管窺學生人事檔案管理工作

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一、目前畢業生人事檔案管理中存在的問題

（一）資金缺乏，人事檔案管理手段落后

這是目前基層單位普遍存在的問題。基層檔管工作由于種種原因，特別是經費不足，仍處于原始的人工操作階段。即使利用計算機管理，也僅限于將名字與檔案號輸入、輸出與檢索的管理，計算機現代化管理的潛力完全沒有發揮出來，沒有人根本上轉變手工操作，造成運轉慢、利用率低、效率低下等問題。

（二）檔案管理主管不專管，專管不專業

在基層，說得嚴重些，這是多年形成的一個積重難返的問題。其根本原因是，長期以來有關人事領導部門，對畢業生人事檔案工作重要性認識不足，檔案意識不強，沒有充分認識到畢業生人事檔案管理工作在人事工作的地位和作用；對待檔案工作“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”；管理人員不固定，有些檔案管理人員沒有檔案作用意識和參與意識，僅僅是“看門保管”，不固定、不專業、不專職。據調查所知，地、市、縣基層基本上沒有專職的畢業生檔案管理人員，大部分是由人事檔案管理人員兼管。這樣的人員安排，勢必嚴重影響畢業生人事檔案管理工作質量與效率。

（三）當事人人檔分離，人事檔案利用率不高

據國家人事部門透露，在全國各級人才流動中心為15.4萬個國有和非國有單位代管的330萬份人事檔案中，有60多萬份已與主人失去了聯系。中國人才交流協會也作過估測，在實現工作流動的人才中，約20%的人未攜帶人事檔案，要么人檔分離，要么徹底棄置。我們也做過統計，在代為托管的8652份學生檔案中，有347份已與主人失去聯系。等于這些畢業生已是用非所學或學所不用，是人才培養的一大損失。

二、做好新時期畢業生人事檔案工作幾點設想

（一）加強宣傳，提高認識

加強宣傳，提高認識是當前首先要做好的工作。人事檔案部門應利用一切可利用的手段組織學習宣傳做好畢業生檔案管理工作的必要性和重要性，最終達到各級有關領導端正態度，積極認真、切實有效地抓好此項工作；其次利用多種渠道向畢業生宣傳有關人事檔案管理的知識，要讓他們充分認識到，畢業生人事檔案對今后就業、生活各方面有著極其重要的影響。特別應讓學生知道，畢業生檔案是反映畢業生綜合素質的一個方面，是行政事業單位、企業單位錄用的主要依據，是用人單位選賢舉能的重要參照。這項工作，應在大中專學生畢業前，由學校的人事檔案部門作為一項專門內容向學生宣講，組織學生學習討論，切實提高他們的認識，改變“檔案可有可無”的錯誤認識；再次，應向國營企業、民營等大中型企業宣傳，錄用人員要做到一看成績、技術，二查檔案，不可盲目用人。

（二）加強領導，完善制度

這是做好畢業生人事檔案管理的關鍵環節，應從如下三個方面抓起：

1、明確領導、責任到人。人事部門要建立畢業生及行政人事檔案領導小組，明確一名負責領導為組長，下設辦公室。組長全面負責對檔管工作的指導、監督、析查；小組成明確分工，各司其責。

2、健全制度，嚴格要求。各地應根據本實際，建立健全一套易于操作、完整的的規章制度。如材料收集補充、鑒別歸檔、檢查核對、保管保密、查（借）閱、傳遞；管理人員工作制度及相關薄冊，做到制度上墻，責任到人。

3、評比激勵，促進創新。要依據本地區制定的檔案人員《崗位職責》，定期檢查，年終總結評比。對那些工作認真，富有創新的人員，要落實規定，給予適當獎勵，鼓勵人們爭優創新，做好工作。

（三）穩定隊伍，提高素質

隨著時代的前進，對檔案工作人員的要求越來越高，加強檔管人員隊伍的建設已是一項迫不及待的任務。應從以下幾項工作著手：

1、穩定隊伍，安心工作。按照《檔案法》規定，每管理千份檔案配備一名專職檔案員，嚴格執行執業資格證書制度，把好隊伍的入口關；不輕易調動他們的工作，保持相對穩定；做到不兼職或少兼職，讓檔管人員能安心本職工作，做好本職工作。

2、多方培訓，提高素質。隨著檔管工作的不斷發展，對檔案管理人員能力、經驗、專業知識的要求在不斷提高。“打鐵還須自身硬”。各級領導和檔管人員重視對他們的培訓。檔管人員也主動增強自身學習。培訓以在職學習為主，離職學習為輔。

3、落實經費，改善設備。每年在單位的財務預算中，設定專項資金用于檔管工作的設備改善，逐步改變目前靠人工操作的落后局面，朝著信息化模式逐步前進。總之，在新時期，做好畢業生人事檔案管理工作，既是有中國特色社會主義事業建設的需要，也是我們人才工作者義不容辭的責任，必須力爭做到盡善盡美。

作者：左小芳單位：青海省海東地區人力資源及社會保障局人才交流中心