圖文管理現(xiàn)代化管窺
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實(shí)現(xiàn)圖文管理現(xiàn)代化的先決條件，就是要有現(xiàn)代化的管理思想。在這個(gè)現(xiàn)代化的信息時(shí)代，必須更新傳統(tǒng)的管理觀念，摒除對(duì)圖文管理的傳統(tǒng)管理錯(cuò)誤認(rèn)知，提高對(duì)圖文管理現(xiàn)代化的認(rèn)識(shí)，樹立圖文管理現(xiàn)代化的意識(shí)。首先，必須轉(zhuǎn)變圖文管理現(xiàn)代化可實(shí)行可不實(shí)行的思想，要將管理也是一種生產(chǎn)力，管理出效益，管理出效率的理念深植心中。在這個(gè)信息高速公路全面建設(shè)與發(fā)展的時(shí)代，只靠對(duì)圖文資料保管方法與保管技術(shù)等內(nèi)部規(guī)律的研究是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，必須要用現(xiàn)代化管理理論進(jìn)行管理與實(shí)踐，這樣，圖文管理工作才能更加穩(wěn)定、準(zhǔn)確、高效地進(jìn)行。其次，要全面理解圖文管理現(xiàn)代化的內(nèi)容，如果只是把圖文管理現(xiàn)代化局限于管理手段方面的現(xiàn)代化，則過于狹隘而難以有新的突破和提高。再次，圖文管理現(xiàn)代化應(yīng)滲透到圖文資料相關(guān)工作的各個(gè)方面。實(shí)現(xiàn)圖文管理現(xiàn)代化，不只是領(lǐng)導(dǎo)者的事情，而需要集體所有人的努力。還有領(lǐng)導(dǎo)對(duì)圖文工作的支持與理解和配合，資金的投放和各類設(shè)施的采購等工作。如果沒有全體人員的積極參與，實(shí)現(xiàn)圖文管理現(xiàn)代化只是一句空話。最后，圖文管理人員在面對(duì)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)對(duì)圖文管理人員的滲透與沖擊時(shí)，要做到對(duì)自己的職業(yè)有熱愛的精神，對(duì)圖文的各個(gè)層次文件標(biāo)準(zhǔn)等做到熟知，以標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)，打造圖文管理新型化，就必須有提高職業(yè)素質(zhì)，調(diào)整專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)的思想準(zhǔn)備。
二、圖文管理裝備的現(xiàn)代化
要加快硬件設(shè)施的建設(shè)以實(shí)現(xiàn)管理裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化，即實(shí)現(xiàn)圖文信息的數(shù)字化、圖文管理的計(jì)算機(jī)化以及圖文信息傳遞的網(wǎng)絡(luò)化。
（一）圖文信息的數(shù)字化
我們可以通過使用數(shù)字化存儲(chǔ)技術(shù)、光盤技術(shù)和多媒體技術(shù)或條形碼技術(shù)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)圖文信息轉(zhuǎn)化為以磁盤、光盤、條形碼為信息存儲(chǔ)載體的機(jī)讀文件，以此實(shí)現(xiàn)圖文信息的數(shù)字化，同時(shí)解決圖文資料不斷增加造成的庫存量膨脹給保管、利用還有圖紙臺(tái)架多且難以尋找等帶來的困難，便于更好地保全圖文資料。
（二）圖文管理的計(jì)算機(jī)化
在圖文信息數(shù)字化的基礎(chǔ)上建立工程圖文管理系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)高效快速處理信息的功能進(jìn)行自動(dòng)維護(hù)、整理、自動(dòng)檢索和編寫目錄、自動(dòng)文件庫房管理、文件借閱還歸、還有自動(dòng)管理等業(yè)務(wù)管理工作，建立起規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)代化圖文管理體系。此外還要注意工程圖文管理系統(tǒng)的維護(hù)，增強(qiáng)其可靠性、安全性。
（三）圖文信息傳遞的網(wǎng)絡(luò)化
目前，社會(huì)信息交流的主要工具便是網(wǎng)絡(luò)。必須在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)圖文信息資源的共享及開發(fā)利用。能利用網(wǎng)絡(luò)解密各類的WORD文檔和圖紙模型等。與此同時(shí)，企業(yè)內(nèi)部的工程圖文信息具有一定機(jī)密性，因此還要做好信息的保密工作。
三、圖文管理人員的現(xiàn)代化
圖文管理的現(xiàn)代化是一個(gè)始終要依賴于管理人員素質(zhì)提高的不斷完善與優(yōu)化的過程，因此實(shí)現(xiàn)圖文管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵在于建設(shè)一支掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)的專業(yè)隊(duì)伍。所以，圖文管理人員要相應(yīng)地調(diào)整自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，熟練掌握工程相關(guān)的計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)，圖紙的歸納，整理，更改等。以便相應(yīng)得做好紙質(zhì)圖文資料到電子文件的轉(zhuǎn)化以及電子文件的歸檔、保存以及開發(fā)利用等工作。電子文件信息內(nèi)容的數(shù)字化、文件處理的一體化，電子文件保存的技術(shù)化以及開發(fā)利用形式的多樣化導(dǎo)致電子文件的管理與紙質(zhì)文件的管理是截然不同的。與此同時(shí)，電子文件的保存及其開發(fā)利用對(duì)于圖文管理領(lǐng)域還是一件新生事物，因此，要實(shí)現(xiàn)圖文管理現(xiàn)代化的當(dāng)務(wù)之急便是培養(yǎng)和造就一批電子文件管理人員。隨著電子文件等多種新型載體的大量出現(xiàn)，圖文管理人員還要與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)掌握計(jì)算機(jī)、光盤存儲(chǔ)、縮微技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等陸續(xù)出現(xiàn)的以及將來還有可能出現(xiàn)的先進(jìn)管理手段，需要對(duì)圖文的各類管理認(rèn)知達(dá)到非常熟悉的程度。這樣才能真正意義上實(shí)現(xiàn)圖文管理從經(jīng)驗(yàn)管理、科學(xué)管理到現(xiàn)代化管理的轉(zhuǎn)變。總而言之，圖文管理現(xiàn)代化是圖文管理在這個(gè)現(xiàn)代化、信息化社會(huì)的必由之路。而要實(shí)現(xiàn)圖文管理現(xiàn)代化，首先要轉(zhuǎn)變觀念，形成現(xiàn)代化的管理思想，增強(qiáng)圖文管理現(xiàn)代化建設(shè)的意識(shí)。其次要加強(qiáng)圖文管理工作物質(zhì)條件建設(shè)，運(yùn)用現(xiàn)代化的管理設(shè)備。最后要加大現(xiàn)代化圖文管理人員的培養(yǎng)，現(xiàn)代化的圖文管理設(shè)備需要有一支掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)的人才能實(shí)現(xiàn)管理的現(xiàn)代化。只有以上幾項(xiàng)主要工作得以落實(shí)，圖文管理工作才能一步一步走向現(xiàn)代化。
作者：吳莎單位：廣西玉林市玉柴機(jī)器股份公司工程研究院
