書館是一個特殊的管理系統;二、在圖書館的科學管理中充分應用信息反饋;三、大力促進高校圖書館科學開發和有效利用信息資源,使圖書館事業不斷向前發展。
反饋,是現代化管理的基本原理之一,是將系統運行的結果反送回系統決策集團中去的信息傳遞過程。它的重要作用是供決策者在結果與目標的對照比較之中,準確把握和評價系統運行的狀況,以總結經驗,發現問題,制定對策,完善計劃,調整系統的運行狀況,保證系統進一步優化。從控制論的角度而言,反饋又是有效控制的必要條件。所謂管理,便是對一個系統的控制;而其是否有效,便決定著管理質量的高低。高校圖書館是一個復雜的管理系統,決策者既要實現對自己所領導的館進行有效控制,又要完成他所擔負的為學校教學和科研服務的重大責任。特別是在市場經濟蓬勃發展,教育改革日益深入,信息技術突飛猛進的今天,研究信息反饋與圖書館科學管理的關系,無論在理論上還是在實踐上,都是非常有意義的。
1提高認識,明確高校圖書館是一個特殊的管理
系統在當今的信息時代,作為收藏圖書、報刊、音像等資料,傳播知識和情報信息的高校圖書館來說,信息反饋工作顯得尤為重要。如何提高對信息反饋意義的認識,強化信息反饋的效能,很有必要重新認識圖書館這個管理系統所具有的特點。
1.1認識復雜性,避免管理工作簡單化。教學和科研活動是高校工作的中心,圖書館則是這個中心的相對獨立的子系統。為了保證這個中心的有效性,需要管理者充分認識并把握其正常運轉,切忌管理工作簡單化。特別是以采集和傳播情報信息資料作為重任,更要有效地控制這個復雜的系統,依靠強有力的信息反饋來促進各項工作的開展。
1.2重視周期性,防止管理工作老一套。高校圖書館工作具有周期性的特點。這種周期的更換,決不是老一套的簡單重復,都有其各自的特點。切實做到在接受上個周期系統運行的結果反饋的基礎上,緊密聯系實際,對下個周期的信息輸出作出調整和修正,即對下個周期的系統運轉制定出更加科學的管理目標,作出更好的發展決策,以使系統運行不斷得到優化。
1.3憑借穩定性,注重夯實管理工作基礎。各類高校培養目標的定型化,具有很強的穩定性。憑借這個穩定性,以不變應萬變,就給圖書館管理工作夯實基礎提供了有利的條件。在有效反饋的基礎上,可以不斷解決為教學與科研服務,解決和滿足師生閱讀需求出現的矛盾,使各項工作更上一層樓。
1.4適應隨機性,做到管理工作有的放矢。高校圖書館的管理所具有的隨機性,是因為它所管理的不僅是活生生的人和經常不斷地更新的情報資料信息,而且它為之服務和培養的成品(管理的目標)也是活生生的人。圖書館管理的內容主要有書刊、音像資料等物質,但居于主導地位的卻是精神的,是對于人的靈魂的塑造,知識的灌輸,技能的培養與信息的給與。這就要求管理者對他們的服務育人工作做到有的放矢,以期收到良好的效果。
1.5崇尚知識性,促使管理工作躍上新臺階。圖書館的管理要有更高的知識性。在現代圖書館的四種職能:保存人類遺產、開展社會教育、傳遞科學情報、開發智力資源中,信息的傳遞是圖書館管理的突出特點。信息傳遞服務,又包括知識傳播與思想教育諸多方面。這種以提高服務質量和人的整體素質為中心的管理,更是教育管理的知識性的體現。而服務從來就是雙向活動,其效果是從師生讀者的教學和科研的結果中表現出來的,這也就決定了整個信息服務過程中的信息反饋,能促使圖書館的工作躍上新的臺階。
2落實行動,在高校圖書館的科學管理中充分應用信息反饋
2.1充分應用信息反饋,為高校圖書館深化改革、謀求發展提供重要依據。
高校圖書館如何在改革工作中取得經驗,在探索中不斷地開拓前進,對于所做的一切,需要檢驗對與錯,判斷是與非,衡量得與失,而這決離不開實踐所得出的結論,即少不了信息的反饋。比如,在當前圖書館管理實現自動化,逐步同世界信息網絡聯網的浪潮下,計算機的運用會對科研工作和科技發展帶來巨大的促進作用和可觀的社會經濟效益。但它在目前乃至今后很長一段時間內充當的只是快速準確和便當的檢索工具,而難以承擔所有原始文獻信息載體的存貯和保管。這就告誡圖書館的管理者們,如果不顧主客觀條件,盲目決策,就會得不償失。管理者們在作出重大決策、確定實施方針、執行長遠規劃和完成具體目標上,只有經過認真的調查研究、準確的信息反饋,才能使判斷不失誤,工作落到實處,改革不斷深化。
2.2充分應用信息反饋,使圖書館的本體工作與學校整個環境統一在動態之中,構成新陳代謝的活力運動。
系統運行中的新陳代謝,是在不斷的信息反饋過程中,排除來自系統內外部的各種干擾,及時地對在為讀者服務中出現問題的若干環節進行調整,使其具有自我調節的活力,促使各子系統之間的關系和系統同大環境的關系保持平衡,以保證系統整體目標的實現。這種運用信息反饋,完善機制,排除干擾,把握“航向”的工作,就是對于系統的良好調控和卓有成效的科學管理。
2.3充分應用信息反饋,能更加有效地保證為師生讀者的教學和科研服務。
圖書館的辦館思想正確與否,管理水平的高低,為之服務所培養的畢業生質量如何,衡量的標準,就是其為教學科研服務需要的適應程度,以及與四化建設的需要相適應的程度。只有經常運用定量分析與定性分析相結合的方法,準確地根據學校辦學需要,廣泛采集各種教育教學所需的信息資料,才能滿足廣大師生的需求?，F在許多高校進行廣泛的社會調查,對設置專業及其結構的調整,接受上級教育行政部門對其教育、教學質量和校園文明建設的評估,目的在于使學校更好地為社會主義現代化建設培養合格人才。而所做的一切,又無一不與圖書館緊密相連,無一不與信息反饋息息相通。3直面現實,立足基礎,開拓前進,促進圖書館科學開發和有效利用信息資源
3.1直面現實,認識高校圖書館的信息反饋機構是不可或缺的。從當前現實情況來看,不在于人們不知道信息反饋的作用,也不在于人們不承認信息反饋的作用,而是在實踐中,一些人想不到,或不善于運用信息反饋,以及不懂得怎樣獲取反饋信息和如何選擇真正的有用的反饋信息,他們把一些道聽途說的、不準確的、或過了時的“垃圾”也當成了信息,甚至把自己想像的印象和聯想當作反饋信息,還認為自己已在重視和運用信息反饋。這就迫切需要有專門人才和機構來宣傳、研究和擔當這個信息反饋工作。許多高校圖書館由參考咨詢或文獻信息研究部門擔此重任,已經做出了可喜成績。然而,還有不少圖書館實際尚沒有開展這項工作,必須引起足夠重視才行。
3.2立足基礎,明確現在圖書館各項任務的完成,都包含著信息反饋的開展,從而腳踏實地做好當前的工作。
圖書館的參考咨詢工作能為師生在讀書治學中碰到的問題解難釋疑,為重大科技項目查詢及成果查新服務,為領導及機關部門的有關信息需求作出報告。信息資料采訪能選優集粹,采萬千信息;披沙揀金,匯信息精華。流通閱覽直接面對廣大師生用戶,對其閱讀需求、提出的意見及合理建議,及時了解、傾聽和吸納。通過微機、多媒體與網絡化的逐步實現,更能提高圖書館為教學和科研提供迅速快捷的優質信息服務的能力。而作為行政辦公人員,起著上情下達、下情上達,縱向聯系、橫向溝通,協助館領導直接指揮和帶領部屬在完成任務中起中樞作用。全館上下提高認識,樹立全局觀念,做到反饋信息能及時溝通,存在問題能有效協調,完成任務能真誠合作,就能促使整個管理工作做到統一、有序、優質、高效。
3.3開拓前進,促進圖書館科學開發和有效利用信息資源。
科學地開發信息資源是有效地利用信息資源的手段,而有效利用信息資源是科學開發信息資源的目的。這也是高校圖書館為讀者服務工作的出發點與歸宿點。為此,應該做到以下幾點:
(1)圖書館領導在宏觀上要加強對信息資源規范化、制度化的認識與管理。以往由于對信息、信息資源認識不足,在管理上缺少章法,各自為政,部門分享,上下溝通不夠,左右協調不力,結果造成了一方面信息資源閑置與另一方面信息資源不足并存的局面。為了有效地利用信息資源,非常需要在做好信息反饋的基礎上,強化對信息資源的宏觀上的規范化、制度化管理。
(2)利用信息資源要迅速、準確、方便、快捷。對于信息,重在發現,精在選擇,貴在傳播,功在利用。利用信息資源講究時效性,這是有效地利用信息資源的前提。圖書館采集和加工信息要及時、迅速,宣傳和利用信息更要及時、迅速。
(3)提高館員素質是有效利用信息資源的關鍵。利用信息資源同開發信息資源一樣,是一種高級的復雜勞動。要加快信息化人才的培養,提高館員的信息化技能,增強信息化意識。館員必須注重接受繼續教育和知識的更新,懂得一些信息科學和信息經濟學知識才行。
(4)立足于高校圖書館事業發展拓寬服務領域。除以文獻傳遞、情報咨詢、信息傳播為主體的文獻信息服務外,還要加強為人民服務的思想道德以及傳統美德,要客觀反映市場經濟建設對圖書館文獻信息工作發展的內在積極要求,不斷拓寬服務領域,以各種行之有效的文獻信息服務來贏得師生讀者和廣大社會用戶的信賴與支持,取得社會效益和經濟效益的雙豐收。
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