學(xué)生管理的辦公自動化建設(shè)探索

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一、辦公自動化的定義

(一)積極影響。

1．極大提高了工作效率。輔導(dǎo)員工作極其繁瑣，包括縱向溝通、橫向服務(wù)、學(xué)生談心談話等，千頭萬緒的工作常常使輔導(dǎo)員力不從心。實現(xiàn)辦公自動化之后，為輔導(dǎo)員提高工作質(zhì)量和效率提供了最優(yōu)化的手段:第一，增大了文字信息的處理量。高校輔導(dǎo)員每天都要處理大量的文字信息量，要妥善處理這些信息，對輔導(dǎo)員來說壓力很大，如果借助辦公自動化手段，這些問題就能輕而易舉得到解決。第二，節(jié)省精力。如果僅靠傳統(tǒng)的辦公模式，將會耗費大量的精力，自動化辦公系統(tǒng)則能輕而易舉地通過數(shù)據(jù)采集、整理和存儲，從而節(jié)省精力。第三，辦公速度大大加快。自動化辦公系統(tǒng)是節(jié)約時間成本的有力武器。例如用傳統(tǒng)方法查找學(xué)生信息、檔案，需要翻閱紙質(zhì)材料，如用辦公自動化系統(tǒng)，則可直接查看文件內(nèi)容，這就極大地提高了工作效率。

2．有利于做好管理和服務(wù)工作。輔導(dǎo)員是工作在第一線的學(xué)生管理和服務(wù)者，從某種意義上說，輔導(dǎo)員的工作行為是學(xué)校管理和教育職能的最終落實者。因此作為一名合格的高校學(xué)生工作者，必須充分利用辦公自動化，做好各項日常工作。在辦公自動化條件下，一方面，有利于作出科學(xué)決策。通過自動化辦公系統(tǒng)及時掌握情況，閱讀、匯總大量材料，進行分析研判，并制定出合理的方案，為學(xué)校的科學(xué)決策打下堅實基礎(chǔ)。另一方面，使輔導(dǎo)員從“文山會?！敝薪饷摮鰜?，切實為工作帶來便利。

3．有利于節(jié)省辦公經(jīng)費。辦公自動化條件下，傳統(tǒng)的辦公室模式和工作方式將發(fā)生重大變化，原來大量的文件和紙質(zhì)材料逐步被現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和電子文件所取代，極大節(jié)約了辦公經(jīng)費。

(二)負面影響。

1．辦公自動化給高校學(xué)生工作的保密性帶來了隱患。辦公自動化使我們可以充分享受網(wǎng)上的海量信息資源，然而計算機聯(lián)網(wǎng)后，泄密的渠道和風(fēng)險大大增加:文件可能被復(fù)制拷走、電腦可能會感染病毒、工作人員離機時沒有及時關(guān)機、未采取屏幕保護加密措施等，均可能導(dǎo)致泄密風(fēng)險。因此，加強保密工作是辦公自動化過程中一個不可忽視的環(huán)節(jié)。

2．過度依賴辦公自動化系統(tǒng)而忽視與他人的交流。在學(xué)校內(nèi)部各單位之間，如果大量的工作銜接是通過辦公自動化系統(tǒng)完成，會大大減少當面交流的機會，人與人之間的工作變成機器與機器之間的工作，使人與人之間產(chǎn)生生疏感，對和諧人際關(guān)系和良好工作氛圍的營造產(chǎn)生了負面影響。

3．辦公自動化給輔導(dǎo)員的身心健康和能力提高帶來不利影響。辦公自動化是借助計算機、掃描儀、打印機、傳真等設(shè)備來實現(xiàn)的，在帶來便利、提高效率的同時，對輔導(dǎo)員的身體健康的危害是不容忽視的。這些設(shè)備產(chǎn)生的電磁輻射影響著輔導(dǎo)員的身體健康，同時，長期坐在計算機前工作，也威脅著工作人員的視力和頸、肩及腰椎健康。另外，學(xué)生工作者如果過度依賴辦公自動化系統(tǒng)，容易滋生思維惰性，不利于自身的能力提高和潛力挖掘。

二、辦公自動化背景下高校輔導(dǎo)員的努力方向

(一)轉(zhuǎn)變觀念，加強學(xué)習(xí)

在新形勢下，一名現(xiàn)代高校學(xué)生工作者為適應(yīng)形勢發(fā)展的需要，應(yīng)從根本上轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的辦公觀念，改變傳統(tǒng)的辦公模式，真正認識到辦公自動化在工作中的作用，樹立終身學(xué)習(xí)的觀念，自覺主動地學(xué)習(xí)辦公自動化知識，定期參加一些相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，不斷提高業(yè)務(wù)能力，堅決杜絕因為技術(shù)不過關(guān)、操作不到位而影響工作開展的情況，從而掌握辦公自動化的各項技術(shù)技能，盡快使自己適應(yīng)辦公自動化的要求。

(二)切實增強辦公的規(guī)范化和標準化

借助辦公自動化手段處理工作，一定要按照國家的相關(guān)規(guī)定和行業(yè)標準，并根據(jù)本單位的實際情況，對印章管理、檔案整理、文件收發(fā)、保密等制定出科學(xué)、規(guī)范的實施細則，以順利實現(xiàn)自動化背景下的工作運轉(zhuǎn)，避免出現(xiàn)差錯，有效地利用辦公自動化系統(tǒng)完成各項任務(wù)。

(三)提高意識，杜絕泄密

高校學(xué)生工作辦公室是大量學(xué)生信息匯集的部門，常常涉及到一些學(xué)生的隱私，因此做好保密工作顯得尤為重要。對存放和通過網(wǎng)絡(luò)來傳遞、處理的資料要引起重視、提高警惕、加強防范措施。辦公電腦要安裝正版安全軟件，并及時更新殺毒軟件和防火墻等網(wǎng)絡(luò)安全工具，設(shè)置有效穩(wěn)妥的電腦和網(wǎng)絡(luò)安全密碼，真正做到涉密電腦專人專網(wǎng)、專人專用，堅決杜絕各類泄密事件的發(fā)生。辦公自動化是時展的要求，高校也要緊跟時代步伐，加快辦公自動化進程，為高校教師提供教學(xué)便利，提高教學(xué)效果，達到教學(xué)目標，促進學(xué)生學(xué)習(xí)。學(xué)校要從各方面對辦公自動化進行技術(shù)支持，定期進行相應(yīng)維護和管理，確保各項系統(tǒng)正常運行。要根據(jù)自己學(xué)校的特點，開發(fā)適合自己學(xué)校教學(xué)要求的軟件。還要對教師進行相關(guān)知識的培訓(xùn)，不僅是技術(shù)上的培訓(xùn)，還要進行心理上的引導(dǎo)，尤其是對年紀較大的教師，要消除他們對新技術(shù)的畏懼心理，要主動改變原來的辦公習(xí)慣。當然這一切工作的重點就是領(lǐng)導(dǎo)的充分重視，因為高校的辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)是一個大工程，涉及財務(wù)部門、技術(shù)部門等多部門，只有領(lǐng)導(dǎo)重視，這些部門才能通力合作共同完成?？傊?，新時期的高校學(xué)生工作是一項綜合性、實踐性很強的工作，需要每一位輔導(dǎo)員在實際工作中多聽、多看、多學(xué)，與時俱進，敢于創(chuàng)新，充分掌握自動化辦公系統(tǒng)的各項技能，為學(xué)校的和諧穩(wěn)定和發(fā)展壯大作出應(yīng)有的貢獻。

作者：潘玉銀吳家浩單位：杭州師范大學(xué)