住房保障檔案信息化管理探討

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摘要：為了更好地規(guī)范我國住房保障檔案管理，需要引進(jìn)先進(jìn)的信息化管理技術(shù)來實(shí)施信息化管理模式。基于此，本文主要闡述了住房保障檔案的特點(diǎn)，并依據(jù)目前我國現(xiàn)狀分析了住房保障檔案信息化管理的必要性，同時提出了推進(jìn)住房保障檔案信息化管理的幾條措施。

關(guān)鍵詞：住房保障；檔案；信息化管理

一、前言

住房保障檔案的管理對保障性住房政策的實(shí)施非常必要。通過文字、表格等形式對住房信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)整理形成檔案保存，有利于對后續(xù)保障性住房管理工作進(jìn)行有依據(jù)性、有效的管理。雖然目前我國各地區(qū)政府及相關(guān)管理部門對住房保障檔案做了統(tǒng)一的管理工作，但是目前隨著我國人口不斷增多，住房保障信息量越來越大，以往紙質(zhì)版形式的檔案保管和管理出現(xiàn)了一些問題。雖在一定程度上采取了一些措施，但是檔案破損、丟失的情況時有發(fā)生，檔案信息的保存和共享工作也較難，因此進(jìn)一步加快住房保障檔案的信息化進(jìn)程勢在必行。

二、住房保障檔案的特點(diǎn)

住房保障檔案一般必須遵循真實(shí)性原則，但是除了真實(shí)性，住房保障檔案還具有復(fù)雜性、專業(yè)性、實(shí)用性和動態(tài)性這四大特點(diǎn)。從復(fù)雜性來看，住房保障的內(nèi)容必須真實(shí)記錄房源、住房對象的真實(shí)情況，這些材料需要由公安部門、民政單位或者街道辦事處提供。檔案內(nèi)的所有資料必須真實(shí)記錄在案，有必要時可以向相關(guān)部門申請調(diào)取資料。從專業(yè)性來看，國家檔案局對住房保障檔案進(jìn)行調(diào)整，配以專業(yè)的主管部門行使管理權(quán)力，住房保障管理涉及到我國方針政策及法律法規(guī)等方面內(nèi)容，具有較強(qiáng)的專業(yè)性。從實(shí)用性來看，住房保障檔案是一項(xiàng)重要的參考憑證，當(dāng)住房出現(xiàn)產(chǎn)權(quán)變更、拆遷、用途更改或產(chǎn)權(quán)糾紛等問題時，住房保障檔案作為查詢憑證，能夠更好地解決問題。從動態(tài)性來看，住房保障的形式處于多元化局面，隨著保障住房的檔案內(nèi)容、申請手續(xù)、管理制度的不斷改變，住房保障管理也隨之變化。

三、住房保障檔案信息化管理的必要性

1.減少住房保障檔案管理工作量

有關(guān)住房保障相關(guān)的業(yè)務(wù)審核以及管理事務(wù)工作，涉及到各個區(qū)域各個單位的住房保障機(jī)構(gòu)部門，辦事流程和材料準(zhǔn)備非常復(fù)雜，大大降低了辦事人員的辦事效率，也為工作人員帶來巨大的工作量。住房保障檔案信息化管理能夠顯著提高信息化水平，提高工作人員的工作效率，同時規(guī)范化管理流程能大大縮減辦事人員的辦事流程，不僅保證了資料信息的安全性，更提高了辦事進(jìn)程。因此住房保障檔案的信息化管理對減少檔案管理工作量非常重要，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)整合檔案基礎(chǔ)信息同步業(yè)務(wù)辦理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)綜合管理信息平臺。

2.滿足住房保障工作管理的需要

住房保障業(yè)務(wù)的辦理網(wǎng)點(diǎn)眾多，分布在我國數(shù)百個街道中，且住房保障審核職能部門也高達(dá)數(shù)十個。此外，住房保障業(yè)務(wù)辦理設(shè)計(jì)的部門眾多，橫跨部門就包括銀行、民政等多個部門，因此在處理業(yè)務(wù)中，各個部門對材料的重復(fù)性審核就延長了辦理業(yè)務(wù)時長，也使住房保障工作復(fù)雜化。審核的各個部門要對申請者的紙質(zhì)材料進(jìn)行審閱，審批效率非常低，也為審批材料的保管和管理帶來了巨大壓力。如果審查部門能夠通過審閱電子化處理的業(yè)務(wù)資料，并在共同平臺中共享，就會大大減少了受理、初審、復(fù)審、輪候、選房、租售等全過程的時間。最后，住房保障管理工作的信息化也降低了前臺業(yè)務(wù)辦理人員的工作難度，避免由于業(yè)務(wù)能力問題引起的業(yè)務(wù)流程擱置的窘?jīng)r。

3.適應(yīng)檔案管理的發(fā)展趨勢

隨著互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)滲透到各行各業(yè)中，檔案管理從紙質(zhì)版檔案向電子檔案過渡也勢在必行。但是，目前住房保障檔案管理的信息技術(shù)還是比較淺顯，一般來說檔案管理有收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用六個環(huán)節(jié)，現(xiàn)在大多數(shù)信息技術(shù)的使用還停留在管理層面。不過隨著業(yè)務(wù)數(shù)量增多和管理系統(tǒng)的升級，檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫平臺的建成也是必然的。住房保障檔案管理系統(tǒng)像是一個巨大的“蓄水池”，將歸檔的住房信息收集到管理系統(tǒng)中，最終匯聚成海量信息庫。

四、推進(jìn)住房保障檔案信息化管理的措施

1.實(shí)現(xiàn)住房保障檔案建設(shè)數(shù)字化

住房保障檔案建設(shè)數(shù)字化是實(shí)行檔案信息化管理的首要前提，對檔案管理各個過程中包含的相關(guān)材料、各項(xiàng)證明、各層審批及表格資料的管理也都進(jìn)行數(shù)字化處理。還可以通過掃描條形碼或者二維碼的方法，讓已經(jīng)建檔的資料迅速收錄和查找，讓已經(jīng)入檔的資料能夠快速的在檔案信息管理庫中獲得查找信息。此外，為規(guī)范住房保障檔案工作過程的操作和流程，通過運(yùn)用數(shù)字信息高科技手段實(shí)現(xiàn)住房保障業(yè)務(wù)和檔案管理有效對接，縮短工作流程，實(shí)現(xiàn)可視化辦公。最后，住房保障檔案錄入信息等各種材料提交，可以通過掃描方式將信息快速錄入到檔案管理信息管理系統(tǒng)中來，其中，申請對象的證明材料包括身份證、戶口簿、婚姻證、房產(chǎn)證、收入財(cái)產(chǎn)證明等，各類申請材料包括申請表、初審審批表、復(fù)審審批表、經(jīng)濟(jì)狀況核對報(bào)告、復(fù)核表等都能夠迅速錄入，不需要業(yè)務(wù)人員手動輸入。大大提高了辦事效率，并減少了錯誤機(jī)率。

2.制定更加完善的住房保障檔案信息化方案

完善住房保障檔案信息化方案可以從優(yōu)化兩個流程來解決，首先，優(yōu)化住房保障檔案的業(yè)務(wù)管理流程，為適當(dāng)調(diào)整和優(yōu)化業(yè)務(wù)的管理流程，首先要結(jié)合基礎(chǔ)的檔案管理工作，作為管理工作中最重要的一個環(huán)節(jié)，只有做好檔案管理才能更好的開展后期工作；其次，要優(yōu)化住房保障檔案信息化管理的數(shù)據(jù)的處理流程，數(shù)據(jù)處理是檔案信息化管理的重要內(nèi)容。當(dāng)然，這離不開工作人員對相關(guān)資料的記錄，通過信息化手段上傳數(shù)據(jù)庫，對后續(xù)資料查詢、清晰數(shù)據(jù)流程處理都具有高效提升的作用。

3.優(yōu)化業(yè)務(wù)管理流程

根據(jù)目前住房保障業(yè)務(wù)管理的需求，目前的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了一定的調(diào)整。新型的檔案管理和業(yè)務(wù)管理相結(jié)合的方式，不僅凸顯了檔案管理的重要性，更有助于檔案管理融入到業(yè)務(wù)流程中來，更能有效地開展具體的業(yè)務(wù)管理，可以說整個業(yè)務(wù)管理流程離不開檔案管理。住房保障部門是整個管理流程的源頭，也是數(shù)據(jù)產(chǎn)生的開端，通過對材料的采集和錄入，要對所有紙質(zhì)版檔案錄入為電子信息然后傳輸?shù)綌?shù)據(jù)庫中。檔案數(shù)據(jù)庫中的信息一般由檔案條目數(shù)據(jù)庫和影響數(shù)據(jù)庫兩個方面組成，這兩類信息都是通過先進(jìn)的信息化手段轉(zhuǎn)化完成的，然后再通過住房保障管理系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)用，完成業(yè)務(wù)審核工作。

4.加強(qiáng)檔案工作人員的自身素質(zhì)的提升

檔案管理人員的自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平與住房保障檔案信息化的管理密切相關(guān)，并直接影響住房保障檔案信息化的建設(shè)，因此，住房保障檔案管理單位對工作人員的業(yè)務(wù)水平和素質(zhì)水平必須提出更高的要求。作為一名合格的檔案管理人員，必須要嚴(yán)格要求自我，不斷提升自身的綜合素質(zhì)能力，具備良好的專業(yè)工作技能。如此一來，才能夠保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，并在住房保障檔案管理信息化建設(shè)過程中不斷地創(chuàng)新，更快實(shí)現(xiàn)管理化模式的轉(zhuǎn)變。

5.住房保障檔案信息化管理的綜合管理系統(tǒng)

數(shù)據(jù)管理是一個復(fù)雜的過程，不僅要求對各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效性管理，還要將檔案管理和業(yè)務(wù)流程聯(lián)系結(jié)合起來。為了更好地對住房保障檔案進(jìn)行管理，科學(xué)的先進(jìn)信息技術(shù)首選是必不可少的，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用尤其是GIS技術(shù)的使用使管理體系更加完善，住房檔案信息化管理也更完美。由于檔案管理信息系統(tǒng)的廣泛性特點(diǎn)，高效地提升了住房保障檔案信息化管理水平，能夠讓各項(xiàng)數(shù)據(jù)得到有效管理，大大縮減辦事流程。此外，數(shù)據(jù)管理的內(nèi)容還同民政、銀行、公安等部門完成了更好的信息交流和共享對接，雖然這種方式可能會導(dǎo)致數(shù)據(jù)關(guān)系變得更加復(fù)雜化，但是這種信息來源的擴(kuò)大也更好的完善了信息資料。所以，此時綜合住房保障檔案信息管理系統(tǒng)就顯得尤為重要，更好地實(shí)現(xiàn)了信息共享，并統(tǒng)一整合數(shù)據(jù)關(guān)系。

五、結(jié)束語

綜上所述，住房保障檔案記載了民生的住房保障管理過程中所產(chǎn)生的所有檔案記錄，對人民和國家來說都是寶貴的資料。因此，住房保障檔案管理單位必須要管理好、利用好這些檔案，并結(jié)合信息化進(jìn)程，做好住房保障管理信息化發(fā)展的工作，進(jìn)一步推進(jìn)住房保障檔案的信息化管理工作。

參考文獻(xiàn)

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作者:伍琴 單位:中國計(jì)量科學(xué)研究院