管窺學(xué)生人事檔案管理工作

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一、目前畢業(yè)生人事檔案管理中存在的問題

（一）資金缺乏，人事檔案管理手段落后

這是目前基層單位普遍存在的問題。基層檔管工作由于種種原因，特別是經(jīng)費不足，仍處于原始的人工操作階段。即使利用計算機管理，也僅限于將名字與檔案號輸入、輸出與檢索的管理，計算機現(xiàn)代化管理的潛力完全沒有發(fā)揮出來，沒有人根本上轉(zhuǎn)變手工操作，造成運轉(zhuǎn)慢、利用率低、效率低下等問題。

（二）檔案管理主管不專管，專管不專業(yè)

在基層，說得嚴重些，這是多年形成的一個積重難返的問題。其根本原因是，長期以來有關(guān)人事領(lǐng)導(dǎo)部門，對畢業(yè)生人事檔案工作重要性認識不足，檔案意識不強，沒有充分認識到畢業(yè)生人事檔案管理工作在人事工作的地位和作用；對待檔案工作“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”；管理人員不固定，有些檔案管理人員沒有檔案作用意識和參與意識，僅僅是“看門保管”，不固定、不專業(yè)、不專職。據(jù)調(diào)查所知，地、市、縣基層基本上沒有專職的畢業(yè)生檔案管理人員，大部分是由人事檔案管理人員兼管。這樣的人員安排，勢必嚴重影響畢業(yè)生人事檔案管理工作質(zhì)量與效率。

（三）當事人人檔分離，人事檔案利用率不高

據(jù)國家人事部門透露，在全國各級人才流動中心為15.4萬個國有和非國有單位代管的330萬份人事檔案中，有60多萬份已與主人失去了聯(lián)系。中國人才交流協(xié)會也作過估測，在實現(xiàn)工作流動的人才中，約20%的人未攜帶人事檔案，要么人檔分離，要么徹底棄置。我們也做過統(tǒng)計，在代為托管的8652份學(xué)生檔案中，有347份已與主人失去聯(lián)系。等于這些畢業(yè)生已是用非所學(xué)或?qū)W所不用，是人才培養(yǎng)的一大損失。

二、做好新時期畢業(yè)生人事檔案工作幾點設(shè)想

（一）加強宣傳，提高認識

加強宣傳，提高認識是當前首先要做好的工作。人事檔案部門應(yīng)利用一切可利用的手段組織學(xué)習(xí)宣傳做好畢業(yè)生檔案管理工作的必要性和重要性，最終達到各級有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)端正態(tài)度，積極認真、切實有效地抓好此項工作；其次利用多種渠道向畢業(yè)生宣傳有關(guān)人事檔案管理的知識，要讓他們充分認識到，畢業(yè)生人事檔案對今后就業(yè)、生活各方面有著極其重要的影響。特別應(yīng)讓學(xué)生知道，畢業(yè)生檔案是反映畢業(yè)生綜合素質(zhì)的一個方面，是行政事業(yè)單位、企業(yè)單位錄用的主要依據(jù)，是用人單位選賢舉能的重要參照。這項工作，應(yīng)在大中專學(xué)生畢業(yè)前，由學(xué)校的人事檔案部門作為一項專門內(nèi)容向?qū)W生宣講，組織學(xué)生學(xué)習(xí)討論，切實提高他們的認識，改變“檔案可有可無”的錯誤認識；再次，應(yīng)向國營企業(yè)、民營等大中型企業(yè)宣傳，錄用人員要做到一看成績、技術(shù)，二查檔案，不可盲目用人。

（二）加強領(lǐng)導(dǎo)，完善制度

這是做好畢業(yè)生人事檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，應(yīng)從如下三個方面抓起：

1、明確領(lǐng)導(dǎo)、責(zé)任到人。人事部門要建立畢業(yè)生及行政人事檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，明確一名負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)為組長，下設(shè)辦公室。組長全面負責(zé)對檔管工作的指導(dǎo)、監(jiān)督、析查；小組成明確分工，各司其責(zé)。

2、健全制度，嚴格要求。各地應(yīng)根據(jù)本實際，建立健全一套易于操作、完整的的規(guī)章制度。如材料收集補充、鑒別歸檔、檢查核對、保管保密、查（借）閱、傳遞；管理人員工作制度及相關(guān)薄冊，做到制度上墻，責(zé)任到人。

3、評比激勵，促進創(chuàng)新。要依據(jù)本地區(qū)制定的檔案人員《崗位職責(zé)》，定期檢查，年終總結(jié)評比。對那些工作認真，富有創(chuàng)新的人員，要落實規(guī)定，給予適當獎勵，鼓勵人們爭優(yōu)創(chuàng)新，做好工作。

（三）穩(wěn)定隊伍，提高素質(zhì)

隨著時代的前進，對檔案工作人員的要求越來越高，加強檔管人員隊伍的建設(shè)已是一項迫不及待的任務(wù)。應(yīng)從以下幾項工作著手：

1、穩(wěn)定隊伍，安心工作。按照《檔案法》規(guī)定，每管理千份檔案配備一名專職檔案員，嚴格執(zhí)行執(zhí)業(yè)資格證書制度，把好隊伍的入口關(guān)；不輕易調(diào)動他們的工作，保持相對穩(wěn)定；做到不兼職或少兼職，讓檔管人員能安心本職工作，做好本職工作。

2、多方培訓(xùn)，提高素質(zhì)。隨著檔管工作的不斷發(fā)展，對檔案管理人員能力、經(jīng)驗、專業(yè)知識的要求在不斷提高。“打鐵還須自身硬”。各級領(lǐng)導(dǎo)和檔管人員重視對他們的培訓(xùn)。檔管人員也主動增強自身學(xué)習(xí)。培訓(xùn)以在職學(xué)習(xí)為主，離職學(xué)習(xí)為輔。

3、落實經(jīng)費，改善設(shè)備。每年在單位的財務(wù)預(yù)算中，設(shè)定專項資金用于檔管工作的設(shè)備改善，逐步改變目前靠人工操作的落后局面，朝著信息化模式逐步前進。總之，在新時期，做好畢業(yè)生人事檔案管理工作，既是有中國特色社會主義事業(yè)建設(shè)的需要，也是我們?nèi)瞬殴ぷ髡吡x不容辭的責(zé)任，必須力爭做到盡善盡美。

作者：左小芳單位：青海省海東地區(qū)人力資源及社會保障局人才交流中心