學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)探究

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摘要:學(xué)生檔案，真實(shí)地記錄和反映學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)情況的綜合性資料。目前，我們國家各大高校的信息化建設(shè)正在飛速發(fā)展。而在傳統(tǒng)的學(xué)生檔案管理工作當(dāng)中，存在低效、費(fèi)時(shí)、費(fèi)力等缺點(diǎn)且不利于學(xué)生檔案的查詢與檔案實(shí)時(shí)更新。低下的工作效率，并不符合日益高效的高校信息化建設(shè)。所以，高校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)是目前各所高校急待解決的問題。

關(guān)鍵詞:學(xué)生檔案;信息管理;系統(tǒng)研發(fā);應(yīng)用

學(xué)生檔案，是學(xué)生進(jìn)入學(xué)校之后建立起來的，真實(shí)地記錄和反映在校期間學(xué)生學(xué)習(xí)情況的重要資料。相比學(xué)生的成績單，學(xué)生檔案在用人單位眼中的作用更大、更重要。因?yàn)閷W(xué)生檔案作為唯一全程記錄學(xué)生在校期間綜合表現(xiàn)的正式統(tǒng)計(jì)資料，能夠詳細(xì)地反映出一名大學(xué)生在校期間的各項(xiàng)表現(xiàn)和綜合素質(zhì)，比成績單更有參考價(jià)值。正因如此，為學(xué)生建設(shè)完備的學(xué)生檔案并建立完善的學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，已經(jīng)成為廣大高校提升學(xué)生管理工作水平，提高學(xué)校綜合管理水平的一項(xiàng)重要工作。

一、學(xué)生檔案信息管理現(xiàn)狀分析

目前，高校中的各個(gè)系所、各個(gè)專業(yè)所在的辦公地點(diǎn)的數(shù)據(jù)交換形式欠發(fā)達(dá)，采用的方式大多是手動(dòng)形式，因此造成大量的人工耗費(fèi)，并且交換的速率很低，而且容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，其中最為嚴(yán)峻的問題是，人工管理會造成相當(dāng)數(shù)量的變動(dòng)因素，這樣會出現(xiàn)一定的風(fēng)險(xiǎn)。比方說，教務(wù)處要搜集教務(wù)相關(guān)資料，將各種信息表格分發(fā)到各個(gè)系所、各個(gè)專業(yè)的老師或系主任那里，最后要將這些數(shù)據(jù)匯總收集，交給學(xué)校，其中耗費(fèi)了大量的人力和時(shí)間。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)也容易出錯(cuò)，統(tǒng)計(jì)出來的數(shù)據(jù)難以實(shí)現(xiàn)再度共享，高校各個(gè)部門現(xiàn)存的數(shù)據(jù)系統(tǒng)具有相對的獨(dú)立性，以滿足自己部門的需要設(shè)立的。根據(jù)現(xiàn)存的狀況，高校各個(gè)行政部門的數(shù)據(jù)不能暢通無阻地充分共享，因此信息具有不對稱性，相關(guān)的管理就不能有效、暢通地進(jìn)行。傳統(tǒng)方式存在以下幾方面的問題:浪費(fèi)大量時(shí)間、財(cái)力和人力。在傳統(tǒng)檔案管理過程當(dāng)中存在諸多簡單重復(fù)的工作，這其中有檔案的流入及流出、檔案的采集、檔案的入庫等非常繁復(fù)的工作流程，而每年都有很多新入學(xué)的學(xué)生檔案及離去的畢業(yè)生檔案增加和遷出，這使得學(xué)生檔案工作繁復(fù)、同一時(shí)期工作量激增，如不具備足夠的人力極易出現(xiàn)問題。學(xué)生檔案查閱不方便。依據(jù)傳統(tǒng)的檔案查閱方式，查閱人員首先對所需檔案進(jìn)行檢索，找到紙制目錄，翻閱查看檔案的儲存卷柜，最后找到后拿出，再通過不斷的檢查核對無誤后方可確認(rèn)，在面對大量新同學(xué)與大量畢業(yè)生的時(shí)期會極易出現(xiàn)問題。檔案原件無法保證。學(xué)生檔案原件在入庫、查閱、核對、出庫等過程當(dāng)中往往會多次使用，因此在這個(gè)過程中會對檔案原件造成一定的損壞。遠(yuǎn)距離使用。學(xué)校學(xué)生在入、轉(zhuǎn)學(xué)、結(jié)、就業(yè)時(shí)往往都是需要使用檔案的，這種流動(dòng)性強(qiáng)、距離長等特點(diǎn)非常耽誤學(xué)生學(xué)習(xí)、就業(yè)。

二、學(xué)生檔案信息化管理的優(yōu)勢

1．可以直接減輕相關(guān)工作人員自身的勞動(dòng)量，進(jìn)一步加快工作人員在工作管理方面的效率。

2．可以在最短的時(shí)間內(nèi)尋找到檔案所在位置，極大縮短了工作時(shí)間。

3．可以在不需要拿動(dòng)學(xué)生檔案原件的基礎(chǔ)之上，進(jìn)行學(xué)生檔案的查閱，對學(xué)生原檔起到一定的保護(hù)作用。

4．可以不需要到校查閱自身的檔案，使用網(wǎng)絡(luò)即可查閱到個(gè)人檔案信息情況。

三、學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

(一)系統(tǒng)模塊設(shè)計(jì)

1．用戶管理。

在系統(tǒng)當(dāng)中會有多個(gè)權(quán)限的用戶，由上至下大致可分成系統(tǒng)管理員、學(xué)生檔案管理員、系統(tǒng)使用者。根據(jù)用戶輸入的口令進(jìn)行自身的身份認(rèn)定，系統(tǒng)通過后進(jìn)行自身權(quán)限范圍內(nèi)的操作，大致權(quán)限包括檔案的檢閱查詢、檔案的糾正修改、檔案的核對掃描。

2．系統(tǒng)維護(hù)。學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)的維護(hù)工作基本含有確保系統(tǒng)正常化工作，提升系統(tǒng)工作的效率，監(jiān)測監(jiān)控學(xué)生檔案信息安全。

3．日志管理。系統(tǒng)檔案日志主要是記錄用戶登入系統(tǒng)、系統(tǒng)操作、系統(tǒng)瀏覽、系統(tǒng)退出等詳細(xì)的行為記錄。通過對每一位系統(tǒng)登入人員的行為記錄，可以為今后可能發(fā)生的事故問題提供一個(gè)詳細(xì)的線索依據(jù)。

4．建立索引。將錄入系統(tǒng)中的文檔進(jìn)行屬性定義并劃分異同點(diǎn)，使錄入檔案信息與系統(tǒng)建立的索引建立合理的關(guān)系，以便在今后查閱時(shí)更好、更高效。

5．檔案管理。系統(tǒng)檔案管理工作主要是對學(xué)生檔案信息進(jìn)行錄入、學(xué)生檔案圖像上傳修整、學(xué)生檔案轉(zhuǎn)換等。

6．檔案查詢。對于學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)的檔案查詢，可通過個(gè)人信息的每一項(xiàng)進(jìn)行檔案資料，比如學(xué)生自身的學(xué)號、生日、姓名、班級等進(jìn)行查詢。系統(tǒng)也支持一定范圍內(nèi)的模糊性查詢。

7．系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。系統(tǒng)的學(xué)生檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表在用戶權(quán)限的基礎(chǔ)之上，在其權(quán)限范圍內(nèi)的一項(xiàng)對所需進(jìn)行的數(shù)據(jù)文檔打印輸出。

(二)系統(tǒng)存儲安全方面

系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存儲安全是系統(tǒng)非常看重的部分，其涉及全校歷屆學(xué)生的個(gè)人學(xué)歷檔案資料，因此在系統(tǒng)中處于極為重要的地位。這個(gè)存儲部分包括有DAS，NAS，SAN。對于關(guān)鍵的數(shù)據(jù)信息，系統(tǒng)采用高級加密技術(shù)，比如加密標(biāo)準(zhǔn)(DataEncryptionStandard，DES)、三重DES(Triple－DES)、高級加密標(biāo)準(zhǔn)(AdvancedEncryptionStandard，AES)中止所有不用的交換機(jī)和其他設(shè)備中的管理端口。校內(nèi)的學(xué)生檔案在進(jìn)入到系統(tǒng)之前，每一個(gè)學(xué)生的個(gè)人檔案都會建立完整的索引，以便今后可以方便地查閱到學(xué)生的檔案原件，如發(fā)現(xiàn)原件與信息庫中檔案出現(xiàn)問題時(shí)，也可以通過該索引找到差錯(cuò)出現(xiàn)在什么位置。而學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)將使用系統(tǒng)前臺規(guī)整、系統(tǒng)后臺錄入的方式進(jìn)行作業(yè)，由此可使檔案工作更加高效。

作者：黃冬英 單位： 蘇州大學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)學(xué)院 海門開放大學(xué)臨江新區(qū)社區(qū)教育中心