超市信息管理功能分析論文

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[摘要]在開發(fā)超市信息管理系統(tǒng)過程中，系統(tǒng)規(guī)劃是第一步，也是重要的一步，根據(jù)一個超市信息系統(tǒng)規(guī)劃開發(fā)的過程中出現(xiàn)的問題及針對問題提出了對應的解決方法。并且同時介紹主要超市信息系統(tǒng)的功能模塊及組成。

廣州某超市公司，在廣州，上海，香港等各大城市，擁有200個以上面積超過400平方米的超市，有的面積甚至達到上千平方米，集團的超市信息管理系統(tǒng)，一直在運行中不斷開發(fā)，修改，維護當中。本文從核心的開發(fā)、維護的角度來剖析其管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)、流程，分析問題，提出對策。

一、超市信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)整個系統(tǒng)由三部分組成：分別是門店子系統(tǒng)、中心子系統(tǒng)、庫房子系統(tǒng)

1.門店子系統(tǒng)：是提供給各超市使用的，主要的功能是管理超市中的前臺POS機，并且負責對銷售數(shù)據(jù)的初步整理、匯總，以及銷售數(shù)據(jù)的上傳、商品資料的下載等。門店子系統(tǒng)分為：門店后臺管理系統(tǒng)和門店前臺POS系統(tǒng)門店后臺管理系統(tǒng)按功能、流程分為：(1)系統(tǒng)設(shè)置部分,包括了門店的人員設(shè)置、權(quán)限的設(shè)置、人員密碼的修改、報表文件的管理;(2)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)部分,包括了商品目錄、直送門店商品目錄、供貨商、供貨商協(xié)議書、商品折讓折扣、商品搭配促銷、支付券信息;(3)POS管理部分,包括了POS機登記、POS使用人員權(quán)限、轉(zhuǎn)換成POS數(shù)據(jù)、總銷售瀏覽、細銷售瀏覽、POS交接情況;(4)總倉部分,包括了門店壞貨退壞品倉、總倉送貨、要貨管理，自動要貨提示;(5)門店部分,包括了直送貨上架、直送貨退貨、門店調(diào)場、商品報損、架存管理、商品架位信息、公文、盤點管理;(6)報表部分,包括了打印門店銷售分析報表;(7)網(wǎng)絡傳輸部分,包括了網(wǎng)絡傳輸商品目錄、網(wǎng)絡傳輸要貨單、網(wǎng)絡傳輸銷售數(shù)據(jù)。門店前臺POS系統(tǒng)按功能、流程分為：(1)系統(tǒng)準備部分,包括了商品數(shù)據(jù)的更新、系統(tǒng)的登錄清機;(2)銷售部分,包括了存?zhèn)溆媒稹N售、退貨、付款;(3)銷售結(jié)束部分,包括了取款、取購物券、打印銷售日報、數(shù)據(jù)上報;(4)其他功能,包括了交接、打印全部交接單、查詢銷售流水、查詢單價、購物券信息。

2.中心子系統(tǒng)：是提供給總部的采購人員、財務人員及管理人員使用。主要的功能是銷售數(shù)據(jù)的整理、歸檔。采購下單，促銷制定，財務報表及數(shù)據(jù)分析，以及獲取庫房及門店方面的數(shù)據(jù)。中心子系統(tǒng)是整個系統(tǒng)的核心部分。中心子系統(tǒng)按功能、流程分為：(1)基本操作,登陸、選擇功能、條件運用;(2)主檔維護,供應商基本信息、供應商協(xié)議書、商品目錄、商品其他分類、商品其他分類、商品等級、商品大類、商品小類、商品品類、商品銷售單位、商品產(chǎn)地、配貨保質(zhì)期截止提前天數(shù)、配貨上下限、容錯商品、同一商品、價格碼分類、配送扣率、門店銷售級別管理、安全存量天數(shù)管理、供應商類別、開戶銀行、門店編號管理、門店類別、總倉類別、總倉編號管理;(3)價格管理,商品折讓折扣管理、搭配促銷管理、正常調(diào)價;(4)采購訂貨,訂貨單輸入、訂貨單查詢、采購推廣;(5)倉庫物流信息查詢,中心庫房庫存、門店送貨單、門店退倉單驗收、總倉退貨、入庫驗收查詢、轉(zhuǎn)倉單管理、壞品倉退貨、退換到貨、門店退倉商品管理;(6)架存及變價管理,門店架存（分門店）、門店架存匯總、各類變價查詢（報表）;(7)銷售數(shù)據(jù)查詢,商品日銷售、POS日銷售、分門店商品銷售統(tǒng)計、全部門店商品銷售統(tǒng)計、銷售數(shù)據(jù)分析管理、各類銷售報表;(8)財務單據(jù)管理,財務進貨付款管理、庫房盤點管理、門店直送上架單、門店直送退貨單、門店調(diào)場單、門店商品報損管理;(9)盤點管理,庫房盤點查詢、門店盤點單;(10)會員及公文管理,公文管理、會員卡基本信息管理。

3．庫房子系統(tǒng)：是提供給庫房人員使用的。主要的功能是貨物的入倉出倉，堆疊擺放設(shè)計，以及架存的管理。庫房管理系統(tǒng)按功能、流程分為：(1)系統(tǒng)設(shè)置部分,包括了修改密碼、人員對應庫房權(quán)限、設(shè)置人員使用權(quán)限、報表文件管理、報表（查詢）權(quán)限管理;(2)中心目錄查詢;(3)到貨入庫驗收;(4)商品配送門店部分，包括了門店要貨單、門店配貨單、門店送貨單;(5)庫房管理部分,包括了庫房庫存查詢、倉位管理、商品轉(zhuǎn)倉、庫存?zhèn)浞莨芾怼旆勘P點、庫房盤點原因、公文管理;(6)庫房退調(diào)部分,包括了門店退倉、門店退倉驗收、總倉退貨、壞品倉退貨、退換到貨。調(diào)用報表，POS前臺系統(tǒng)由C語言開發(fā);門店后臺系統(tǒng)由Delphi+InterBase開發(fā)結(jié)構(gòu);中心及庫房子系統(tǒng)則是Delphi＋MSSQLSERVER的開發(fā)結(jié)構(gòu)。

二、系統(tǒng)流程中出現(xiàn)的問題

在整個流程中在進貨與銷售環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，造成了架存不準。（問題主要是集中在中心系統(tǒng)）首要的是每個門店的架存不準，嚴重影響了訂貨的準確性，出現(xiàn)問題的原因：一是新貨或某些商品過不了機（即POS系統(tǒng)辨認不出貨品名稱及單價）就允許售貨員以一個特殊的商品號再加手動輸入價格銷售。二是進貨渠道太多（由庫房進貨，或門店要供應商直接進貨等）。三是系統(tǒng)還有些不完善。解決的方法最直接的就是盤點，但費時費力。建議每個門店獨立核算，使用加盟店的策略。讓各門店獨立建立一個進銷存的流程，獨立核算，但所有的門店還是由總倉庫、供貨商進貨或者是從其他門店調(diào)貨。而中心，總部只提取匯總數(shù)據(jù)，這樣各門店的架存各不影響。而根本的解決方法是在保證硬件連通，即POS機與后臺系統(tǒng)保證連通的基礎(chǔ)上可以實現(xiàn)即時更新商品目錄，保證在超市銷售的所有商品都可以在商品目錄上找到資料。

三、在整個系統(tǒng)開發(fā)過程中存在的問題及解決的建議

1.開發(fā)期過長，到該超市破產(chǎn)停業(yè)時該程序還處于末期開發(fā)階段。造成開發(fā)期過長的根本原因是：增加原設(shè)計以外的功能，特別是某些功能匆忙臨時加上去，其危害有：

（1）造成程序代碼重復。

（2）有時甚至會觸發(fā)兩段代碼對同一數(shù)據(jù)同時進行操作，在發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤時很難找出問題進行解決，經(jīng)常要大量的代碼閱讀才能發(fā)現(xiàn)錯誤，效率低下。（3）造成時間的浪費，由于新增的功能在設(shè)計之外，要進行相關(guān)的驗證，看是否對整個系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)性造成影響，耽誤了整個開發(fā)進度，維護時也非常困難。（4）后期的開發(fā)已經(jīng)是掉進“出現(xiàn)錯誤→查找原因→修改→又出現(xiàn)錯誤”的怪圈。

2.客戶的需求是非常模糊的，他們無一例外要求一個功能齊全的系統(tǒng)。實現(xiàn)的主要功能他們會告訴你，但細致的環(huán)節(jié)他們就沒有建議。但到系統(tǒng)差不多完成，或完成70％～80％，看到一個成形的系統(tǒng)的時候，他們的需求就非常清晰了，按要求改動基本結(jié)構(gòu)的話，整個系統(tǒng)可謂“傷筋動骨”了。所以一個系統(tǒng)如果做到了80%的時候才真正明確這個系統(tǒng)是什么樣子的話，筆者認為是設(shè)計者的失敗。所以在設(shè)計階段不但應該做好傳統(tǒng)做法的各種文檔和論證，而且，應該做一些具體的設(shè)計工作。比如，系統(tǒng)的整體運行設(shè)計及系統(tǒng)各功能模塊的具體設(shè)計，而且這些設(shè)計應當都有詳細的設(shè)計說明書。

3.需求與環(huán)境的變化。由于在項目開發(fā)前客戶沒有實質(zhì)性的需求，加上軟件開發(fā)人員不熟悉客戶的業(yè)務，就導致在開發(fā)過程中需求的不斷變化，嚴重時將導致分析與設(shè)計作廢。現(xiàn)在的開發(fā)工具已經(jīng)很對象化了，而我們開發(fā)的程序卻很過程化。也就是說你雖然努力地模塊化、層次化，可只要運行環(huán)境有所變化，你還要不斷地修改再修改。比如，系統(tǒng)的整體運行設(shè)計及系統(tǒng)各功能模塊的具體設(shè)計。而且這些設(shè)計應當都有詳細的設(shè)計說明書。當這些說明書完成后，應當能做到：隨便找個程序員他都能只通過看某功能模塊的設(shè)計說明書就能夠開始代碼的開發(fā)，而不用再重新思考該怎樣去做了，程序員在這里就真的只是一個設(shè)計者的實現(xiàn)工具。當然，也像某些人說的那樣，現(xiàn)在的系統(tǒng)都越來越繁雜、越來越龐大、越來越向集成性質(zhì)靠攏，似乎是沒有多少人能掌握具體用什么方法做得更好，但關(guān)鍵就在這里。但目前的顯示情況是，設(shè)計人員的水平偏低，有些公司的設(shè)計人員根本就沒有多少開發(fā)經(jīng)驗，他又怎能了解太多的系統(tǒng)呢。

系統(tǒng)設(shè)計在目前看來似乎是個拿錢多干活少的工作，這是不正常的現(xiàn)象。培養(yǎng)一個程序員根本不用花多大的力氣，一個人只要給他一個機會，相信就能掌握某門技術(shù)或方法。但要掌握若干種方法，就不是能夠通過速成解決的了。目前似乎所有的系統(tǒng)設(shè)計人員都能夠設(shè)計所有的東西。其實不然。很多人都有知識的局限性，這就決定他只能對某些方向的東西作出決策和設(shè)計。客戶固然不知道他要做什么，但我們應該知道。如果在前期能夠多接觸用戶、多深入實際，把設(shè)計人員當成客戶工作中的一員，他就能夠真正了解到客戶的需求，當然也就能夠為他作出合適的設(shè)計。至于說到各種系統(tǒng)之間的好壞對比，筆者認為任何東西都沒有絕對，有的只是某些方面的權(quán)衡。比如性能或空間的權(quán)衡、價格和性能的權(quán)衡和功能側(cè)重上的權(quán)衡等。計算機里的東西沒有哪一樣的存在不是包含了這種權(quán)衡在內(nèi)的。雖然從商務上似乎總想說服用戶什么東西好，什么東西不好，其實從技術(shù)上講無所謂好和不好，有的只是區(qū)別及該區(qū)別所針對的問題而已。這就像有人總在爭論Linux和Window到底誰好一樣。或許從”技術(shù)”上講，Linux比Window好，但這其實并不公正，因為漂亮的GUI界面和友好的人際交互同樣應該是”技術(shù)”中應該考慮到的一部分。把所有的東西結(jié)合起來一看就知道沒有絕對的好。所以，不見得非要在用戶決定之前由系統(tǒng)設(shè)計的人員事先來為各種方案做個排隊，只需要了解用戶的需求，然后從大方向上決定一個方向再做具體設(shè)計就可以了。超級秘書網(wǎng)

首先，認同兩個說法：

第一，項目(或說工程)有三個主要方面：功能，時間，成本。

第二，系統(tǒng)分析的任務：將用戶的業(yè)務邏輯轉(zhuǎn)化為程序邏輯，計算時間和成本。

分析一下問題出在哪里：

（1)有人說系統(tǒng)分析員不真正了解客戶的需求，可這不可能(項目時間的限制)也不現(xiàn)實(不可能讓分析員到每個崗位都去操作一下)。

（2)有人說系統(tǒng)分析員的知識和經(jīng)驗不足，可現(xiàn)實卻是，分析員認為應該的而客戶覺得沒必要，而客戶覺得必須的，分析員又不可理解。

（3)有人說系統(tǒng)分析員的水平不夠，可問題絕大部分是出在細節(jié)而不是大方向上，掌握全部細節(jié)可能嗎？這就是一個長期困擾的問題：細節(jié)(而不是方向)往往成為成功與失敗的關(guān)鍵(注意，這里的成功是包含了時間和成本的)，而細節(jié)是不可能全部發(fā)現(xiàn)與分析清楚的。

如何在這種不完整的需求上構(gòu)造完整的系統(tǒng)呢？或是根本不可能呢？筆者認為這個過程中最不好的地方就是：把東西做死了，沒有切實地為用戶著想。很多的系統(tǒng)設(shè)計，可能考慮最多的就是實現(xiàn)上的快捷、方便，而不是系統(tǒng)的擴展及更新。要知道，用戶的需求是在不斷變化的，如果總是在設(shè)計前就“善意”地替用戶假設(shè)，是難以預料后事的結(jié)局的。所以筆者認為，在設(shè)計階段就因該把可能出現(xiàn)的問題都擺到桌面上討論，包括其特點、效果和后果，而不是自以為是地、好心地替用戶”假設(shè)”。

因此，對于此問題，筆者認為，客戶要求功能的增加時，寧愿分配一個或多個開發(fā)人員，另外開發(fā)單獨的小程序，就算由于功能的前后銜接而要求某些功能是重復開發(fā)，也要把該程序獨立出來，制定相關(guān)的觸發(fā)機制來獨立于整個系統(tǒng)之外運行，避免以上的情況出現(xiàn)。然后在整個系統(tǒng)開發(fā)的后期把這些小程序合并成一個程序，驗證以后一次把合并后的程序融合在整個信息系統(tǒng)之內(nèi)。其實很多國外的成功的信息系統(tǒng)開發(fā)都不會由于客戶不斷提出的新要求而隨便修改，添加系統(tǒng)功能。

參考文獻:

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