當(dāng)代電子檔案管理留存的疑問(wèn)及解決方案

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信息技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用使人類生活的各個(gè)方面發(fā)生了巨大的變化。計(jì)算機(jī)應(yīng)用于辦公自動(dòng)化和自動(dòng)化工程設(shè)計(jì)，己產(chǎn)生了大量的cad或公文性電子文件。由此引起的對(duì)電子文件和電子檔案管理，是檔案工作者面臨的新問(wèn)題。電子文件被廣泛地認(rèn)識(shí)和應(yīng)用，成為勢(shì)不可擋的潮流。計(jì)算機(jī)的普遍應(yīng)用、電子文件的大量產(chǎn)生、信息高速公路的建成，為縮小檔案保存空間，快捷傳遞交流信息，搞好信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)信息共享，無(wú)疑將會(huì)帶來(lái)極大的方便，同時(shí)也給檔案工作帶來(lái)了一系列的新情況新問(wèn)題。

一、現(xiàn)代的檔案管理工作的轉(zhuǎn)變

（一）檔案載體的轉(zhuǎn)變

在電子檔案管理活動(dòng)中，電子文件以其快捷的辦文進(jìn)度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件。電子圖紙也以手工制作所無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)大量出現(xiàn)。通過(guò)計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)使產(chǎn)品圖紙的設(shè)計(jì)、存儲(chǔ)、查詢和修改變得快捷又方便。例如生產(chǎn)或開(kāi)發(fā)一項(xiàng)較大項(xiàng)目的產(chǎn)品就需產(chǎn)生上萬(wàn)份的圖紙，而其中許多又要承襲老產(chǎn)品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了其比紙質(zhì)圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時(shí)、省力并且有意義得多。

（二）企業(yè)檔案的分類變化

舊有的關(guān)于文書(shū)檔案、科技檔案、產(chǎn)品檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之以電子檔案管理系統(tǒng)中各個(gè)管理模塊、流程的設(shè)置。一份完整的檔案信息分散在幾個(gè)管理系統(tǒng)中，計(jì)算機(jī)依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標(biāo)隨時(shí)設(shè)立和調(diào)整類目。各企業(yè)檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是電子檔案管理過(guò)程中檔案分類更能貼近管理的需要，分類也將更詳細(xì)、更科學(xué)、更規(guī)范。

（三）檔案接收和保管上也有所改變

在電子環(huán)境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過(guò)程，文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用。這就是說(shuō)檔案人員如果不進(jìn)入到信息集成系統(tǒng)中去，則很難掌握到信息的核心部分甚至接收不到檔案。

無(wú)時(shí)無(wú)刻不在產(chǎn)生的電子文件、電子圖紙使檔案工作者再也無(wú)法坐等檔案的最后形成與歸檔了。他們必須在產(chǎn)生電子文件的源頭就行使檔案的監(jiān)督指導(dǎo)職能。參照國(guó)家有關(guān)文件制定出本單位的《電子文件管理辦法》，提請(qǐng)信息集成系統(tǒng)的編制人員在其系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和運(yùn)行過(guò)程中加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等電子檔案管理內(nèi)容。檔案工作者要在專業(yè)人員的指導(dǎo)下學(xué)會(huì)運(yùn)用專門的檔案信息接收管理平臺(tái)，要懂得如何控制和維護(hù)檔案信息資源的有效性、可靠性和實(shí)時(shí)性，掌握電子檔案信息的收集、管理。

此時(shí)企業(yè)檔案的保管也不再只以卷盒和柜架為裝具，更多的經(jīng)過(guò)檔案人員鑒定歸檔的企業(yè)檔案信息將存入“虛擬庫(kù)房”。

二、電子檔案工作面臨的問(wèn)題

（一）電子檔案原件的真實(shí)性問(wèn)題

電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。在使用計(jì)算機(jī)形成文件材料的過(guò)程中，擬稿者無(wú)法留下自己的筆跡，單位負(fù)責(zé)人也無(wú)法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)，日后難以確定該份材料是否具有真實(shí)性和權(quán)威性。即使有人出于自己的目的將軟盤中存的內(nèi)容進(jìn)行了刪改，也難以發(fā)現(xiàn)和確定。

（二）電子檔案內(nèi)容的保密性問(wèn)題

用網(wǎng)絡(luò)的任何終端設(shè)備都能索取到存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)某一個(gè)設(shè)備上的電子文件。另一方面，一個(gè)終端上的電子文件也可同時(shí)發(fā)給若干個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端。這對(duì)于在一段時(shí)間需保密的內(nèi)容或限制提供利用的內(nèi)容的安全保密問(wèn)題，帶來(lái)了極大的威脅。

（三）電子檔案保笛的長(zhǎng)久性問(wèn)題

隨著辦公自動(dòng)化的不斷深人，好多單位將會(huì)實(shí)現(xiàn)無(wú)紙辦公，所有的情況、決策、信息存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)中，人們只要操作一下鍵盤就可以得到所需的信息。這種方法確實(shí)為檔案的歸檔存儲(chǔ)簡(jiǎn)化了程序，也方便了利用，但是一旦網(wǎng)絡(luò)突然癱瘓或被毀，如出現(xiàn)“黑客”問(wèn)題，遇到病毒問(wèn)題或其它方面的故障，電子文件可能會(huì)在一瞬間同時(shí)消失，造成難以彌補(bǔ)的損失。

（四）檔案管理軟件的統(tǒng)一性問(wèn)題

計(jì)算機(jī)軟件研制大大落后于硬件的發(fā)展，遠(yuǎn)不適應(yīng)各方面存儲(chǔ)的需要。檔案系統(tǒng)各地區(qū)之間、單位之間不使用統(tǒng)一的軟件，勢(shì)必會(huì)影響到互相之間的利用以及全國(guó)的聯(lián)網(wǎng)。

三、建議采取的對(duì)策

（一）盡快培養(yǎng)精通計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案專業(yè)人才

培養(yǎng)一批既懂檔案業(yè)務(wù)又精通計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)的人才已是檔案部門的當(dāng)務(wù)之急。當(dāng)前要在加強(qiáng)全員計(jì)算機(jī)知識(shí)培訓(xùn)的同時(shí)，通過(guò)招考、送出去深造等渠道選拔、培養(yǎng)高、精、尖的電子檔案管理應(yīng)用人才，使他們不僅精通計(jì)算機(jī)技術(shù)而且熟悉檔案業(yè)務(wù)，熱愛(ài)檔案事業(yè)；不僅會(huì)操作而且會(huì)設(shè)計(jì)程序，能夠開(kāi)發(fā)軟件。

（二）建立健全維護(hù)電子文件真實(shí)和安全的法規(guī)

在電子文件的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，信息都有被更改、丟失的可能性，即使擁有完善的信息安全技術(shù)，也需要有相應(yīng)的電子檔案管理措施來(lái)保證其得以實(shí)施。因此，建立健全相關(guān)法規(guī)和管理制度，對(duì)于維護(hù)電子檔案的原始性、真實(shí)性，保證其安全具有重要的意義。要通過(guò)法律形式將電子檔案管理和利用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定下來(lái)，使人們能夠自覺(jué)地遵守這些規(guī)定。同時(shí)要通過(guò)立法確認(rèn)電子文件、電子檔案的法律憑證作用，確保國(guó)家檔案行政管理部門依法管理電子文件和電子檔案。

（三）制定科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

隨著電子文件的大量產(chǎn)生，迫切需要建立一套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。將電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔工作和分類、排列、保存方式，用標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范確定下來(lái)，使電子檔案從誕生之初就得以科學(xué)、有序、規(guī)范地管理，這是擺在檔案部門面前的一項(xiàng)重大課題，也是迫切需要解決的基礎(chǔ)性工作。

（四）研制開(kāi)發(fā)數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、可以互相兼容的檔案管理軟件

建議由國(guó)家檔案局牽頭，研制開(kāi)發(fā)適應(yīng)電子檔案管理現(xiàn)代化的軟件，并在全國(guó)檔集系統(tǒng)統(tǒng)一推廣。我們盼望國(guó)家檔案局能把該問(wèn)題列為工作重點(diǎn)，以此帶動(dòng)全國(guó)檔案系統(tǒng)現(xiàn)代化管理水平的提高。

辦公自動(dòng)化的廣泛實(shí)現(xiàn)，信息高速公路的建成，對(duì)傳統(tǒng)的檔案工作是一次巨大的沖擊，必將促使檔案工作從管理方式和管理手段上進(jìn)行一次徹底革命。檔案部門要盡快認(rèn)清形勢(shì)，采取有力措施，從工作重點(diǎn)和方式上來(lái)一次大轉(zhuǎn)變，從人才和技術(shù)力量上來(lái)一次大儲(chǔ)備，以勇敢地應(yīng)對(duì)信息時(shí)代的挑戰(zhàn)。

在這個(gè)信息時(shí)代，由紙質(zhì)檔案管理向電子檔案管理是時(shí)展的需求，也是對(duì)檔案管理人員的更高要求，檔案管理人員需要根據(jù)電子檔案的需求進(jìn)行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和運(yùn)用，轉(zhuǎn)變?cè)械墓芾砟Ｊ健Ｔ谟杉堎|(zhì)檔案管理向電子檔案管理的過(guò)程中，對(duì)于出現(xiàn)的一系列問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)靈活的應(yīng)對(duì)，以達(dá)到電子檔案管理的最終目的。