事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)探析

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摘要：信息化時代，將檔案管理信息化處理能夠提升工作效率，提升信息安全性，將混亂的信息有規(guī)則地整理在一起，目前已經(jīng)成為我國大多數(shù)事業(yè)單位檔案管理的核心發(fā)展目標。本文對事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)和發(fā)展進行探索，并提出具體相關(guān)措施。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

我國經(jīng)濟迅猛發(fā)展，各個領(lǐng)域都提升了發(fā)展速度，這樣就導致需要整理的檔案也越來越多。檔案對事業(yè)單位來說具有重大意義，事業(yè)單位工作內(nèi)容復雜，領(lǐng)導下達決策、各種文件，人才考核等都需要檔案來規(guī)范和整理，如果無法有效整合這些檔案，將會阻礙工作的開展。隨著信息化水平的提升，將信息技術(shù)和檔案管理相結(jié)合，是新時期事業(yè)單位檔案工作的重要內(nèi)容，能夠快速提升工作效率，解決實際問題。

一、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的意義

（一）大數(shù)據(jù)時代的要求。我們生活在信息化時代，以大數(shù)據(jù)為代表的新技術(shù)在很多領(lǐng)域都得到了運用，各種新型管理方式的出現(xiàn)，是對傳統(tǒng)管理手段的革新，同時也對檔案管理提出了新的發(fā)展要求。因此事業(yè)單位需要改變過去那種傳統(tǒng)的管理方式，用新理念和新技術(shù)進行革新，在檔案工作中，在保管、收集、利用和歸檔上改變工作思路，用新技術(shù)做支撐，更好地滿足社會發(fā)展的需求。

（二）能夠不斷滿足利用者的需求。在信息時代，人們迫切需求更加便捷先進的檔案管理方式，無論是社會群體，還是科研機構(gòu)、事業(yè)單位，非政府組織和各個民企私企，都對檔案信息和數(shù)字管理化有著強烈的愿望，因此應當考慮到社會的聲音，建設(shè)先進的檔案管理信息化平臺，最大限度發(fā)揮檔案資料的價值。

（三）加快傳統(tǒng)檔案管理升級轉(zhuǎn)型。我國信息化建設(shè)發(fā)展迅速，但事業(yè)單位檔案管理還處在傳統(tǒng)的階段，發(fā)展相對滯后。事業(yè)單位加快檔案信息化建設(shè)水平，能夠促使其快速轉(zhuǎn)型升級。同時信息化在為事業(yè)單位帶來機遇的同時，也帶來了不小的挑戰(zhàn)。信息化檔案管理是一種新型的理念，事業(yè)單位沒有這方面的管理經(jīng)驗，也缺乏新的技術(shù)支撐，因此事業(yè)單位應該轉(zhuǎn)變思想觀念，加快升級轉(zhuǎn)型，推動檔案工作信息化合和數(shù)字化的進程，提升行政效率。

二、事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢

（一）與傳統(tǒng)模式相比，效率更高查詢更方便。傳統(tǒng)檔案管理工作效率較低，出錯率較高。與傳統(tǒng)檔案管理相比，檔案信息化具有不可比擬的優(yōu)勢，傳統(tǒng)檔案管理分類復雜，查詢時需耗費大量時間，在歸檔、查詢紙張原件時也費時費力。在檔案信息化管理后，歸檔檔案時能夠編制檢索工具，摒棄了傳統(tǒng)檔案管理中那種繁瑣的查詢流程。在查閱時，只需根據(jù)分類號和關(guān)鍵詞進行查詢就能夠快速查閱到，能以較快的速度利用好檔案資料，減輕工作人員的工作量，讓資源共享更加便利，提升工作效率。

（二）儲存更安全。傳統(tǒng)檔案主要以紙質(zhì)檔案為主，易受到腐蝕，經(jīng)常查閱會損害檔案，還會面臨火災隱患。信息化檔案管理的儲存方式更加安全有保障，還可以節(jié)省大量空間，不用再為大量的檔案資源尋找空間，避免了環(huán)境因素帶來的不利影響。通過密匙的使用，用信息技術(shù)手段對檔案進行有效保存，能夠避免發(fā)生泄露的情況。

（三）共享資源更加方便。傳統(tǒng)檔案管理由于時間和空間的限制，很難實現(xiàn)資源共享，在共享時需要相關(guān)部門查詢調(diào)閱，非常不便。在檔案信息化管理以后，資源共享就變得方便得多，借助互聯(lián)網(wǎng)平臺能夠和其他單位實現(xiàn)互聯(lián)互通，共享信息資源，共同發(fā)展，同時還能夠了解其他單位部門的工作情況，與自身的情況進行對比，相互交流經(jīng)驗，共同進步，有效地提升了單位的信息化建設(shè)水平。

三、事業(yè)單位檔案信息管理存在的問題

（一）重視程度不夠。有的事業(yè)單位沒有意識到加快檔案信息化建設(shè)的重要性，不能用開放的思想觀念看待問題，導致信息化檔案管理建設(shè)緩慢，對單位的運營產(chǎn)生了不良影響；有的事業(yè)單位雖然重視，但是缺少系統(tǒng)的規(guī)劃，信息化建設(shè)只停留在日程上，只是喊喊口號，做一些面子和形式工作，沒有實際重視起來，各種信息資源的配置也非常匱乏。

（二）設(shè)備設(shè)施落后。事業(yè)單位應著手建立一個既能夠匹配檔案數(shù)量的設(shè)備，又能夠滿足各項功能和用戶需要的信息管理系統(tǒng)。但現(xiàn)階段，事業(yè)單位檔案部門的設(shè)備和設(shè)施不足以滿足信息化建設(shè)的要求，阻礙了發(fā)展。除上述外，有的事業(yè)單位還缺乏相關(guān)的資金來購買設(shè)備，程序化和官僚主義嚴重，不能及時落實相關(guān)措施，嚴重影響了事業(yè)單位的發(fā)展。

（三）缺乏相關(guān)人才。缺乏檔案管理人才是事業(yè)單位面臨的一大難題。很多事業(yè)單位檔案管理人員沒有經(jīng)過專業(yè)的考核，往往是其他崗位的人員兼任，這樣一來，就降低了效率。有的在編檔案員年齡較大，沒有經(jīng)過系統(tǒng)化的培訓，缺乏專業(yè)技能，無法適應現(xiàn)代檔案管理工作模式及流程。此外檔案管理人才還需具備專注力和適應力，有的單位的檔案人員疏于管理，工作松散，長期以往會給單位的發(fā)展帶來不利影響。

（四）檔案資料管理混亂。不少事業(yè)單位沒有擬定出一套詳細的檔案管理標準，導致檔案管理處于一種雜亂無章的狀態(tài)，很多后續(xù)工作無法正常開展。部分事業(yè)單位檔案管理工作在采集信息、分類整理等方面都有待加強，因此工作人員面臨的巨大挑戰(zhàn)就是運用先進的設(shè)備將繁亂無章的檔案管理工作變得規(guī)章有序。一旦標準無法做到統(tǒng)一，就不能發(fā)揮好檔案管理的深度價值，信息化檔案管理建設(shè)也無從談起。

四、加強事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)水平的具體措施

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念，加大重視程度在信息化條件下，對事業(yè)單位檔案管理的要求越來越高，因此領(lǐng)導層和事業(yè)單位管理人員應該意識到信息化建設(shè)的重要性，轉(zhuǎn)變思想觀念，加大重視程度。1.改善思想，提升認識能力，新形勢下，各個事業(yè)單位應當根據(jù)本單位實際情況創(chuàng)新新理念、引入新技術(shù)和新管理方式，為檔案信息化建設(shè)提供先決條件。2.單位領(lǐng)導應重視起來，加強領(lǐng)導能力，為單位檔案管理信息化建設(shè)設(shè)置中長期規(guī)劃和目標，周密部署、落實分解任務，提升工作效率。3.將檔案信息化建設(shè)納入單位年終考核和人才考核，并將所需要的資金納入財政預算，使得檔案信息化建設(shè)和單位管理真正融為一體，實現(xiàn)全覆蓋。4.運用數(shù)字化管理模式，提升檔案保管的質(zhì)量水平，科學有序地推進事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)進程。

（二）加大資金投入力度檔案信息化管理對設(shè)備的要求較高，除此之外，還需要先進的技術(shù)人才做支撐，這些都需要大量的資金，各級政府應該完善工作機制，將資金經(jīng)費的投入納入到制度化的建設(shè)中去，提供專項資金，長久、持續(xù)投入，保障后續(xù)工作有效開展。有關(guān)部門應當加大經(jīng)費投入，及時更新數(shù)字化設(shè)備，引入先進的軟件和設(shè)備，加強安全管理能力，逐漸探索電子檔案查詢管理、檢索和儲存為一體的新模式。

（三）加大人才的培養(yǎng)力度一是應該提升重視，為培養(yǎng)優(yōu)秀的信息化檔案管理人才營造良好的環(huán)境，注意培養(yǎng)綜合素質(zhì)高、業(yè)務能力強的復合型信息化人才，此外還應注意培養(yǎng)掌握現(xiàn)代化信息能力的高素養(yǎng)檔案人員；二是檔案人員應主動適應時代形勢，積極主動學習，掌握最先進的檔案管理知識，并注重與信息化知識結(jié)合，成為復合型人才；三是不斷對檔案人員進行培訓，樹立正確的人才觀，聘請知名專家來單位考察，做指導交流，開展相關(guān)的知識培訓等，讓檔案管理工作的收集、整理和歸檔等工作都能按照正確的流程來操作，努力構(gòu)造專業(yè)、綜合業(yè)務過硬的檔案人才隊伍；四是應對檔案人才開展考核體系，成立相關(guān)領(lǐng)導小組，定期考核檔案人員，做到獎罰分明，提升他們的積極性，使他們貢獻足夠的能力和智慧；五是應堅持合理的用人原則，應根據(jù)工作實際情況，配置好人才資源，最大限度提高工作能力，為檔案管理工作提供高效的人才支撐，不斷適應信息化建設(shè)的需求。

（四）構(gòu)建合理高效的統(tǒng)一檔案管理標準為了保障信息化管理體系有效展開，應當構(gòu)建科學高效的檔案管理制度，保障內(nèi)部信息資源實現(xiàn)互聯(lián)互通，能夠隨時隨地共享，并設(shè)置相關(guān)防御體系杜絕虛假信息的亂入。另外還應結(jié)合實際，制定出完善的檔案管理制度，并將其和日常運用相結(jié)合，作為考核檔案人員業(yè)務能力的標準。時刻保持共享信息資源的狀態(tài)，提升檔案資料的應用價值，使檔案信息化建設(shè)工作有效推進。在信息化高速發(fā)展的今天，檔案管理工作面臨著新的發(fā)展機遇與挑戰(zhàn)，事業(yè)單位的檔案管理工作越來越需要信息化建設(shè)，只有順應時代潮流，才不會被時代淘汰。在事業(yè)單位內(nèi)部，應當加強學習，引進信息化人才和設(shè)備，并著手建立一套適應檔案信息化建設(shè)與發(fā)展的制度，構(gòu)造一個良好的工作環(huán)境，使新時期的檔案管理工作取得更大突破。

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作者:陳玥 單位:哈爾濱市疾病預防控制中心