企業(yè)預(yù)算管理信息化系統(tǒng)建設(shè)探析

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摘要：在大中型企業(yè)管理中，全面預(yù)算管理發(fā)揮著越來越重要的作用，是企業(yè)管理的重要工具。但是，集團(tuán)企業(yè)如何在全面預(yù)算管理中構(gòu)建集成信息系統(tǒng)仍然存在一些問題。本文對集團(tuán)企業(yè)全面預(yù)算管理信息化建設(shè)要解決的問題進(jìn)行簡要分析，對建立信息系統(tǒng)的必要性做了論述，最終提出加強(qiáng)全面預(yù)算管理信息化系統(tǒng)建設(shè)的措施和建議以供參考。

關(guān)鍵詞：集團(tuán)企業(yè)；全面預(yù)算管理；信息化建設(shè)；大中型企業(yè)；優(yōu)化策略

近年來，我國的大型集團(tuán)企業(yè)已經(jīng)創(chuàng)建了一個(gè)全面預(yù)算管理的工作系統(tǒng)。預(yù)算在優(yōu)化資源配置、實(shí)施企業(yè)戰(zhàn)略、不斷改善運(yùn)營及改善企業(yè)管理等方面越來越關(guān)鍵，發(fā)揮著越來越重要的作用。同時(shí)，隨著信息技術(shù)在企業(yè)管理各個(gè)領(lǐng)域中的應(yīng)用不斷深入，也有可能將先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)與先進(jìn)的管理理論(如全面預(yù)算管理)相結(jié)合，并充分利用預(yù)算管理系統(tǒng)的主導(dǎo)作用進(jìn)行戰(zhàn)略規(guī)劃和全面引導(dǎo)，這也成為企業(yè)廣泛關(guān)注的問題。

1全面預(yù)算管理存在的問題

1.1全員參與預(yù)算管理的意識不強(qiáng)。通常來講，一個(gè)企業(yè)的預(yù)算編制大多由財(cái)務(wù)部門牽頭，但企業(yè)預(yù)算的執(zhí)行、調(diào)整、考核卻涉及各部門，甚至涉及企業(yè)所有員工的工作。尤其是一些集團(tuán)公司，預(yù)算涉及眾多的子、分公司，如果只有財(cái)務(wù)體系的人員參與和主導(dǎo)，全面預(yù)算管理的效果很難得到保證。目前，認(rèn)為預(yù)算編制只是財(cái)務(wù)部門的工作，其他部門積極參與水平低、熱情低的狀況仍普遍存在。預(yù)算的準(zhǔn)備和執(zhí)行不僅是財(cái)務(wù)部門的責(zé)任，而且是企業(yè)中每個(gè)人的責(zé)任。全面集成預(yù)算管理編制是指所有主體、所有員工和部門都要參與其中，所有員工的參與是全面預(yù)算管理的標(biāo)志，包括財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)人員，包括各級管理人員和普通員工，只有全體員工全部加入才能更好發(fā)揮全面預(yù)算的作用。

1.2預(yù)算數(shù)據(jù)共享平臺不夠完善。當(dāng)前，我國的一些公司還沒有一個(gè)完美的平臺來共享預(yù)算數(shù)據(jù)。在擴(kuò)大公司發(fā)展范圍的過程中，預(yù)算編制和匯總的工作量持續(xù)增加，因此對責(zé)任部門的人員增加了工作能力和水平的考驗(yàn)、要求。收集、查看和匯總某些數(shù)據(jù)會花費(fèi)企業(yè)員工的時(shí)間和精力，并且預(yù)算數(shù)據(jù)的版本也容易出錯(cuò)或混亂，從而嚴(yán)重影響實(shí)際效率。此外，在預(yù)算報(bào)告、批準(zhǔn)和公布的行政過程中，縱向和橫向溝通的效率都需要提高。組織經(jīng)常難以及時(shí)監(jiān)控和管理各個(gè)職能部門預(yù)算的完成情況，從而導(dǎo)致缺乏有效的分類和跟蹤數(shù)據(jù)，導(dǎo)致預(yù)算數(shù)據(jù)和信息延遲。

1.3預(yù)算執(zhí)行與控制缺乏有效監(jiān)控。當(dāng)前全面預(yù)算管理的主要問題是缺乏對預(yù)算執(zhí)行和管理的有效監(jiān)督。預(yù)算執(zhí)行的管理方式不清楚，沒有有效的監(jiān)督措施，沒有有效的預(yù)警機(jī)制，在這種情況下很難實(shí)現(xiàn)控制。預(yù)算的編制和執(zhí)行往往是“兩張皮”。如前所述，由于預(yù)算的編制往往由財(cái)務(wù)部門主導(dǎo)，而且預(yù)算數(shù)據(jù)缺乏統(tǒng)一的信息化平臺，全面預(yù)算執(zhí)行過程中，預(yù)算責(zé)任的主要部分通常找不到部門、業(yè)務(wù)和項(xiàng)目預(yù)算的執(zhí)行情況；由于信息延遲，業(yè)務(wù)部門上報(bào)的預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和其他信息不匹配，進(jìn)而導(dǎo)致決策錯(cuò)誤的情況時(shí)有發(fā)生。另外，預(yù)算分析的參與程度低，缺乏問題分析，改善計(jì)劃跟蹤反饋等通常僅限于比較財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，因此存在許多問題[1]。

2企業(yè)開展全面預(yù)算管理信息化建設(shè)的意義分析

2.1有利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)。通過建設(shè)、維護(hù)有關(guān)全面預(yù)算管理的信息化，可以幫助公司量化和固化戰(zhàn)略目標(biāo)，把戰(zhàn)略目標(biāo)數(shù)據(jù)化并層層分解。通過改善全面預(yù)算管理與戰(zhàn)略目標(biāo)之間的協(xié)調(diào)關(guān)系，在計(jì)劃的不同部分和分支中分解任務(wù)，并通過有效的監(jiān)察、反饋和預(yù)算調(diào)整，對公司特定運(yùn)營和管理狀態(tài)的透徹了解，及時(shí)研究出解決現(xiàn)有問題的有效解決方案及提高公司對風(fēng)險(xiǎn)和挑戰(zhàn)做出反應(yīng)的能力，從而有利于公司自身的戰(zhàn)略目標(biāo)實(shí)施、進(jìn)行動態(tài)調(diào)整，以最大限度地發(fā)揮預(yù)算管理在進(jìn)一步制定戰(zhàn)略業(yè)務(wù)目標(biāo)中的作用[2]。

2.2有利于提升全面預(yù)算管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化程度。全面預(yù)算管理信息化系統(tǒng)的建立提升了預(yù)算管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化程度。傳統(tǒng)上由于沒有統(tǒng)一的預(yù)算控制標(biāo)準(zhǔn)，會導(dǎo)致預(yù)算過程中的不一致，不可避免地導(dǎo)致許多矛盾和沖突，最終會降低預(yù)算管理的工作效率和效果。企業(yè)各分支機(jī)構(gòu)的預(yù)算通過信息系統(tǒng)集成到統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)平臺，并且可以共享數(shù)據(jù)信息。通過預(yù)算管理信息系統(tǒng)的綜合平臺，對預(yù)算編制、執(zhí)行、考核流程具有統(tǒng)一的規(guī)范和要求，闡明預(yù)算類別，概述類別限制，對照整個(gè)預(yù)算系統(tǒng)對其進(jìn)行衡量，最終達(dá)成預(yù)算相關(guān)方一致認(rèn)可的結(jié)果，標(biāo)準(zhǔn)化程度和規(guī)范化程度是顯而易見的。

2.3有利于提升全面預(yù)算編制的效率和質(zhì)量。對于集團(tuán)公司而言，由于體系龐雜，分支機(jī)構(gòu)眾多，在預(yù)算編制過程中可能出現(xiàn)諸如校對表工作量大、收集數(shù)據(jù)時(shí)間長及與離線注冊表混淆的問題。通過系統(tǒng)定義表內(nèi)公式、表間公式和校驗(yàn)公式，更新數(shù)據(jù)版本和使用資源，創(chuàng)建全面的預(yù)算管理信息有助于提高預(yù)算管理的質(zhì)量和效率，優(yōu)化預(yù)算管理的流程并解決問題或收集重要信息，規(guī)避人為錯(cuò)誤。用得好它還可以促進(jìn)公司部門和部門之間的信息交流和溝通，使預(yù)算信息傳輸、審批和反饋線上化，同時(shí)使用功能強(qiáng)大的信息系統(tǒng)互相連接，可以提高公司預(yù)算的編制效率和編制質(zhì)量[3]。

3企業(yè)全面預(yù)算管理信息化建設(shè)的優(yōu)化策略分析

3.1健全全面預(yù)算管理組織架構(gòu)。全面預(yù)算管理信息化的發(fā)展是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，必須通過特殊的組織結(jié)構(gòu)來實(shí)施。因此，公司必須為預(yù)算管理建立一個(gè)全面的組織架構(gòu)，然后才能為其應(yīng)用奠定基礎(chǔ)。首先，要建立一個(gè)全面預(yù)算管理委員會，主要由董事會授權(quán)來維護(hù)公司的全面預(yù)算管理系統(tǒng)、審查預(yù)算編制原則、批準(zhǔn)全面預(yù)算草案等，并做出適當(dāng)?shù)念A(yù)算決定、處理問題和沖突、進(jìn)行詳細(xì)分析并提供解決方案等。其次，要建立一個(gè)預(yù)算管理辦公室，預(yù)算管理辦公室是公司的執(zhí)行機(jī)構(gòu)，它主要根據(jù)預(yù)算管理委員會的相關(guān)決定執(zhí)行日常行政任務(wù)，如預(yù)算編制和執(zhí)行報(bào)告。最后，必須明確定義每個(gè)部門的全面預(yù)算管理職能，即所有部門必須積極參與全面預(yù)算管理，與預(yù)算管理辦公室積極協(xié)作并采取行動。一般的全面預(yù)算管理要求對所有員工進(jìn)行培訓(xùn)、創(chuàng)建全面的預(yù)算管理概念，并改善企業(yè)文化氛圍，以開發(fā)有關(guān)全面預(yù)算管理的理念。

3.2選擇合適的全面預(yù)算管理軟件實(shí)現(xiàn)預(yù)算在線編報(bào)共享。對于集團(tuán)公司而言，信息化技術(shù)在全面預(yù)算管理中實(shí)現(xiàn)預(yù)算在線編報(bào)共享起著非常重要的作用。只有借助于預(yù)算管理軟件進(jìn)行預(yù)算數(shù)據(jù)的信息化集成，才能保證預(yù)算數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和統(tǒng)一。全面預(yù)算管理軟件的選擇首先要考慮集團(tuán)公司的經(jīng)營特點(diǎn)和實(shí)際需求。預(yù)算軟件不僅要滿足集團(tuán)總部的全面預(yù)算管理要求，而且還必須滿足集團(tuán)分支機(jī)構(gòu)的全面預(yù)算管理要求，因此要建立一套完整的預(yù)算管理系統(tǒng)，以優(yōu)化企業(yè)資源分配，促進(jìn)集團(tuán)全面預(yù)算管理。其次，在選擇全面預(yù)算管理軟件時(shí)，必須跟上平臺開發(fā)的步伐以統(tǒng)一信息，實(shí)現(xiàn)全面的資源整合。最后，在選擇預(yù)算管理軟件時(shí)，還應(yīng)具有相應(yīng)的功能，包括建模和管理功能、報(bào)表的自動生成、擴(kuò)展功能等。通過預(yù)算管理軟件實(shí)施在線編報(bào)預(yù)算，可以大量減少預(yù)算編制的重復(fù)工作，通過數(shù)據(jù)共享提高工作效率。這得益于統(tǒng)一的業(yè)務(wù)模型、統(tǒng)一的關(guān)鍵指標(biāo)、統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式、統(tǒng)一的報(bào)告要求及統(tǒng)一的預(yù)算會計(jì)系統(tǒng)。整個(gè)業(yè)務(wù)邏輯是基于業(yè)務(wù)流程，業(yè)務(wù)全面預(yù)算是在平臺上構(gòu)建的，每個(gè)預(yù)算責(zé)任主體的預(yù)算創(chuàng)建者都可以查詢系統(tǒng)中過去幾年的實(shí)際數(shù)據(jù)，并將其用作創(chuàng)建編制多維業(yè)務(wù)預(yù)算的參考。

3.3選擇預(yù)算管理控制模式。全面的預(yù)算管理信息化通常具有嚴(yán)格的控制、靈活的管理和松嚴(yán)轉(zhuǎn)換的管理辦法。公司可以根據(jù)自己的管理特點(diǎn)選擇不同的管理方式，實(shí)現(xiàn)靈活、快速地調(diào)整管理規(guī)則，使預(yù)算管理更好地滿足公司治理的要求。例如，使用預(yù)算和在線報(bào)銷系統(tǒng)集成的特點(diǎn)有設(shè)置報(bào)銷金額、人工成本、貸款和其他報(bào)銷模塊，并讓員工在線填寫報(bào)銷文件，進(jìn)行審批流程，通過金額的預(yù)警、提醒和其他預(yù)算配額功能，規(guī)范成本環(huán)節(jié)管理，完成預(yù)算支出綜合預(yù)警控制。通過全面預(yù)算管理系統(tǒng)和其他子系統(tǒng)的糅合，可以滿足預(yù)算管理的實(shí)時(shí)管理要求。在進(jìn)行記錄之前，將使預(yù)算管理系統(tǒng)中相關(guān)數(shù)據(jù)同步到系統(tǒng)，保證預(yù)算管理的實(shí)時(shí)監(jiān)控。無論如何，靈活的剛性預(yù)算管理或靈活的柔性預(yù)算管理都可以達(dá)到控制目的。在進(jìn)行業(yè)務(wù)交易之后，系統(tǒng)可以使用項(xiàng)目核實(shí)定義相關(guān)關(guān)系，自動檢查數(shù)量是否超出預(yù)算，并完成對業(yè)務(wù)結(jié)束后的控制管理。

3.4健全預(yù)算執(zhí)行環(huán)節(jié)的控制功能。為了加強(qiáng)對預(yù)算執(zhí)行之間聯(lián)系的控制，在全面預(yù)算管理實(shí)施過程中必須嚴(yán)格遵循以下原則。第一，不得隨意改變原則。預(yù)算編制委員會審核預(yù)算編制后，各部門在實(shí)施時(shí)必須嚴(yán)格遵循特定的預(yù)算編制要求。如果有特殊問題，必須及時(shí)報(bào)告，并且預(yù)算不能隨意更改，嚴(yán)格遵循變更批準(zhǔn)流程。第二，及時(shí)性原則。預(yù)算編制的執(zhí)行應(yīng)基于月度、季度和年度經(jīng)常性地進(jìn)行全面預(yù)算考量，以確保預(yù)算目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)，尚未達(dá)到該月預(yù)算目標(biāo)的負(fù)責(zé)部門后期將進(jìn)行改進(jìn)，以達(dá)成整個(gè)組織預(yù)算目標(biāo)，這也是預(yù)算評估考核的主要根據(jù)。

4結(jié)語

全面預(yù)算管理作為公司管理業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和改善業(yè)務(wù)績效的重要工具，有助于提高公司的效率和管理能力，是公司實(shí)現(xiàn)自身戰(zhàn)略目標(biāo)的重要保證。隨著我國改革開放的不斷深入和社會主義市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)在發(fā)展中也發(fā)生了巨大變化，導(dǎo)致一些管理模式也隨之發(fā)生了變化，在擴(kuò)大生產(chǎn)和經(jīng)營規(guī)模過程中，使傳統(tǒng)預(yù)算編制效率低下的問題更加明顯，從而逐步發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行和管理中存在的問題。因此，為現(xiàn)代公司充分有效地使用現(xiàn)代信息技術(shù)和方法，全面加強(qiáng)預(yù)算管理對長期發(fā)展具有十分積極的現(xiàn)實(shí)意義。

參考文獻(xiàn)

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作者:張?jiān)葡?單位:河北匯金機(jī)電股份有限公司