醫用耗材采購管理流程診斷分析

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1.引言

醫用耗材具有產品種類多，品規多，專業性強，臨床使用量大等特點，近年來醫用耗材成本占醫院醫療成本的比重逐年增大。國家頻繁頒發實施耗材改革方案，包括《國務院辦公廳關于印發治理高值醫用耗材改革方案的通知》（國辦發〔2019〕37號）、《關于印發醫療機構醫用耗材管理辦法（試行）的通知》（國衛醫發〔2019〕43號）等，體現了國家針對醫用耗材“合規、控本、增效”的管理要求。因此，加強醫用耗材管理的科學性，在整個醫院運營管理中顯得尤為重要，對耗材管理流程進行診斷并針對問題進行管理提升，既能滿足外部監管要求，也能實現內部管理需要，從而降低運營風險，提升運營效率。北京大學腫瘤醫院針對實際工作流程中的問題，對醫用耗材從科室提出需求到領用的整個流程進行分析，并提出改進建議。

2.研究對象及方法

2.1明確醫用耗材及分類

醫用耗材主要包括低值醫用耗材、高值醫用耗材、診斷試劑耗材等。低值醫院耗材：主要是指消耗很頻繁。價值相對較低，如一次性使用無菌醫用材料，一次性使用護理材料等消耗型醫用材料，包括敷料、吸氧管、一次性中單、一次性注射器、醫用棉球、醫用膠布、紗布塊、手術刀片、采血針、縫合線、醫用棉簽等。高值醫用耗材：主要是指對安全性有嚴格要求、直接作用于人體、嚴格控制生產使用的消耗型醫用材料和價值相對較高的消耗型醫用材料，如血管介人類材料、非血管介入類材料、電生理、結扎類、骨科材料等。包括植入體內化療泵、超聲活檢針、吻合器、人工髖關節等。診斷試劑耗材：主要是指體內和體外診斷試劑、放射材料等，診斷試劑中除用于診斷的如舊結核菌素、布氏菌素、錫克毒素等皮內用的體內診斷試劑等外，大部分為體外診斷試劑。包括臨床生化試劑、免疫診斷試劑、分子診斷試劑等。（以上各分類目前沒有明確的規范性文件，各地方各醫療機構管理內容不完全一致）流程診斷識別：使用ECRS結合ESIA方法，對流程進行全面診斷。ESIA法是減少流程中非增值活動以及調整流程的核心增值活動的實用原則。消除（Eliminate）、簡化（Simply）、整合（Integrate）和自動化（Automate）四個步驟，簡稱ESIA法。基于上述理論，耗材采購管理部門收集耗材采購管理全流程的基本資料，對耗材管理各級主要領導及業務人員進行深入訪談，總結流程描述及初步繪制流程圖，對各流程進行穿行測試和系統測試。依據政策、組織等對耗材管理流程的要求，從流程完備性、執行有效性、信息互聯性、業財一體性、內控合規性、效率提升性、基礎數據完備性、決策支持循證性八個維度，對現行耗材管理流程進行診斷識別。

2.2流程改進

對標耗材管理流程最佳實踐，提出流程改進合理化建議。

3.結果

3.1確定流程范圍及流程節點

實地調研2家同級別醫院，對標6家同級別醫院及3家信息系統，共訪談職能處室14個，部門主任/副主任/業務人員共計20余人。根據結合JCI標準、既往經驗以及調研對標實踐，總結出醫用耗材管理提升關鍵節點，包括尋源管理、供應商管理、需求管理、采購管理以及庫存管理。通過流程梳理和優化，形成了一系列的流程圖，明確了各流程環節的主責科室、主責人員、流程動作、控制重點和表單體系等內容。以高值耗材入庫流程為例：

3.2梳理問題清單

針對衛生材料中的高值耗材、低值耗材以及診斷試劑耗材，分別在上述節點中進行問題識別。一共發現13個重要問題和28個一般問題，其中，對于信息化問題，將在耗材管理信息系統中進行完善，非信息化問題，將會更改或制定相應的流程制度進行解決。

4.解決方案

以重點問題為例，針對總結出的重點問題，進行對標分析，總結出建議解決方案。耗材名稱不統一。建議解決方案：嚴格按照注冊證統一耗材名稱，優化耗材計費功能，逐步與HIS系統形成接口，對科室耗材領用人進行培訓，高值耗材使用時，按照標準操作流程進行病人與耗材使用信息匹配，點擊計費功能，并同步到HIS系統。耗材遴選前調研信息不夠充分問題。建議解決方案：要求供應商提供耗材同類產品的調研對比資料，填寫同類產品調研表，對于金額高、技術難的耗材，由使用管理部門評估其使用價值，根據調研信息和評估，科室在臨床使用后，提供充分的循證醫學論證。需求申請缺乏基礎數據積累問題。建議解決方案：在耗材管理系統中給科室開放權限，科室固定時間申報需求計劃；系統記錄至少6個月以上科室耗材領用、入庫、出庫等數據，對歷史數據進行分析，設定最低庫存基數、每周申領頻次以及申領量，自動進行補貨。缺乏科室庫管理。建議解決方案：明確科室庫管理人員及其職責范圍，對科室庫管理人員進行相關流程的培訓，科室庫人員按照標準操作流程執行采購和庫房管理，并定期由相關部門監管。耗材管理流程作為醫院整體運營流程的重要組成部分，其流程的科學設計對于提高醫院運營效率，保證醫療質量具有重要的意義。通過對耗材管理流程中存在的問題，并針對性的提出改進措施，使得耗材管理取得了一定的成績。合規控制維度，實現了線上全流程閉環管理，實現職責分離，完成100%廢除原來的“寄銷”模式；安全管理維度，貨品出錯數量大幅減少。已基本解決“貨單不符”問題，新增有效期預警功能，杜絕過期浪費情況，實現100%的高值耗材采購及使用信息化可追溯，規避超過10次采購操作缺陷；成本控制維度，建立了二級庫管理體系，合理控制庫存，節省資金。2018年全年吻合器耗材庫存成本（資金占用）減少20萬，科室庫狀態可實時監控，逐步實現科室庫存量科學合理。科室出庫，實現“以耗代銷”管理，采購管理部門可100%監控科室庫存狀態；醫院績效提升維度，提升15項衛材管理考核指標，指標改善率達68%；涉及二級庫管理、耗材全程信息化追溯等指標，采用射頻識別(RFID)技術的醫用高值耗材全流程精細化管理系統，實現醫用高值耗材全流程精細化信息化及可視化管理；運營效率維度，流程優化并取消手工錄入，減少審批流。取消手工錄入系統操作，采購管理部門采購員及庫管員每人每月可節省3～5天工作時長，大幅提高工作效率且風險可控。物資字典數量顯著減少，供應商管理效率顯著提高。物資字典數目減少2000條。物資、供應商、資質一一對應，采購員工作效率大幅提高，每天節約工作時長20分鐘。協同改善維度，通過診斷提升項目，醫院實現名稱、數據等信息初步規范統一；HIS與高值系統實現初步對接。

5.結論

通過本次衛生材料管理提升專項項目，醫院耗材專項管理水平顯著提升，使得醫用耗材從購進、驗收、入庫、領用、出庫等全流程各個環節更加規范，保障醫院的醫用耗材使用效率，創造更優化的經濟效益和社會效益。

作者:劉佳平 古浩璁 袁利瑋 閆錕 李莉 單位:北京大學腫瘤醫院