醫(yī)院檔案信息管理的思考

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一、醫(yī)院檔案信息管理的重要意義

1.醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)可以通過醫(yī)院檔案對各部門的工作進行定期檢查、計劃、監(jiān)督和評估，依據(jù)監(jiān)督結(jié)果和評估結(jié)果，對醫(yī)院的現(xiàn)代化管理作出重大決策。醫(yī)院檔案的積累、開發(fā)、保管和利用體現(xiàn)了醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量、經(jīng)濟效益、管理水平和各個部門的工作效率。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)醫(yī)院檔案對管理進行控制，作出動態(tài)調(diào)整。

2.為了保證醫(yī)療效果、提高服務(wù)水平和醫(yī)療水平，醫(yī)院有關(guān)科研人員必須不斷的進行科學(xué)研究。在科學(xué)研究的過程中，醫(yī)院檔案是科研人員進行科學(xué)研究的理論依據(jù)，在此基礎(chǔ)上才能不斷探尋新的診斷方法和治療方法。

二、醫(yī)院檔案信息管理的現(xiàn)狀

大部分醫(yī)院在進行醫(yī)院檔案信息管理時仍存在諸多問題，如果這些問題得不到及時有效的解決，會制約醫(yī)院全面信息化管理的發(fā)展。醫(yī)院檔案信息管理中出現(xiàn)的問題包括以下幾點：

1.大部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)沒有正確認識醫(yī)院檔案信息管理的重要性和必然性，對醫(yī)院檔案信息管理工作缺乏重視，把醫(yī)院的工作重心全部放在科學(xué)研究和醫(yī)療方面，信息管理意識較差，導(dǎo)致醫(yī)院檔案信息管理在醫(yī)院實現(xiàn)現(xiàn)代化管理中沒有發(fā)揮作用。

2.大多數(shù)醫(yī)院檔案室的管理人員綜合素質(zhì)較差，缺乏較強的信息管理能力，對醫(yī)院檔案信息管理認識較少。醫(yī)院有關(guān)部門也沒有對管理人員進行必要的考核和培訓(xùn)，管理人員的操作能力和管理知識得不到提高，無法適應(yīng)醫(yī)院全面現(xiàn)代化管理的發(fā)展。

3.很多醫(yī)院缺乏關(guān)于醫(yī)院檔案信息管理的相關(guān)制度，往往是通過各個部門和科室將音響檔案、治療檔案、診斷檔案、科研檔案和會計檔案等資料進行整理、收集，最后由檔案室管理人員對各類資料進行分類、歸檔保存，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理較分散、凌亂。

4.部分醫(yī)院關(guān)于醫(yī)院檔案的保真技術(shù)和保密技術(shù)較為落后，信息管理和計算機網(wǎng)絡(luò)之間不能有效結(jié)合，造成醫(yī)院檔案不能及時查找、更新和維護。

三、加強醫(yī)院檔案信息管理的措施

結(jié)合醫(yī)院檔案信息管理的重要意義和現(xiàn)狀，本文從提高對醫(yī)院檔案信息管理的認識、引進先進的管理設(shè)備和技術(shù)、加強檔案的數(shù)字化管理、提高檔案室管理人員的綜合素質(zhì)四個方面提出加強醫(yī)院檔案信息管理的措施。

（一）提高對醫(yī)院檔案信息管理的認識

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當加強對醫(yī)院檔案信息管理的正確認識，重視醫(yī)院檔案信息管理對醫(yī)院實現(xiàn)現(xiàn)代化管理、長期穩(wěn)定發(fā)展的重要意義。醫(yī)院有關(guān)部門還應(yīng)當加強對全體工作人員的宣傳、教育，使全體工作人員正確意識到醫(yī)院檔案信息管理的重要性，全體工作人員應(yīng)當配合檔案室實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息管理和醫(yī)院全面現(xiàn)代化管理。醫(yī)院應(yīng)當根據(jù)醫(yī)院檔案信息管理建立健全合理的、科學(xué)的醫(yī)院檔案信息管理體系和管理制度，定期檢查管理體系和管理制度的執(zhí)行情況，保證檔案管理工作完全按照管理體系和管理制度執(zhí)行。

（二）引進先進的管理設(shè)備和技術(shù)

醫(yī)院應(yīng)當提高對檔案信息管理的重視程度，結(jié)合自身企業(yè)的經(jīng)濟條件，適當?shù)脑黾訉︶t(yī)院檔案信息管理的資金投入。先進的管理設(shè)備和技術(shù)是醫(yī)院檔案信息管理工作的重要支撐，醫(yī)院應(yīng)當積極引進較為先進的管理設(shè)備和技術(shù)，淘汰落后的管理技術(shù)和設(shè)備，利用先進的管理設(shè)備和技術(shù)構(gòu)建服務(wù)平臺，實現(xiàn)醫(yī)院檔案分類、收集、編制和整理工作的有序性，保證各個部門、各個科室都能通過服務(wù)平臺準確、便捷、全面的查找醫(yī)院檔案，使醫(yī)院檔案實現(xiàn)自身的利用價值。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當重視檔案室與其他科室之間的相互聯(lián)系，使醫(yī)院檔案得到充分利用和開發(fā)，拓寬檔案室的服務(wù)范圍。醫(yī)院還應(yīng)當加強檔案管理工作的硬件設(shè)施建設(shè)和軟件設(shè)施建設(shè)，硬件設(shè)施包括管理工作中必須使用的管理系統(tǒng)、信息錄入系統(tǒng)和信息采集系統(tǒng)，如計算機、掃描儀、攝像機、復(fù)印機等，軟件設(shè)施包括輔助管理的管理文件和管理軟件，如錄入制度、采集制度、數(shù)據(jù)庫軟件、操作系統(tǒng)、安全軟件和查詢系統(tǒng)等，還應(yīng)當明確檔案室工作人員的工作職責。

（三）加強檔案的數(shù)字化管理

數(shù)字化是指利用電子文檔對醫(yī)院檔案資料進行保存，數(shù)字化管理是實現(xiàn)信息化管理的保障。傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案資料的保存形式以紙質(zhì)為主，保存時間較短，失真率高，查找困難。在醫(yī)院檔案信息管理中，醫(yī)院應(yīng)當保證醫(yī)院檔案以電子文檔保存，利用拍照、掃描等形式將以往的紙質(zhì)檔案進行轉(zhuǎn)換，便于醫(yī)院檔案的長期完整保存和查找利用。

（四）提高檔案室管理人員的綜合素質(zhì)

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當認識到檔案室管理人員職責的重要性，定期對檔案室管理人員進行考核和培訓(xùn)，增強檔案室管理人員的信息管理水平和管理意識。在信息管理考核和培訓(xùn)的同時，對檔案室管理人員開展基礎(chǔ)知識學(xué)習(xí)的活動，拓展檔案室管理人員的知識面，基礎(chǔ)知識不僅包括信息管理方面，還應(yīng)當包括網(wǎng)絡(luò)知識、計算機科學(xué)技術(shù)、管理設(shè)備和管理技術(shù)等方面。檔案室工作人員必須提高對本職工作的重視程度，意識到檔案信息管理工作對醫(yī)院實現(xiàn)信息化管理的重要作用。檔案室工作人員必須嚴格要求自己，努力提高管理能力和專業(yè)知識了解程度，能夠在計算機上對醫(yī)院檔案進行整理、檢索、收集和編制等。醫(yī)院還可以定期舉辦信息管理講座等，請檔案信息管理方面的專家和老師等對檔案室管理人員進行培訓(xùn)。有條件的醫(yī)院還可以與當?shù)仄渌t(yī)院聯(lián)合，選派檔案室管理人員去其他醫(yī)院進行參觀、進修和學(xué)習(xí)，在不斷學(xué)習(xí)的過程中才能認識到自己的不足，才能不斷的改進和提高。

四、結(jié)束語

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理主要依靠人工，檔案資料較多、較復(fù)雜，管理人員工作效率較低，不能及時的收集信息，信息的歸納和統(tǒng)計工作較繁瑣、耗費時間長，查找檔案困難，易出錯，大量的醫(yī)院檔案資料需要儲藏空間較大的檔案室來收藏，降低了醫(yī)院檔案管理的工作效率，嚴重制約醫(yī)院實現(xiàn)全面現(xiàn)代化管理。醫(yī)院檔案信息管理是指運用信息技術(shù)實現(xiàn)對醫(yī)院檔案的科學(xué)管理、系統(tǒng)管理和全面管理，對加快醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展具有重要作用。為了全面了解醫(yī)院檔案信息管理，筆者查閱了大量的資料和相關(guān)文獻，從醫(yī)院的日常工作、解決醫(yī)療事故、文化建設(shè)、重要決策和科學(xué)研究五個方面分析醫(yī)院檔案信息管理的重要意義，了解醫(yī)院檔案信息管理的現(xiàn)狀，從提高對醫(yī)院檔案信息管理的認識、引進先進的管理設(shè)備和技術(shù)、加強檔案的數(shù)字化管理、提高檔案室管理人員的綜合素質(zhì)四個方面總結(jié)出加強醫(yī)院檔案信息管理的措施，供廣大學(xué)者參考。關(guān)于醫(yī)院檔案管理的未來發(fā)展趨勢等方面的研究仍值得筆者后期深入研討。

作者：呂春艷單位：棗莊市皮膚病性病防治院